Một trong những yếu tố then chốt để doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển và duy trì được sự cạnh tranh của mình với các đối thủ cạnh tranh trên thương trường. Đó chính là phương pháp quản lý hiệu suất. Đây được coi là công cụ được các doanh nghiệp tin chọn. Nó giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá kết quả công việc của các tập thể, phòng ban, nhóm. Từ việc thiết lập mục tiêu cho đến theo dõi quá trình để đạt được các mục tiêu đó của tổ chức. Đặc biệt đối với các thành viên thuộc tổ chức thì có thể phát triển một cách toàn diện. Nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức đề ra trong thời đại 4.0 như hiện nay.
Vậy làm thế nào để có thể quản lý hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả? Có lẽ đây sẽ là vấn đề nhức nhối của không ít doanh nghiệp. Quá trình quản lý này đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh sớm. Qua đó, đạt được mục tiêu và phát triển một cách bền vững trong một thời gian dài. Hãy cùng Link Power tìm hiểu xem quản lý hiệu suất hay quản trị hiệu suất là gì? Cách để triển khai một quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả bởi các giá trị mà nó đem lại qua bài viết dưới đây.
1. Quản lý hiệu suất là gì?
Quản lý hiệu suất hay quản trị hiệu suất (Performance Management) là quá trình liên tục theo dõi và đánh giá nhằm cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên theo các mục tiêu đã đề ra. Quản lý hiệu suất hay quản trị thành tích không chỉ giúp cho mỗi cá nhân có thể tối ưu hóa công việc của mình góp phần vào sự phát triển bền vững và thành công chung của tổ chức. Từ đó nâng cao được năng suất và đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.
Để có được một quy trình quản lý hiệu suất hay quản trị thành tích hiệu quả, doanh nghiệp cần có được một quy trình phù hợp với văn hóa và mục tiêu của mình. Dựa trên quy trình này, doanh nghiệp triển khai xuống cho các bộ phận, phòng ban và nhân viên thực hiện một cách liên tục, nhất quán, mang tính tập thể trên tinh thần tất cả mọi người cùng tham gia.
2. Quy Trình Quản Lý Hiệu Suất Hiệu Quả
2.1 Xác định mục tiêu quản lý hiệu suất
Đầu tiên, trong quá trình quản trị hiệu suất là doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu đề ra. Với một mục tiêu rõ ràng, đo lường được các chỉ số đề ra đóng vai trò rất quan trọng. Mục tiêu này được thiết lập ra dựa trên hiểu biết và được cam kết chung bởi các bên tham gia giữa tổ chức là người thiết lập và các phòng ban, đội nhóm, cá nhân là người tham gia.
Với mục tiêu được đề ra trong việc quản trị hiệu suất, mỗi nhân viên có thể nhanh chóng thúc đẩy sự phát triển của bản thân, từ đó đóng góp vào sự phát triển, cải tiến chung cho tổ chức. Việc xác định này nên được tổ chức theo mô hình SMART sau:
- Specific: Tính cụ thể
- Measurable: Đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Relevant: Phù hợp
- Time - Bound: Có thời hạn
Ngoài ra, tổ chức cần lưu ý những điều sau:
- Sự chủ động: Nhà quản lý và nhân viên cần chủ động trong việc đặt ra các mục tiêu. Cùng nhau tham gia thảo luận chung để cùng hướng tới một mục tiêu chung. Nếu nhân viên cần hỗ trợ thì người quản lý lúc nào cũng phải trên tinh thần sẵn sàng.
- Tính kỷ luật: Việc thiết lập này, cần phải có những quy chuẩn riêng. Và ràng buộc nhất định nhằm thúc cũng như tạo động lực cho người tham gia thực hiện.
- Tập trung vào kết quả: Tập trung và hướng hoàn toàn vào kết quả đầu ra chứ không nên chú trọng vào các hoạt động.
2.2 Lập kế hoạch quản lý hiệu suất
Giai đoạn lập kế hoạch quản trị thành tích cần doanh nghiệp lên một cách bài bản. Rõ ràng, tỉ mỉ và chi tiết theo từng bước "step by step". Dựa trên mục tiêu đã đề ra, đảm bảo được có sự tham gia và đóng góp của tất cả các thành viên tham gia. Cho tới nội dung và các bước thực hiện hay đơn giản là việc thu thập dữ liệu.
Một số lưu ý khi lập, xây dựng kế hoạch quản trị hiệu suất đó là:
- Tính linh hoạt: Kế hoạch quản trị thành tích cần được sửa chữa, thay đổi kịp thời nếu cần thiết. Hơn hết là sao cho phù hợp với tình hình thực tế hay nhu cầu hiện tại.
- Tính liên kết: Giữa nhân viên và nhà quản lý cần thường xuyên trao đổi. Thảo luận xem xét về mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện trong quá trình quản trị thành tích. Đảm bảo được nhu cầu, mong muốn và phù hợp với kế hoạch đôi bên.
2.3 Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất
Ở bước này, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu suất một cách rõ ràng và dựa trên sự công bằng. Bao gồm xác định được các chỉ số hiệu suất quan trọng và các tiêu chí đánh giá khách quan.
Đặc biệt, cần có sự chấp thuận từ nhà quản lý và nhân viên. Đồng thời liên kết chặt chẽ được với các chiến lược, mục tiêu đề ra của tổ chức theo tiêu chí sau:
- Liên quan đến mục tiêu: Tiêu chí xây dựng, đánh giá hiệu suất cần được thống nhất, liên quan trực tiếp đến mục tiêu chung. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều đang đi đúng hướng, đúng với mục tiêu đề ra.
- Tính khách quan nhưng công bằng: Đảm bảo được rằng tất cả các nhân viên đều được đánh giá một cách chính xác nhất.
- Tính rõ ràng: Nhân viên sẽ dễ dàng hiểu nhanh hơn. Đặc biệt, với hệ thống này họ có thể dễ dàng áp dụng ngay vào thực tế.
Ở mỗi loại hình kinh doanh khác nhau, có nhiều cách để có thể đánh giá hiệu suất này. Phương pháp "thang điểm" cũng là một trong nhưng phương pháp phổ biến nhất. Với phương pháp này, tổ chức sẽ dễ dàng hệ thống ra các tiêu chí và mức độ đánh giá khác nhau nhằm đánh giá hiệu suất nhân viên. Song song đó là sự cải tiến, tối ưu và sửa đổi liên tục theo thời gian.
>> Xem thêm: Những lý do khiến doanh nghiệp triển khai KPIs thất bại
2.4 Theo dõi tiến độ và cải thiện hiệu suất liên tục
Tiếp nối tiến trình, tổ chức cần thường xuyên theo dõi, quản lý và phản hồi các chỉ số. Cải thiện chúng một cách liên tục, chặt chẽ và đều đặn. Doanh nghiệp nên thiết lập ra các cơ chế dùng để checking. Theo dõi sát với tiến độ của các mục tiêu và đánh giá hiệu suất giữa quản lý và nhân viên.
Đồng thời cần giải quyết các vấn đề phát sinh để mọi thứ trở nên tiến triển hơn. Theo đó, trong quá trình quản trị hiệu suất cần cung cấp phản hồi liên tục là rất quan trọng. Giúp nhân viên dễ dàng nhận ra điểm mạnh và điểm yếu của bản thân để cải thiện kịp thời. Dưới đây là một vài lưu ý trong việc phản hồi dành cho nhân viên:
- Tính thường xuyên: Nhà quản lý cần theo dõi, cập nhật hiệu suất của nhân viên một cách thường xuyên. Mục đích là để phát hiện và đưa ra các giải pháp một cách kịp thời.
- Sự tin tưởng: Quản lý và nhân viên cần có sự tin tưởng lẫn nhau để cảm thấy được tôn trọng. Từ đó phát huy được hết phẩm chất, thoải mái khi trao đổi về tiến độ của nhau.
- Sự tham gia của nhân viên: Nhân viên nhanh chóng hiểu được tính chất công việc của bản thân. Sau đó tự điều chỉnh một cách phù hợp khi cần thiết sao cho hiệu suất của bản thân ngày một cải thiện.
- Cụ thể hóa vấn đề: Nhà quản lý cần tinh ý, chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Đặc biệt là hiểu được công việc của nhân viên để có thể trợ giúp ngay khi họ cần tới.
2.5 Đánh giá cuối cùng và công nhận kết quả
Sau cùng, ở mỗi giai đoạn quản lý hiệu suất cần có các buổi đánh giá định kỳ. Các buổi đánh giá này không những tập trung vào kết quả đạt được mà còn liên quan đến quá trình. Quá trình này là là việc để đạt được các mục tiêu đề ra. Chính vì thế, nên diễn ra một cách thường xuyên và đều đặn. Thay vì phải chờ đợi đến kỳ hay đến tháng hoặc quý mới đánh giá. Khuyến khích từ cá nhân đến quản lý thường xuyên phản hồi, đóng góp. Để mọi người có thể đạt được hiệu suất một cách tối đa, đạt được mục tiêu chung đề ra của tổ chức trong quá trình quản trị thành tích nhân viên.
Trong bước cuối này, nhà quản lý cần phải tách bật ra khỏi các vấn đề về lương, thưởng. Tác động đến văn hóa đổ lỗi mà vô tình làm phân cấp giữa các bộ phận. Từ đó tinh thần của tập thể ngày một đi xuống. Thay vì thế hãy có được một chương trình khen thưởng một cách công bằng và chuẩn bị kỹ càng để tạo động lực cho toàn nhân viên.
3. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Hiệu Suất
Theo lý thuyết cốt lõi, việc quản lý hiệu suất là rất quan trọng và cần thiết với tổ chức. Đóng một vai trò rất lớn trong việc phát triển mục tiêu cho doanh nghiệp. Về cá nhân lẫn tổ chức đều có thể cải thiện năng suất làm việc của chính mình. Song song đó tìm ra các nguyên nhân làm sa sút, ảnh hưởng đến các kết quả một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Với doanh nghiệp, tổ chức: Ở vai trò là một nhà lãnh đạo, việc đo lường, biết được các chỉ số sẽ giúp cho họ dễ dàng xem xét sự đóng góp của nhân viên dành cho tổ chức. Đây là "những con số biết nói" thể hiện với các ý nghĩa khác nhau. Từ đó, nhà lãnh đạo dễ dàng nhận ra giá trị thực của từng thành viên. Mà dễ dàng đưa ra các quyết định, sự thay đổi có chính kiến và dễ dàng hơn.
- Với các thành viên: Bản thân nhân viên dễ dàng nhìn thấy được điểm mạnh điểm yếu. Phát huy các điểm mạnh và khắc phục nhanh chóng điểm yếu, hạn chế mà bản thân đang gặp phải. Góp phần nhanh chóng đạt được mục tiêu, OKR chung của tổ chức đề ra.
Việc quản lý hiệu suất là việc cần phải được triển khai thường xuyên và đều đặn để đảm bảo được mục tiêu đề ra. Việc theo sát tiến trình, quản trị thành tích là hoạt động không thể thiếu và cần thực hiện đúng. Tuy nhiên, cần tế nhị thực hiện, giám sát âm thầm phía sau. Và không nên có sự đóng góp ý kiến từ những thành viên được đánh giá và cần sự chủ quan từ người thực hiện tiến trình này.
Như đã nói ở trên, quản lý hiệu suất không chỉ là một cuộc đánh giá riêng lẻ mà còn liên quan đến cả quá trình làm việc. Cần xây dựng thực hiện ra một quy trình trình chu, rõ ràng, đầy đủ và hoàn thiện.
4. Các Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Quản Lý Hiệu Suất
Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng công cụ đánh giá hiệu suất này như một hình thức đi kèm. Song song với việc tăng lương hằng năm trong quá trình quản trị thành tích. Tiến trình này được xem là rất cần thiết và quan trọng. Tuy nhiên khá nhạy cảm, gây ảnh hưởng đến các mối quan hệ tương tác giữa các thành viên. Đôi khi nó còn không phản ánh đúng với thực tế, tình hình hiện tại vì mang tính chủ quan.
Nhà quản lý muốn nhân viên của mình cảm thấy hạnh phúc, có động lực trong các dự án. Thì bản thân họ cần biết cách huấn luyện, cố vấn cho các thành viên trong nhóm và hơn hết là xây dựng được một nền văn hóa doanh nghiệp. Tập trung vào việc trau dồi và phát triển tài năng thì bạn cần đó chính là quản lý hiệu suất.
Các yếu tố này bao gồm:
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Cách đặt mục tiêu phù hợp với định hướng công ty.
- Đánh giá và đo lường hiệu suất: Các chỉ số KPI và công cụ đo lường phổ biến.
- Phản hồi và phản hồi xây dựng: Làm sao để phản hồi giúp cải thiện hiệu suất.
- Phát triển và đào tạo nhân viên: Các chương trình phát triển kỹ năng nhằm nâng cao hiệu suất.
Tạm Kết
Thông qua việc triển khai các chiến lược quản trị hiệu suất hay quản trị thành tích hiệu quả trên. Quý An/Chị đã góp phần trong việc duy trì sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của chính mình. Đồng thời, ở phương diện bản thân ngày một hoàn thiện các kỹ năng trong công việc. Đem đến sự hiệu quả áp dụng không chỉ trong công việc mà còn ngoài đời sống hằng ngày.
Với kinh nghiệm 30 năm trong nghề của mình, Link Power tự tin rằng Performance Management - "Hệ thống quản lý thành tích" sẽ là khóa học phù hợp để quý anh chị có thể vững vàng hơn trong việc làm chủ được phương pháp này. Góp phần vào sự nghiệp phát triển chung của tổ chức ngày một đi lên. Mỗi cá nhân có thể phát triển và hơn hết là gia tăng lợi thế cạnh của chính doanh nghiệp mình trên thương trường.
Quản trị hiệu suất hay quản trị thành tích là hoạt động bắt buộc phải có tại các doanh nghiệp. Mmang lại nhiều lợi ích trong việc hướng đến tăng trưởng chung, phát triển bền vững. Để quy trình quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước cần làm để việc quản lý mang lại hiệu quả nhất.