Dịch Covid-19 đang diễn biến phức tạp và gây ảnh hưởng nặng nề đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.hơn lúc nào hết, bộ phận nhân sự cần thể hiện là tham mưu trưởng, là đối tác của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc tư vấn các giải pháp để giúp công ty ổn định tình hình, thắt chặt đoàn kết, tối ưu nguồn lực. Trước hết là để doanh nghiệp vượt qua được giai đoạn hiện nay và sắp tới, sau nữa là chuẩn bị cho giai đoạn phát triển mới hậu dịch Covid-19.
1. Các vấn đề doanh nghiệp băn khoăn mùa covid
Thời điểm hiện nay, các vấn đề mà doanh nghiệp đang băn khoăn là yếu tố nhân sự. Thứ nhất, tìm phương án để nhân viên yên tâm về mặt tâm lý khi làm việc, đảm bảo hiệu suất như bình thường vì ai cũng đang lo lắng cho sức khỏe của mình và gia đình.
Thứ hai, trong tình hình này, các kịch bản để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty được tiếp tục là gì? Trong trường hợp xảy ra các “sự kiện” về lây nhiễm có liên quan đến nhân sự công ty thì ứng phó như thế nào?
Thứ ba, nhiều doanh nghiệp đã và đang thay đổi cách thức làm việc như áp dụng làm việc từ xa, hoặc luân phiên ca làm của nhân viên. Lúc này, điều doanh nghiệp lo lắng là có cách thức nào quản trị hiệu suất làm việc hay không?
Thứ tư, việc thay đổi cách thức làm việc chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến các kênh giao tiếp, kênh báo cáo, quản trị số liệu, phối hợp đội nhóm, tạo động lực…Doanh nghiệp phải tính toán xử lý một loạt các hệ quả đó.
Thứ năm, trong bối cảnh rất nhiều doanh nghiệp chịu ảnh hưởng trực tiếp từ dịch bệnh, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, động thái giảm lương, cắt phụ cấp, cắt giảm nhân sự buộc phải tiến hành để có thể tồn tại. Lúc này, doanh nghiệp phải “đau đầu” tìm cách truyền thông và xử lý sao cho không gây ra các xáo trộn về mặt tâm tư của nhân sự, không để nhân viên có suy nghĩ rằng lúc bình thường doanh nghiệp nói nhân sự quan trọng nhưng đến khó khăn thì cắt giảm.
Đây là những điều nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay từ khi dịch xảy ra vì chưa có tiền lệ.
Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn với hệ thống quản trị bài bản luôn có kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP), tức là có các kịch bản để ứng phó với những tình huống bất ngờ như thiên tai, hoả hoạn hay tấn công mạng. BCP là một phần rất quan trọng của chiến lược quản trị rủi ro trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, nếu thiên tai xảy ra thì vẫn có thể xác định được sẽ xảy ra trong khoảng bao nhiêu ngày, mất bao lâu để xử lý hậu quả, sẽ mất điện, cấm đường trong bao lâu…Mọi thông số đều có thể dự đoán ở mức độ nào đó.
Tuy nhiên, với đại dịch toàn cầu Covid-19, chưa có bất kỳ ai từng trải nghiệm tình huống đang xảy ra hiện nay. Trước đây, không ai có thể hình dung là ở thời điểm này, thế giới đang rơi vào đại dịch, mọi hoạt động đều ngừng trệ. Ngay cả nhận thức qua từng tuần cũng khác nhau. Các đây 3 - 4 tuần, có những dự báo cho rằng tình hình dịch bệnh sắp đến đỉnh và một số doanh nghiệp động viên nhau cầm cự khoảng 1 - 2 tháng rồi dịch sẽ qua. Nhưng thời điểm này, không ai biết được lúc nào dịch bệnh sẽ qua đi, mọi hoạt động đều bị ảnh hưởng. Do đó, sự lúng túng trong việc ứng phó thể hiện khá rõ ở giai đoạn này.
2. Vai trò của Nhân sự trong thời kỳ covid
Bối cảnh này, giám đốc nhân sự, quản lý nhân sự cần làm tốt bốn nhiệm vụ quan trọng. Một là đảm bảo sức khoẻ của toàn bộ cán bộ nhân viên. Hai là đảm bảo tâm lý ổn định cho nhân viên. Ba là đảm bảo phương án duy trì hoạt động liên tục của công ty. Bốn là tái cơ cấu nhân sự và hệ thống. Ngay lúc này bộ phận chiến lược nhân sự, giám đốc nhân sự phải luôn trong tư thế sẵn sàng chủ động.
Thứ nhất, chủ động trong việc chuẩn bị sẵn các phương án về nhân sự theo từng kịch bản. Trong bối cảnh này, doanh nghiệp sẽ cắt giảm triệt để các chi phí lãng phí hoặc không cần thiết. Và phương án cuối cùng buộc phải áp dụng, sau khi đã cắt giảm các chi phí có thể, là cắt giảm các chi phí liên quan đến nhân sự. Đó là giảm phụ cấp, giảm lương, làm việc luân phiên, nghỉ không lương, thậm chí cắt giảm một phần nhân sự.
Vì vậy, bộ phận nhân sự sẽ phải chuẩn bị trước các kịch bản cho từng phương án này, chẳng hạn trong trường hợp phải cắt giảm 10%, 30% hoặc 50% chi phí nhân sự. Một bản đề xuất các phương án với các dòng hàng ngang là các phương án trên, các cột sẽ là: nguồn cắt giảm/cơ sở pháp lý/quản trị rủi ro. Bản đề xuất này nên được thảo luận và thống nhất với CEO trước khi CEO yêu cầu đến.
Thứ hai, chuẩn bị sẵn kịch bản cho các tình huống dịch Covid-19 liên quan đến công ty. Với tốc độ lây lan hiện nay, xác suất để dịch Covid-19 lây lan đến một trong các thành viên công ty là không nhỏ. Vì vậy, bộ phận nhân sự cần chuẩn bị sẵn kịch bản ứng phó cho từng tình huống. Ví dụ, tình huống trong công ty có nhân viên thuộc diện F1; toà nhà nơi công ty đặt văn phòng hoặc khu vực trong bán kính 1km có trường hợp dương tính, khu vực làm việc thuộc diện phong tỏa; trong công ty có trường hợp nhân viên dương tính (F0); ban lãnh đạo có thành viên dương tính (F0).
Dựa trên từng tình huống, xác định rõ các phản ứng tương ứng của công ty để khi một trong các tình huống xảy ra, cứ thế nhấn nút thực hiện. Bởi nếu để lúng túng, thông tin nhiễu loạn sẽ càng làm cho tính hình rối thêm và tạo ra các hệ quả không mong muốn. Đặc biệt, nên viết sẵn, chuẩn bị sẵn văn bản, email thông báo, quy trình xử lý, nội dung trên trang Facebook của công ty trong những tình huống, khi xảy đến chỉ cần nhấn nút “Enter”.
Thứ ba, cần lưu ý đến tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ. Bình thường truyền thông nội bộ đã quan trọng, trong những lúc khẩn nguy, công tác này còn quan trọng gấp bội. Trong bối cảnh hiện nay, không ai biết được diễn biến của tình hình và thời điểm dịch kết thúc, mức độ bất định cao. Tình hình này cũng giống như hình ảnh tất cả cán bộ nhân viên đều ngồi trên một chuyến tàu lượn. Trừ người đầu tiên, tất cả người ngồi sau đều không biết hướng đi tiếp theo là gì, là xuống đốc đột ngột, hay lượn sang trái, sang phải nên đều bất an.
Vì vậy, truyền thông nội bộ phải giúp cho đội ngũ yên tâm, gắn kết, cùng chia sẻ và cộng tác với công ty vượt qua giai đoạn ngặt nghèo này. Các nhiệm vụ chính cần làm trong thời gian này là truyền thông về các biện pháp phòng tránh dịch và nâng cao sức khỏe cho nhân viên; truyền thông tới nhân viên các phương án ứng phó của công ty trong từng tình huống để nhận được sự ủng hộ, chia sẻ và đồng hành từ phía nhân viên; truyền thông các thông điệp của lãnh đạo/cấp quản lý đến nhân viên để ổn định tinh thần, tăng cường đoàn kết; truyền thông về các công cụ và phương pháp làm việc trực tuyến tại nhà hiệu quả để đảm bảo hiệu suất.
Hơn lúc nào hết, truyền thông nội bộ lúc này cần là mạch kết dính các thành viên trong doanh nghiệp. Nghìn quân một ý chí, cùng đồng hành, chung tiếng nói. Thông tư tưởng, mạnh hành động. Mà để thông tư tưởng, truyền thông nội bộ phải đi trước một bước. Trước khi đi ra một kế hoặc, sự giảm lương, giảm nhân sự chúng ta phải đưa được lý do và phải đặt công tác truyền thông nội bộ lên hàng đầu để giảm sự phản kháng cũng như nhiều sự phản đối trong nội bộ. hực tế cho thấy đã có doanh nghiệp gặp phải sự phản kháng này khi đưa ra quyết định cắt giảm các chi phí liên quan đến nhân sự. Việc không truyền thông trước cho cán bộ nhân viên về kịch bản, phương án cho từng tình huống và giải thích với họ lý do rõ ràng còn có thể gây bất an cho những người còn lại với những câu hỏi tự đặt ra như “bao giờ đến lượt tôi?”, điều này sẽ dẫn đến hệ quả về mặt kinh doanh.
Tiếp nữa, việc cắt giảm nhân sự cần trên cơ sở các cuộc nói chuyện, thỏa thuận với nhân viên và đảm bảo tuân thủ đúng Luật lao động.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần lưu ý là “sau cơn mưa trời lại sáng”, đến giai đoạn phục hồi sản xuất kinh doanh thì chúng ta lại cần các nhân sự. Vì vậy hãy lưu ý, dù phải thực hiện phương án cắt giảm, hãy đảm bảo cuộc chia tay diễn ra trong sự chia sẻ, chân thành và đồng cảm. Tất cả cùng hiểu rằng đây là giải pháp cuối cùng buộc phải thực hiện để công ty tiếp tục tồn tại.
Đối với nhiều người, nhiều doanh nghiệp Nhân tài của công ty là tài sản quý giá nhất, nhưng nếu đúng trên thực tế Nhân tài phù hợp mới là tài sản quý giá nhất.
Bối cảnh này, nhân sự phù hợp chính là những người hiểu rõ những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, chia sẻ với những giải pháp mà doanh nghiệp đưa ra, cùng hợp lực và cố gắng thực hiện các giải pháp đó. Nếu không phải vậy, thì không phải là nhân sự phù hợp.
Không phải doanh nghiệp nào cũng lựa chọn cắt giảm nhân sự trước tiên. Thường thì doanh nghiệp sẽ cố gắng cắt giảm tất cả những chi phí lãng phí trước. Họ coi việc cắt giảm nhân sự là phương án cuối cùng, bắt buộc phải thực hiện nếu muốn doanh nghiệp tiếp tục tồn tại, tiếp tục phát triển qua giai đoạn này.
Đặc biệt, thời điểm khó khăn cũng là lúc doanh nghiệp có thể nói nhiều hơn đến câu chuyện đồng hành, truyền thông về tinh thần hợp tác, hỗ trợ và chia sẻ giữa các thành viên trong doanh nghiệp, giữa nhân viên và quản lý, giữa quản lý và lãnh đạo cấp cao. Những điều này khi dịch bệnh qua đi cũng sẽ là những câu chuyện truyền cảm hứng, động lực, là tinh thần sức mạnh để tăng trưởng trong giai đoạn mới.