Những năm trở lại đây, các doanh nghiệp đều đang áp dụng việc đặt ra mục tiêu đề xuất giúp cho nhân viên có thể dựa vào đó để cố gắng và hoàn thiện được công một cách tốt hơn. Mục tiêu đó được gọi là KPI. Đây là chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc và có cơ chế lương thưởng rõ ràng cũng như đưa ra các giải pháp phát triển công ty.
Giải nghĩa KPI là gì?
KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator, nó có nghĩa là chỉ số hiệu suất công việc. Chỉ số này được dùng để đánh giá mức độ đạt công việc theo mục tiêu đề ra trước đó. Nó bao gồm các tỉ lệ, số liệu và chỉ tiêu định lượng.
Trong một tổ chức, mỗi một bộ phận sẽ có một chỉ số KPI khác nhau, đánh giá được một cách khách quan nhất về hiệu quả làm việc.
KPI có thể được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau để xem mức độ hoàn thiện. KPI càng cao thì càng đòi hỏi sự tập trung chủ yếu để đạt được hiệu suất tổng thể.
Ý nghĩa của KPI
Việc đề ra KPI chính là một cách thức để một tập thể, các cá nhân xác định được mục tiêu cần đạt để tạo được động lực cho nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình. Tuy nhiên, việc xây dựng chỉ số này cần phải có sự phù hợp với các hoạt động thực tế cũng như năng lực của nhân viên.
Các chỉ số KPI sẽ có ý nghĩa giúp xác định được:
Năng lực của nhân viên
Mức khen thưởng nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc sao cho năng suất hơn
Tạo cơ sở để có cách thức xác định được các nội dung đào tạo.
Điều hướng nhân viên hành xử theo lối văn hóa của doanh nghiệp.
Nhìn chung, chỉ số KPI có độ chính xác rất cao, đo lường được một cách chi tiết. Khi áp dụng đúng cách thì đây sẽ là chỉ số giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên tốt hơn cũng như nắm được hiệu quả của mỗi nhóm bộ phận và cá nhân.
Phân biệt các loại KPI
Hiện nay, dựa trên mục tiêu và mục đích của công ty mà được chia ra nhiều loại KPI khác nhau. Mỗi một loại sở hữu vai trò và chức năng riêng, ứng dụng vào đúng thời điểm và đúng đối tượng. Từ đó, nó mang đến hiệu quả hoạt động một cách tốt nhất. Hiện thường được chia thành 5 loại KPI chính:
KPI kinh doanh
Đây là chỉ số KPI hỗ trợ đo lường kết quả của các mục tiêu kinh doanh mang tính dài hạn. Nó được theo dõi từng chỉ số kinh doanh của công ty. Khi có được chỉ số sẽ đưa ra được những phương án mới trong việc điều hướng các quy trình kinh doanh và xác định những lĩnh vực nào đăng tăng trưởng hoặc bị giảm.
KPI tài chính
Đây là chỉ số được giám sát bởi cấp lãnh đạo của bộ phận tài chính. Qua chỉ số này thấy được công ty có đang hoạt động tốt hay không về cả phương diện lợi nhuận và doanh thu.
KPI tiếp thị
Chỉ số KPI này giúp cho đội ngũ tiếp thị có thể theo dõi được khả năng thành công ở trên kênh tiếp thị. Đồng thời, từ đó thấy được đội ngũ tiếp thị của doanh nghiệp đó có đang hoạt động tốt hay không trong quá trình tìm kiếm khách hàng mới.
KPI Bán hàng
Đây là giá trị dùng để đo lường dành cho đội ngũ bán hàng. Nó giúp theo dõi khả năng đạt mục đích và mục tiêu từ số liệu bán hàng. Đồng thời, cũng giúp theo dõi kết quả và mức tăng trưởng doanh thu hàng tháng.
Chỉ số này cực kỳ quan trọng trong việc đánh giá chất lượng, hiệu quả của cả quá trnhf bán hàng cũng như tạo ra doanh thu cuối cùng.
KPI quản lý dự án
KPI này được áp dụng đối với các nhà quản lý. Sử dụng để theo dõi tỷ lệ đạt tiến độ của các mục tiêu đã đề ra từ trước đó. Đây cũng là những số liệu để xác định xem dự án có mức độ thành công như thế nào cũng như có đang đáp ứng tốt những yêu cầu đã đặt ra hay không.
Quy trình xây dựng KPI
Muốn xây dựng được KPI cần dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một điểm chung trong việc xây dựng để có thể dựa vào đó phát triển hệ thống sao cho phù hợp nhất. Quy trình được thực hiện thông qua những bước sau:
Bước 1: Xác định chủ thể cần xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được nhiệm vụ, mục tiêu của các dự án cũng như hiểu được bản chất của KPI là gì. Thông thường, những người làm nhiệm vụ này là quản lý, trưởng bộ phận,...
Bước 2: Xác định nhiệm vụ, chức năng của mỗi bộ phận
Mỗi bộ phận có nhiệm vụ và chức năng riêng nên cần dựa trên đó để xây dựng được hệ thống KPI gắn liền với nó. Đảm bảo thể hiện được đặc trưng của bộ phận đó.
Bước 3: Xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi chức danh
Mỗi vị trí khác nhau sẽ xây dựng KPI dựa trên trách nhiệm chính để họ có thể thực hiện. Đó là cơ sở để xây dựng KPI trong phạm vi có thể thực hiện được bằng nhiệm vụ và chức năng của cá nhân.
Bước 4: Xác định các chỉ số đánh giá
Các chỉ số đánh giá cần xác định sẽ bao gồm KPI của từng bộ phận, KPI của từng chức danh riêng biệt.
Bước 5: Xác định khung điểm cho kết quả
Điểm số có thể được chia thành nhiều mức độ tương ứng với các mức độ hoàn thiện công việc. Càng nhiều mức độ thì khả năng đánh giá càng chính xác và khách quan.
Bước 6: Liên hệ giữa các kết quả đánh giá KPI
Dựa trên khung điểm cụ thể, cần xác định mối liên kết giữa các đánh giá để có được mức đãi ngộ cụ thể.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến cách phân biệt KPI. Hy vọng có thể mang đến cho quý vị được thông tin bổ ích cũng như nắm được các loại KPI phổ biến hiện nay. Từ đó, dễ dàng nắm bắt và kiểm soát được tiến độ công việc, hiệu quả thực hành.
Xin cảm ơn các bạn đã đón đọc bài viết của Link Power!