QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC HOÀN CHỈNH CHO TỔ CHỨC

1. Tìm hiểu về quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xác định nhu cầu nhân lực và nguồn nhân lực để sử dụng tối ưu và phát triển nguồn lao động sao cho phù hợp với chiến lược của công ty hoặc tổ chức.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực có thể được thực hiện ở cả cấp công ty, ngành hoặc quốc gia. Nó tìm cách xác định nhu cầu nhân lực trong tương lai, bao gồm cả các hoạt động quản lý nhân sự khác như tuyển dụng, đào tạo và đề bạt.

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các thông số như số lượng nhân sự, các loại kỹ năng khác nhau, khoảng thời gian, xu hướng cung và cầu, chiến lược tổ chức… Đây là một quá trình liên tục và không bao giờ kết thúc để đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn các nguồn lực tối ưu khi được yêu cầu có tính đến các dự án sắp tới trong tương lai và cũng là sự thay thế của các nhân viên sắp mãn nhiệm. Nó còn gọi là Hoạch định nguồn nhân lực.

2. Sự cần thiết của quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Các doanh nghiệp lớn thường làm việc về dự báo và các cơ hội sắp tới trong quá trình triển khai. Nếu những cơ hội này chuyển thành công việc kinh doanh thực tế, họ sẽ cần nhân lực để bắt đầu thực hiện chúng.

Nhưng vấn đề nan giải là điều gì sẽ xảy ra nếu họ thuê một số lượng lớn người làm việc cho một dự án gần như chắc chắn nhưng vào thời điểm cuối cùng dự án lại không bắt đầu đúng thời hạn. Doanh nghiệp sẽ làm gì với nguồn nhân lực có kỹ năng bổ sung.

Một vấn đề nan giải khác là nếu họ tiếp tục chờ đợi cho đến giây phút cuối cùng cho một dự án và khi dự án bắt đầu, họ có thể không có đủ nhân lực để làm việc và giao hàng. Những câu hỏi này được giải quyết bằng quá trình hoạch định nhân lực.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các chi tiết như cách thức và thời điểm thu hút nhân viên mới. Toàn bộ quá trình này sẽ bao gồm mục tiêu và tổ chức, các dự án trong tương lai cho hoạt động kinh doanh và các xu hướng công nghệ đang thay đổi. Điều này giúp tổ chức được chuẩn bị cho tương lai với nguồn nhân lực chính xác theo ý của họ vì sự thịnh vượng của doanh nghiệp.

3. Phương pháp xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Bước 1: Phân tích hiện trạng nhân sự

Doanh nghiệp cần có bức tranh rõ ràng về lực lượng lao động đang sở hữu trước khi nghĩ đến tương lai. Việc phân tích không chỉ dừng ở số lượng nhân sự, mà còn bao gồm cơ cấu tổ chức, năng lực, hiệu suất và mức độ sẵn sàng của đội ngũ.

Ở bước này, doanh nghiệp thường rà soát các yếu tố như tổng số nhân viên theo từng phòng ban, tỷ lệ nghỉ việc, độ tuổi lao động và phân bổ chức danh. Song song đó là đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng quản lý và khả năng đáp ứng yêu cầu công việc. Mục tiêu là hiểu rõ đội ngũ hiện tại đang mạnh ở đâu và yếu ở đâu.

Phân tích hiện trạng nhân sự giúp doanh nghiệp tránh việc hoạch định dựa trên cảm tính. Khi dữ liệu được thu thập đầy đủ và chính xác, nhà quản lý có cơ sở để nhìn nhận đúng thực tế. Đây là nền móng quan trọng cho toàn bộ quy trình hoạch định nguồn nhân lực ở các bước tiếp theo.

Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai

Sau khi hiểu rõ hiện trạng, doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai. Bước này gắn chặt với chiến lược kinh doanh, kế hoạch mở rộng, thay đổi mô hình vận hành hoặc chuyển đổi công nghệ. Nhu cầu nhân sự không phải là con số cố định mà phụ thuộc vào định hướng phát triển của tổ chức.

Doanh nghiệp thường xây dựng các giả định dựa trên kế hoạch tăng trưởng, mở thêm thị trường, ra mắt sản phẩm mới hoặc tối ưu quy trình. Từ đó, xác định số lượng nhân sự cần bổ sung, nhóm vị trí trọng yếu và các năng lực mới cần có. Việc dự báo cần được thực hiện theo từng giai đoạn để phù hợp với nhịp phát triển thực tế.

Dự báo nhu cầu nhân sự giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu người khi công việc tăng nhanh hoặc tuyển ồ ạt khi chưa thực sự cần thiết. Đây là bước quan trọng giúp quy trình hoạch định nguồn nhân lực mang tính chủ động và có tầm nhìn dài hạn.

Bước 3: Xác định khoảng trống nhân lực

Khi đã có bức tranh hiện trạng và nhu cầu tương lai, doanh nghiệp tiến hành xác định khoảng trống nhân lực. Khoảng trống này có thể xuất hiện ở số lượng nhân sự, chất lượng năng lực hoặc sự phù hợp về thời điểm. Đây là bước giúp doanh nghiệp nhận diện rõ những vấn đề cần giải quyết.

Khoảng trống nhân lực có thể đến từ việc thiếu người cho các vị trí mới, đội ngũ hiện tại chưa đủ năng lực để đáp ứng yêu cầu chiến lược hoặc nguy cơ gián đoạn do nhân sự nghỉ việc, nghỉ hưu. Việc xác định khoảng trống giúp doanh nghiệp không bị động khi những rủi ro này xảy ra.

Trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực, bước này đóng vai trò như cầu nối giữa phân tích và hành động. Khi khoảng trống được xác định rõ ràng, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào đúng vấn đề thay vì triển khai các giải pháp dàn trải.

Bước 4: Xây dựng giải pháp và kế hoạch hành động

Sau khi xác định được khoảng trống nhân lực, doanh nghiệp bước sang giai đoạn xây dựng giải pháp và kế hoạch hành động. Các giải pháp được thiết kế dựa trên nguyên nhân gốc rễ của khoảng trống đã được nhận diện ở bước trước. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách tiếp cận khác nhau tùy theo nguồn lực và chiến lược.

Giải pháp có thể bao gồm tuyển dụng mới, đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ hiện tại, phát triển nhân sự kế cận hoặc tái bố trí nhân sự giữa các phòng ban. Một số doanh nghiệp lựa chọn kết hợp nhiều giải pháp để đạt hiệu quả tối ưu trong từng giai đoạn.

Kế hoạch hành động cần xác định rõ mục tiêu, thời gian thực hiện và nguồn lực cần thiết. Điều này giúp các bộ phận liên quan phối hợp hiệu quả và đảm bảo quy trình hoạch định nguồn nhân lực được triển khai đồng bộ trong toàn tổ chức.

Bước 5: Triển khai và rà soát định kỳ

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực không dừng lại ở việc lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đã xây dựng và theo dõi quá trình thực hiện một cách liên tục. Việc triển khai cần gắn với các chỉ số theo dõi để đánh giá mức độ phù hợp so với kế hoạch ban đầu.

Rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp cập nhật lại dữ liệu nhân sự, điều chỉnh dự báo và thay đổi giải pháp khi cần thiết. Thị trường và nội bộ tổ chức luôn biến động, vì vậy kế hoạch nhân sự cũng cần linh hoạt để thích ứng. Đây là yếu tố giúp quy trình quy định nguồn nhân lực duy trì tính hiệu quả lâu dài.

Kết luận

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là nền tảng giúp doanh nghiệp quản trị đội ngũ một cách chủ động và có định hướng. Khi từng bước được triển khai rõ ràng, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng thiếu người khi cần tăng tốc hoặc dư thừa nhân sự khi thị trường biến động. Việc hoạch định bài bản giúp tổ chức duy trì sự ổn định trong vận hành và chuẩn bị tốt hơn cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.

“Chuyên đề 4: Hoạch định nguồn nhân lực” là một phần nội dung trong khóa học Total Rewards Advanced của Link Power. Chương trình được dẫn dắt bởi Mr. Phan Văn Dũng - chuyên gia với 25+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự. Từng giữ chức Giám đốc Nhân sự tại Tập đoàn Nutifood, công tác tại các doanh nghiệp như Vinasoy, DHL, DKSH,...

Khóa học tập trung vào kỹ năng phân tích, đánh giá nguồn lực theo chiến lược. Xây dựng ngân sách theo các kịch bản kinh doanh, kỹ năng kiểm soát vận hành kế hoạch nguồn lực. Học viên đồng thời được thực hành bài tập thực tiễn dưới sự hướng dẫn của chuyên gia để áp dụng ngay vào công việc.