Nếu không biết cách phân tích số liệu, các công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động quản lý kinh doanh. Điều này đặc biệt đúng đối với ngành Logistics, bởi sẽ rất khó để quản lý quy trình và đánh giá hiệu quả của chuỗi cung ứng nếu không có các chỉ số đo lường hợp lý.
I. Vai trò của KPI trong ngành Logistics
KPI là viết tắt của Key Performance Indicators có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.
Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI ở level cao sẽ tập trung vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc, tiến trình đơn lẻ.
KPI là một phép đo hiệu suất được các nhà quản lý Logistics sử dụng để theo dõi, trực quan hóa và tối ưu hóa tất cả các quy trình hậu cần một cách hiệu quả. Các phép đo này đề cập đến các khía cạnh vận chuyển, kho hàng và chuỗi cung ứng.
Các KPI khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào từng giai đoạn của quy trình Logistics; tuy nhiên, mục tiêu của chúng đều như nhau:
- Nâng cao chất lượng của quy trình bằng cách loại bỏ những sơ suất.
- Giảm chi phí và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực để tăng lợi nhuận của công ty.
- Nâng cao năng suất của nhân viên tham gia vào các quá trình.
- Cung cấp dữ liệu theo thời gian thực về toàn bộ quá trình để doanh nghiệp phát hiện trước các vấn đề, từ đó kịp thời đưa ra quyết định khắc phục đúng đắn.
II. 9 KPIs quan trọng trong ngành vận tải
1. Thời gian vận chuyển (Shipping Time)
Định nghĩa: Đây là KPI Logistics đầu tiên giúp bạn đo lường hiệu suất chuỗi cung ứng của mình. Chỉ số này sẽ cung cấp thông tin về tỷ lệ đơn hàng được giao đúng số thời gian mục tiêu, không bị trì hoãn hoặc sai lệch về thời gian.
Vai trò: Phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình thực hiện đơn hàng của bạn. Nếu khoảng thời gian giữa thời điểm khách đặt hàng và thời điểm đơn hàng được giao là quá lâu, quá trình chuẩn bị cần được khắc phục và sửa chữa.
Cách đo lường: Sau khi xác định điểm chuẩn về thời gian trung bình bạn cần giao một loại đơn đặt hàng nhất định, hãy đặt thời gian giao hàng mục tiêu cần đạt được cho từng sản phẩm, sau đó so sánh thời gian thực với mục tiêu đó để ra tỷ lệ vận chuyển đúng giờ.
Tỷ lệ Vận chuyển đúng giờ (On-Time Shipping) = Tỷ lệ đơn đặt hàng đã được giao đúng ngày hẹn (hoặc sớm hơn) ÷ Tổng số đơn đặt hàng
2. Mức độ đặt hàng chính xác (Order Accuracy)
Định nghĩa: Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate) là một thước đo hậu cần rất quan trọng khác khi nhắc đến hiệu quả chuỗi cung ứng. Nó đo lường số lượng đơn đặt hàng được vận chuyển và giao thành công mà không có bất kỳ sự cố nào trên đường đi: Thời gian vận chuyển và thời gian giao hàng đều được đảm bảo; đơn hàng không sai sót và hàng hóa không bị hư hỏng.
Vai trò: Không chỉ theo dõi tần suất của các sự cố từ khi đặt hàng đến giao hàng, tỷ lệ này cho thấy hiệu quả của chuỗi cung ứng và dịch vụ giao hàng. Nói một cách đơn giản, mục tiêu của việc đo lường này là cải thiện quá trình phân phối của bạn bằng cách tìm và loại bỏ các khiếm khuyết theo mức độ tăng dần, cho đến khi con số đó giảm về không. Với việc đo lường đơn hàng hoàn hảo, các nhà quản lý sẽ có thể xác định bất kỳ nguyên nhân thất bại nào trong mọi trường hợp.
Cách đo lường:
Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate) = Đơn hàng hoàn hảo ÷ Tổng số đơn hàng đã giao
Chỉ số hoạt động: Tỷ lệ càng cao, càng tốt cho doanh nghiệp. Việc trả lại hàng hóa không chính xác hoặc bị hư hỏng sẽ tốn rất nhiều chi phí. Càng nhiều đơn hàng chính xác, doanh nghiệp càng tiết kiệm chi phí và tăng mức độ hài lòng của cơ sở khách hàng.
3. Thời gian giao hàng (Delivery Time)
Định nghĩa: Chỉ số này được đo lường bằng cách tính số ngày (hoặc giờ) kể từ khi một lô hàng rời khỏi cơ sở của bạn cho đến địa điểm của khách hàng. Thời gian vận chuyển có thể dao động đáng kể, phụ thuộc vào phương tiện và hệ thống vận chuyển, cho một khoảng cách nhất định.
Vai trò: Theo dõi thời gian để đơn hàng được chuẩn bị một cách chính xác. Bằng cách theo dõi thời gian vận chuyển, bạn có thể tối ưu hóa năng suất và tìm ra những yếu tố gây ảnh hưởng tiêu cực đến tài xế và nhà vận chuyển, từ đó giảm thiểu chúng.
Chỉ số hoạt động: Đây là một ví dụ điển hình về KPI cần được thu hẹp và chính xác hoá. Sau khi đo điểm chuẩn và có ý tưởng về thời gian giao hàng trung bình từ kho của bạn đến bất kỳ đâu, mục tiêu sẽ là giảm thời gian đó khi có thể – chẳng hạn như cung cấp các dịch vụ giao hàng đặc biệt, nhưng quan trọng hơn là phải chính xác hóa nó. Ví dụ: thay vì nói rằng một đơn hàng sẽ đến sau 1-5 ngày làm việc, bạn có thể thay thời gian bằng 4-5 ngày làm việc. Điều này cũng có thể áp dụng cho số giờ giao hàng. Bằng cách này, bạn có thể tăng tỷ lệ chốt đơn hàng chính xác hơn và giảm tỷ lệ hoàn hàng.
4. Chi phí vận chuyển (Transportation Costs)
Định nghĩa: Chi phí Vận chuyển trung bình tính toán tổng thể các chi phí liên quan đến việc xử lý một đơn đặt hàng từ đầu đến cuối. Nó sẽ chia nhỏ tất cả các chi phí liên quan đến KPI hậu cần này theo các danh mục riêng biệt: xử lý đơn hàng, hành chính, vận chuyển hàng tồn kho, lưu kho và cuối cùng là chi phí vận chuyển thực tế. Sau khi tính toán tất cả những điều này, bạn có thể đánh giá tỷ lệ phần trăm mà mỗi giai đoạn của quy trình thể hiện và xem liệu điều đó có vượt quá hoặc nằm trong định mức hay không. Bạn cũng có thể tính toán chi phí vận chuyển tương đối cho một sản phẩm và xem chi phí là bao nhiêu so với doanh thu mà nó mang lại.
Vai trò: Theo dõi tất cả các chi phí từ khi đặt hàng đến giao hàng
Chỉ số hoạt động: Mục tiêu là giảm chi phí vận chuyển trong khi duy trì chất lượng giao hàng cao.
5. Chi phí lưu kho (Warehousing Costs)
Định nghĩa: Lưu kho là việc quản lý không gian và thời gian. Chi phí lưu kho đề cập đến số tiền được phân bổ cho hàng hóa được chuyển vào hoặc ra ngoài kho. Những chi phí này bao gồm chi phí thiết bị và năng lượng như đặt hàng, lưu trữ và xếp hàng hóa, cũng như chi phí mang tính nhân lực hơn như nhân công, vận chuyển hoặc giao hàng.
Vai trò: Giám sát các chi phí liên quan đến việc quản lý kho hàng của bạn. Đo lường chi phí lưu kho sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tổng thể của bạn và tăng thêm nhiều giá trị, điều mà ban quản lý cấp cao hoặc các nhà đầu tư sẽ đánh giá cao.
Chỉ số hoạt động: Nhà kho là khu vực kinh doanh chính của bạn, điều quan trọng là phải đo lường và xem xét chi phí một cách thường xuyên, để cải thiện hoạt động à đánh giá sự cải thiện đó.
6. Số lượng đơn vận chuyển (Number of Shipments)
Định nghĩa: Vận chuyển không chỉ là gửi hàng hóa và gói hàng trên xe tải hoặc tàu thuyền. Các lô hàng là nơi trưng bày kho hàng của bạn; chất lượng của chúng và độ chính xác của chúng cũng sẽ chứng minh cho chất lượng dịch vụ của bạn. Tương tự như KPI Vận chuyển đúng giờ, bạn có thể đo lường số lượng đơn hàng được vận chuyển ra khỏi kho của mình.
Vai trò: Phân tích xu hướng theo thời gian sẽ cung cấp các insights về giờ cao điểm hoặc mùa cao điểm (chẳng hạn như thời gian Giáng sinh), đồng thời cho phép bạn dự đoán và phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho phù hợp.
Chỉ số hoạt động: Chia nhỏ con số này thành nhiều danh mục (quốc gia, khu vực, loại sản phẩm) sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn mà bạn có thể sử dụng để tối ưu hóa các chỉ số hậu cần khác, chẳng hạn như các chỉ số liên quan đến giao hàng.
7. Độ chính xác của kho hàng (Inventory Accuracy)
Định nghĩa: Độ chính xác của hàng tồn kho là một trong những thước đo Logistics quan trọng. Nếu tất cả hàng hóa của bạn trong cơ sở dữ liệu không khớp với hàng tồn kho thực tế, doanh nghiệp sẽ thiệt hại đáng kể. Nếu chất lượng thực tế của sản phẩm quá khác với quảng cáo, khách hàng sẽ không hài lòng và nhìn chung, làm tăng chi phí tổng thể.
Vai trò: Tránh các vấn đề do hàng tồn kho không chính xác. Việc kiểm kê thường xuyên để kiểm tra sự khác biệt hiện trong kho hàng cũng đảm bảo rằng các phương pháp ghi sổ doanh nghiệp của bạn đáng tin cậy. Ngoài ra, tỷ lệ này cũng sẽ giúp bạn phát hiện các vấn đề liên quan đến nhận hàng, vận chuyển hoặc kế toán.
Cách đo lường:
Độ chính xác của kho hàng = Số lượng hàng tồn kho trong cơ sở dữ liệu ÷ Số lượng hàng tồn kho trên thực tế
Chỉ số hoạt động: Ở mức độ thực tế hơn, việc chênh lệch giữa dữ liệu và nhà kho là điều bình thường, nhưng tốt nhất là hãy duy trì tỷ lệ chính xác của kho hàng trên 92% – càng nhiều càng tốt.
8. Doanh thu hàng tồn kho (Inventory Turnover)
Định nghĩa: KPI hậu cần này đo lường số lần hàng tồn kho của bạn được bán hết trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một chỉ số tuyệt vời về việc lập kế hoạch, quy trình sản xuất hiệu quả, cũng như quản lý tiếp thị và bán hàng.
Nói chung, tỷ lệ doanh thu của bạn càng cao thì càng tốt. Doanh thu thấp có thể dẫn đến những khó khăn trong việc chuyển cổ phiếu của bạn thành lợi nhuận và điều đó có thể đến từ bất kỳ giai đoạn nào trong quy trình chuỗi cung ứng của bạn. Ý tưởng là đánh giá tỷ lệ trung bình trong ngành của bạn và cố gắng đạt và vượt mục tiêu đó.
Vai trò: Theo dõi số lần toàn bộ hàng tồn kho của bạn được bán
Cách đo lường: (trong một khoảng thời gian nhất định như 1 tuần, 1 tháng,..)
Doanh thu hàng tồn kho = Doanh số ÷ Hàng tồn kho trung bình (trong thời điểm X)
Trong đó, Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho lúc bắt đầu thời điểm X + Hàng tồn kho lúc kết thúc thời điểm X) ÷ 2
Chỉ số hoạt động: Sau khi xác định tỷ lệ này, hãy so sánh nó với tỷ lệ trung bình của ngành và vượt qua nó.
9. Tỷ lệ phần trăm bán hàng (Inventory to Sales Ratio)
Định nghĩa: Chỉ số này đo lường tỷ lệ giữa hàng tồn kho có sẵn để bán so với số lượng thực tế được bán. Đây là một chỉ số hiệu suất tuyệt vời, cho bạn biết liệu công ty của bạn có thể đối mặt với những tình huống bất ngờ hay không.
Vai trò: Cho biết về sự ổn định tài chính của doanh nghiệp, cũng như hướng bạn muốn thực hiện – bán hàng tồn kho của bạn nhanh nhất có thể hay không.
Cách đo lường:
Tỷ lệ phần trăm bán hàng = Hàng tồn kho trung bình ÷ Số lượng hàng thực tế
Chỉ số hoạt động: Giống như mô tả ở trên, nó thực sự phụ thuộc vào doanh nghiệp và tỷ lệ mục tiêu của doanh nghiệp. Thông thường, ta sẽ cố gắng giữ nó không quá cao để tránh tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho thấp.