CV Pool là gì ? Cách để xây một cv Pool chuẩn “ISO 2021”

Tuyển Dụng

 

Thông thường một doanh nghiệp muốn tuyển dụng vị trí đang trống sẽ có bộ phận nhân sự đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng mạng xã hội tìm ứng viên phù hợp. Việc làm này đòi hỏi có nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp.Để khắc phục tình trạng này, thuật ngữ CV Pool đã ra đời giúp giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp. 

1. CV Pool là gì? 

CV Pool hay còn được gọi là tập hợp lớn hơn của Talent Pool. 

Cv là ứng viên tiềm năng, dữ liệu về ứng viên chưa từng ứng tuyển vào công ty và cũng chưa đồng hành cùng công ty. Pool chúng ra có thể hiểu đơn giản là hồ hoặc nơi chứa đựng một cái gì đó. Trong ngữ cảnh của ngành nhân sự CV Pool là kho dữ liệu chứa đầy đủ dữ liệu của ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp sẽ cần trong thời gian sắp tới.

Một doanh nghiệp sẽ có một CV pool tổng bao gồm tất cả các hồ sơ ứng viên họ có cùng nhiều Pools, mỗi Pool là một tiêu chí để phân loại ứng viên. Một ứng viên có thể thuộc một hoặc nhiều pools. Một số tiêu chí chính để xây dựng CV Pools bao gồm:

- Theo địa điểm: ví dụ pool có ứng viên ở địa điểm Hà Nội, Tp.HCM, Đằng Nẵng,...Cách này sẽ giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả nếu công ty có nhiều chi nhánh 

- Theo vị trí: Pool theo vị trí công việc như phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng Kế Toán, phòng nhân sự,...Loại này giúp doanh nghiệp tìm được người vào các vị trí đang trống

- Theo năng lực: Pool theo cấp thực tập, nhân viên, trường phòng hay giám đốc,... Cách này phù hợp với doanh nghiệp đang tìm ứng viên đứng ra giải quyết vấn đề, lãnh đạo đội nhóm. Thường những vị trí này sẽ ưu tiên tìm kiếm nội bộ.

 

- Theo thời gian : Pool ứng viên làm Full time hoặc part-time,...

Dựa vào chiến lược chung của doanh nghiệp và chiến lược nhân sự bạn có thể chọn Cv pool phù hợp. 

2. Vì sao cần một CV Pool?

a. Luôn có sẵn một kho ứng viên tiềm năng : Lợi ích của việc xây dựng một CV pool là giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí tuyển dụng hiệu quả thông qua một kho dữ liệu có sẵn. Khi bắt gặp một ứng viên tiềm năng (có thể đã từng apply vào doanh nghiệp của bạn hoặc trên các diễn đàn tìm việc) nên lưu trữ thông tin cần thiết lại cho sau này và bạn cũng thành lập các CV pool tương ứng. Các ứng viên này đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, thậm chí có tương tác với doanh nghiệp trước đó nên chỉ cần một vài hoạt động đánh giá lại. Việc này giúp nhân sự không phải bỏ quá nhiều thời gian tìm hiểu ứng viên và quá nhiều chi phí cho các trang đăng tin tuyển người.

b. Có thể hệ thống hóa dữ liệu ứng viên : Nhờ có CV Pool mà toàn bộ dữ liệu của ứng viên được hệ thống một cách có khoa học. Do đó, phòng nhân sự có thể dễ dàng tìm kiếm lại ứng viên, gửi Email marketing chăm sóc ứng viên một cách thuận tiện. 

3. Cách xây một CV pool chuẩn “ISO 2021” 

a. Xác định rõ chiến lược của doanh nghiệp

Bước đầu trong việc lập kế hoạch cho hoạt động tuyển dụng là phải hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo nhiều cuộc khảo sát chỉ có 39% nhà tuyển dụng thực hiện việc chiêu mộ nhân tài gắn chặt với mục tiêu của doanh nghiệp. 

Một CV Pool không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp, không bám sát mục tiêu chung thì có thể xem là một CV pool lãng phí và không hiệu quả. Mặc dù nó có đồ sộ và nhiều người tài đến đâu. Việc tuyển ai, cho vị trí nào đều phải tuân thủ chặt chẽ theo mục đích cụ thể mà công ty đề ra. 

b. Các tiêu chí để xây dựng CV pool 

Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp thì lúc này chúng ta bắt đầu có những tiêu chí cho CV pool. Ví dụ doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường ra nhiều tỉnh khác nhau trên cả nước thì lúc này tiêu chí để xây dựng CV pool là theo vị trí địa lí. Có thể theo từng địa điểm như Hà Nội, Đà Nẵng, Hải phòng,... bạn chắc chắn sẽ tìm được ứng viên sinh sống tại các địa điểm trên. hãy luôn nhớ rằng, CV pool chỉ mang lại giá trị cho doanh nghiệp khi nó ăn khớp với mục tiêu của kinh doanh.

c. Nguồn xây dựng CV Pool 

Khi xác định được mục tiêu và tiêu chí xây dựng CV pool thì việc xây dựng các pool rất đơn giản và bạn có rất nhiều nguồn để xây dựng CV Pool. 

- Ứng viên cũ: Hãy nghĩ đến những ứng viên đang lọt đến vòng cuối nhưng sau đó vừa mới bị loại sát nút bởi một ứng viên thích hợp hơn? Đừng chỉ cám ơn và sau đó ném đi thông tin của họ, hãy thêm họ vào danh sách ứng viên tiềm năng.

- Hồ sơ trực tuyến: Hiện có rất nhiều website được thành lập nhằm kết nối giữa nhà tuyển dụng và những người có nhu cầu kiếm việc như careerbuilder.vn, vietnamworks.com, careerlink.vn ..vv. Những web này đề nghị user cá nhân tạo hồ sơ Trực tuyến ngay trên trang. Việc của bạn không khó khăn là lên trực tuyến và thu thập những thông tin từ các ứng viên cung cấp đủ tiêu chuẩn với doanh nghiệp.

- Ngành nghề truyền thông: Đọc báo chí và các trang web để tìm ra những người có năng lực. Nếu độc giả được thông tin về một dự án cuốn hút trong lĩnh vực bạn chú ý, hãy tận dụng các công cụ tìm kiếm và mối liên kết để có được thông tin của những cá nhân tham dự dự án đó.

- Các chương trình tập sự: Hiện có thể thấy rất nhiều doanh nghiệp đang khai triển các chương trình làm việc tập sự trong một khoảng thời gian, chủ yếu dành cho thị trường sinh viên mới ra trường. Đây là gốc có nhân lực trẻ đầy tiềm năng bạn đủ sức bổ sung vào “CV pool” của mình

- Group tìm việc trên mạng xã hội: Đây có thể coi là một Pool màu mỡ dành cho các nhà tuyển dụng. Ở đây, luôn hiện hữu ứng viên tiềm năng số lượng lớn và trực chờ tin tuyển dụng của doanh nghiệp. Thậm chí, hiện nay nhiều nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội tự thành lập tiêu chí pool cho mình để nhà tuyển dụng là làm việc hiệu quả hơn như : Pool dành cho nhóm thực tập sinh, Pool dành cho ứng viên chuyên về marketing, ứng viên chuyên về IT,...

d. Nơi lưu trữ CV pool: 

Phần mềm Microsoft: Hiện tại ở các công ty trong các phần ban hầu như đều sử dụng các phần mềm của Microsoft để lưu trữ thông tin và truyền thông nội bộ một cách khoa học và đầy đủ nhất. Thông thường được sử dụng nhiều nhất có thể kể đến Excel, Google Sheets, Office 365 mỗi một ứng dụng đều có ưu nhược điểm riêng. Đối với công cụ như Excel phải nhân sự phải nắm được các thuật toán, kết hợp lại để tạo ra giá trị sử dụng. Cách này tuy không tốn nhiều chi phí nhưng khá rườm rà và phức tạp đối với nhân sự nào không quen sử dụng Excel, trong khi CV Pool là một lượng lớn data cần phải được xử lý một cách khoa học, không được thất thoát dữ liệu. 

Phần mềm quản lý nhân sự: Để khắc phục nhược điểm của Excel và giảm bớt công việc cho nhân sự và là nơi lưu trữ CV pool hiệu quả thì các phần mềm quản lý nhân sự đã ra đời. Những gì mà bộ phận nhân sự cần làm chỉ là thu thập thông tin về các ứng viên và lưu trữ nó lên hệ thống. Phần mềm hỗ trợ đa dạng các trường thông tin liên quan đến ứng viên, từ những thông tin cơ bản như tên, tuổi, quê quán, số điện thoại, email đến các thông tin liên quan đến kinh nghiệm và trình độ, vị trí ứng tuyển của ứng viên. Hệ thống còn cho phép bổ sung và lưu trữ các tài liệu liên quan đến ứng viên như CV, bằng cấp, chứng chỉ,...

Khi bạn cần tìm kiếm hồ sơ ứng viên, hệ thống sẽ tự động lọc theo các điều kiện mà bạn quan tâm như vị trí, chức vụ, chuyên ngành, học vấn,... để đưa ra một danh sách những ứng viên có tiềm năng nhất. Với cách thức lưu trữ này, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí mỗi khi công ty có nhu cầu tuyển dụng.

4. Khai thác dữ liệu ứng viên trong CV pool như thế nào ?

a. Tìm kiếm ứng viên:

Cv pool là một kho dữ liệu thô về ứng viên dành cho doanh nghiệp. Nên việc đầu tiên bạn cần nắm được tình trạng của doanh nghiệp, mục tiêu chung đang hướng đến để chọn đúng Pools 

b. Lọc ứng viên:

Cũng giống như việc gắn nhãn cho email để nhanh chóng lọc lại khi cần, bạn cũng có thể nhanh chóng lọc hồ sơ ứng viên trong hệ thống CV Pool theo các tiêu chí đã phân loại từ trước như năng lực, ranking, giới tính, tag,... với sự giúp đỡ của công nghệ.

c. Nuôi dưỡng ứng viên :

Nhờ việc không bỏ sót bất kỳ dữ liệu ứng viên nào, bạn có thể dễ dàng tận dụng lại nguồn ứng viên này cho công việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và phục vụ cho các công tác tuyển dụng về sau. 


CV pool được coi là chiếc chìa khóa mở ra thành công của công tác tuyển dụng. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin này cần được quan tâm đúng mức nếu các doanh nghiệp không muốn gián đoạn hoạt động vì thiếu hụt về yếu tố con người và không thể tìm kiếm nguồn nhân lực thay thế kịp thời.

BTV: Jade

Link Power

Liên hệ để được tư vấn ngay

Trụ sở chính: 209 Hoàng Văn Thụ, P.8, Q. Phú Nhuận, TP. HCM

Email: consultant@linkpower.com.vn

Hotline: 0333 701 701

Đội ngũ tư vấn của Link Power luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.