TỪ ĐIỂN NĂNG LỰC: NỀN TẢNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ VÀ BỀN VỮNG

Một tổ chức không thiếu những bản mô tả công việc hay tiêu chí đánh giá nhân sự. Nhưng tại sao vẫn xảy ra tình trạng tuyển sai người, đào tạo lan man, đánh giá thiếu khách quan? Một trong những nguyên nhân gốc rễ chính là doanh nghiệp đang thiếu đi một từ điển năng lực rõ ràng, nhất quán và có thể áp dụng đồng bộ trên toàn bộ vòng đời nhân sự.

Đó là lý do từ điển năng lực ngày càng trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị nhân sự hiện đại. Vậy từ điển năng lực thực chất là gì? Bài viết này của Link Power sẽ giúp bạn trả lời trọn vẹn những câu hỏi đó.

1. Từ điển năng lực là gì?

1.1 Khái niệm về từ điển năng lực

Từ điển năng lực (Competency Dictionary) là một công cụ hoặc cấu trúc dữ liệu bao gồm tất cả hoặc hầu hết các năng lực cần thiết trong tổ chức. Đây là một hệ thống các loại năng lực được chuẩn hóa, áp dụng cho các công việc chung của toàn tổ chức và các công việc chuyên môn, chức năng cụ thể.

Từ điển năng lực nằm trong khung năng lực. Khung năng lực được áp dụng khác nhau cho các vị trí công việc khác nhau, bao gồm năng lực được phân loại như năng lực cốt lõi, các năng lực theo chức năng, vai trò chuyên môn, hành vi,.. 

Trên thế giới, từ điển năng lực được ứng dụng vào lĩnh vực quản trị nhân sự từ cuối của thế kỷ XX. Tại Việt Nam, nhiều công ty, doanh nghiệp đã áp dụng công cụ này vào thực tiễn quản trị, xây dựng nên một hệ thống từ điển năng lực áp dụng riêng cho doanh nghiệp.

1.2 Cấu trúc của từ điển năng lực

Một từ điển năng lực cơ bản thường bao gồm 4 yếu tố:

• Tên năng lực: Mô tả tên của năng lực trong khoảng 3 đến 5 từ.
• Định nghĩa năng lực: Giải thích rõ ràng năng lực được đề cập là gì trong một câu ngắn gọn.
• Các cấp độ năng lực: Thông thường gồm 5 cấp độ tăng dần từ cơ bản đến xuất sắc.
• Chỉ số hành vi theo từng cấp độ: Các hành vi cụ thể giúp nhận biết năng lực ở từng cấp độ.

Nhờ cấu trúc này, doanh nghiệp dễ dàng chuyển hóa các năng lực tưởng chừng “trừu tượng” thành tiêu chí cụ thể đo lường và phát triển được.

2. Phân loại từ điển năng lực

Trong một bộ từ điển năng lực, các năng lực thường được chia thành 3 nhóm chính, mỗi nhóm phản ánh một khía cạnh khác nhau trong hành vi và hiệu suất làm việc của cá nhân. Việc phân loại rõ ràng giúp tổ chức dễ dàng gán năng lực phù hợp với từng vị trí chức danh, từ đó định hình rõ yêu cầu tuyển dụng, tiêu chí đánh giá, kế hoạch đào tạo và phát triển nghề nghiệp.

2.1 Kết cấu theo năng lực từng vị trí 

2.1.1 Năng lực chung (Core Competency)

Năng lực chung hay năng lực cốt lõi là nhóm năng lực nền tảng, thể hiện các hành vi, phẩm chất, và thái độ làm việc mà tất cả nhân viên bất kể phòng ban hay cấp bậc, đều cần có để hòa nhập và thành công trong môi trường và văn hóa của tổ chức. 

Những năng lực này thường liên quan đến khả năng thích ứng, tinh thần trách, làm việc nhóm, v.v…Đây sẽ là những năng lực có thể gắn kết văn hóa nội bộ và đảm bảo mọi cá nhân cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.

2.1.2 Năng lực chuyên môn (Functional Competencies)

Là các kiến thức, kỹ năng chuyên sâu gắn liền với một vị trí cụ thể hoặc một chuyên môn nhất định. Những năng lực này có thể khác biệt rõ rệt giữa các bộ phận, như năng lực của một Chuyên viên kinh doanh bán hàng sẽ khác với một Nhân viên kế toán tổng hợp. 

Hoặc thậm chí trong cùng một phòng ban nhưng khác vai trò khác nhau thì năng lực cũng khác nhau. Cụ thể, trong phòng ban nhân sự của tổ chức, chuyên viên C&B sẽ cần có khả năng kiểm soát ngân sách lương thưởng. Trong khi đó, Chuyên viên tuyển dụng yêu cầu kỹ năng phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

2.1.3 Năng lực lãnh đạo (Leadership Competencies)

Là những năng lực cần có ở cấp quản lý, từ quản lý cấp trung như nhóm trưởng, tổ trưởng đến quản lý cấp cao thuộc cấp điều hành. Nhóm này tập trung vào khả năng ảnh hưởng, ra quyết định, hoạch định chiến lược, xây dựng đội ngũ và quản trị thay đổi.

2.2 Kết cấu theo mô hình ASK

Một cách phân loại mô hình phổ biến khác đó là mô hình ASK. Kết cấu theo mô hình ASK được xây dựng dựa theo 3 nhóm năng lực chính:

• Knowledge (Kiến thức): Kiến thức chuyên môn, trình độ kỹ thuật cho mỗi chức năng công việc vụ thể.
• Skill (Kỹ năng): Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, làm việc độc lập, phân tích và xử lý tình huống, tư duy chiến lược, ra quyết định, đào tạo, các kỹ năng quản trị,...
• Attitude (Thái độ): Kỹ năng tư duy sáng tạo, kiên trì, tập trung, cẩn thận, hướng đến quả, thích nghi, nhạy bén,...

Nhờ mô hình này, từ điển năng lực ASK giúp doanh nghiệp nhìn nhận năng lực một cách toàn diện.

3. Tại sao doanh nghiệp nên xây dựng từ điển năng lực?

Từ điển năng lực như một thước đo năng lực cho từng cá nhân trong doanh nghiệp. Khi có một bộ từ điển năng lực được chuẩn hóa, doanh nghiệp nhận được các lợi ích sau:

3.1. Lợi ích đối với doanh nghiệp

3.1.1. Đồng bộ các hoạt động quản trị nhân sự

Một trong những lợi ích khi tổ chức có từ điển năng lực đó chính là giúp đồng bộ hóa các hoạt động nhân sự. Từ việc tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá đều dựa trên một bộ tiêu chí rõ ràng và minh bạch. 

Từ điển năng lực đóng vai trò như một khung tham chiếu cho tổ chức để xác định mức độ phù hợp của một cá nhân so với vị trí của họ. Trong tuyển dụng, nhờ vào việc xây dựng mô tả công việc dựa trên từ điển năng lực. Doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian, tiết kiệm nguồn lực trong quá trình đánh giá và sàng lọc ứng viên, đảm bảo tìm ra nhân sự phù hợp.

Với hoạt động đào tạo, từ điển năng lực giúp bộ phận L&D định hướng chương trình đào tạo một cách phù hợp. Chương trình đào tạo sẽ bám sát vào những kỹ năng hay kiến thức trong chỉ số hành vi mà nhân sự còn thiếu thay vì chạy theo xu hướng thị trường. 

3.1.2. Tích hợp vào văn hóa và chiến lược

Từ điển năng lực không chỉ là công cụ quản trị nhân sự, mà còn là cầu nối giữa văn hóa và chiến lược tổ chức. Ở nhiều doanh nghiệp, giá trị văn hóa thường được tuyên bố dưới dạng khẩu hiệu như “Chính trực”, “Hợp tác”, “Chủ động”, nhưng nhân viên thường không hiểu cụ thể những giá trị này được thể hiện như thế nào trong hành vi công việc hằng ngày.

Từ điển năng lực sẽ cụ thể hóa các giá trị đó thành hành vi có thể quan sát, đo lường và phát triển.

3.1.3. Giảm rủi ro trong đánh giá

Một trong những thách thức lớn nhất trong đánh giá nhân sự là sự chủ quan và thiên vị. Khi không có tiêu chí rõ ràng, đánh giá thường bị chi phối bởi ấn tượng cá nhân, cảm tính của quản lý, hoặc quan điểm so sánh giữa các vị trí không tương đồng.

Từ điển năng lực giúp giảm thiểu những rủi ro trên, tạo tính công bằng cho mọi chức danh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết kế chính sách khen thưởng, tăng lương hoặc phát triển dựa trên dữ liệu rõ ràng, hạn chế tranh cãi và nâng cao tính công bằng nội bộ.

3.2. Lợi ích đối với nhân viên

Từ điển năng lực có thể xem như một tấm bản đồ định hướng cho nhân sự. Nhân sự sẽ hiểu rõ các tiêu chí đánh giá, đối chiếu với thế mạnh và điểm yếu của bản thân. Từ đó có thể chủ động xây dựng kế hoạch học tập và cải thiện năng lực đúng hướng.

Đồng khi nhận thấy được lộ trình phát triển nghề nghiệp và những kỹ vọng cụ thể từ tổ chức. Nhân viên sẽ có thêm có thêm động lực và tăng tình cảm gắn bó. Với từ điển năng lực, nhân sự cảm thấy được trao quyền phát triển, thúc đẩy tiềm năng của bản thân, đóng góp vào hành trình phát triển của tổ chức.

Từ những lợi ích trên, có thể thấy từ điển năng lực là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị nhân sự, đặc biệt là hệ thống tổng đãi ngộ (Total Rewards) của doanh nghiệp. Một hệ thống tổng đại ngộ thành công bao gồm việc nhà quản trị xây dựng từ điển năng lực phù hợp với lộ trình phát triển của nhân viên, từ đó giúp thu hút và giữ chân nhân tài, nâng cao chất lượng nhân sự của doanh nghiệp.

4. Cách xây dựng từ điển năng lực

Sau khi hiểu từ điển năng lực là gì, bước tiếp theo và quan trọng nhất là biết cách xây dựng một bộ từ điển năng lực chuẩn hóa, phù hợp với nhu cầu phát triển tổ chức. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp doanh nghiệp hoặc phòng nhân sự triển khai thành công:

• Bước 1: Xác định mục tiêu xây dựng từ điển năng lực
• Bước 2: Lựa chọn mô hình khung năng lực phù hợp (ASK, KSA, KSAO...)
• Bước 3: Thu thập và phân tích dữ liệu năng lực thực tế
• Bước 4: Chuẩn hóa từng mục năng lực
• Bước 5: Triển khai thử nghiệm và hiệu chỉnh
• Bước 6: Đồng bộ với hệ thống nhân sự và phát triển tổ chức

Từ điển năng lực không còn là khái niệm dành riêng cho các tập đoàn lớn. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, bất kỳ tổ chức nào cũng nên có bộ từ điển năng lực để chuẩn hóa hành vi, phát triển đội ngũ và xây dựng văn hóa học tập bền vững. Đầu tư xây dựng từ điển năng lực nhân sự chính là bước đi chiến lược để tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Tạm kết

Tóm lại, việc xây dựng một từ điển năng lực chuẩn hóa, đặc biệt là theo mô hình từ điển năng lực ASK hoặc chuyên môn, sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ đúng hướng, đúng người, đúng năng lực. Nếu bạn đang băn khoăn bắt đầu từ đâu, hãy tìm hiểu các khóa học chuyên sâu hoặc liên hệ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Link Power để được hỗ trợ từ A–Z.

Khóa học Total Rewards Advanced của Link Power được thiết kế giúp người làm nhân sự xây dựng được bộ từ điển năng lực chuẩn xác, phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.