Vận hành doanh nghiệp từ xa đã không còn là vấn đề xa lạ với những lãnh đạo doanh nghiệp trong những năm gần đặc biệt đang trong thời kỳ đại dịch Covid-19 đầy khó khăn và thử thách.
Khi tất cả mọi người cùng làm việc ở nhà (Work from home) vì giãn cách xã hội, có nhiều vấn đề sẽ phát sinh như lượng tin nhắn thảo luận dồn đến nhiều hơn khiến bạn mất tập trung, cùng với việc giờ giấc ở nhà không giống như đi làm khiến một số đầu công việc bị bỏ sót, sự gắn kết của các thành viên trong các phòng ban, ban lãnh đạo bị sụt giảm,...
Do đó, chúng ta có thể đưa ra phương pháp rằng những đơn vị có lượng nhân viên không nhiều, ít tầng chức vụ, ít bộ phận và người đứng đầu đóng vai trò quản lý chính nếu muốn quản lý, vận hành tốt quy trình trong bối cảnh làm việc từ xa thì cần phải chia thành nhóm nhỏ 3 – 4 người theo đầu công việc và có thể thay đổi liên tục theo yêu cầu.
Việc chia nhỏ như vậy không chỉ giúp nhân viên không bỏ lỡ việc mà còn tăng sự tương tác, trao đổi các khúc mắc giữa những người liên quan, không ảnh hưởng đến nhóm chung.
Cuối ngày nên có cuộc họp ngắn toàn công ty để xem xét lại công việc cũng như thăm hỏi tình hình của các nhân viên, thậm chí là kể chuyện phiếm để mọi người cảm thấy được kết nối
Với những doanh nghiệp lớn hơn với phòng, ban rõ ràng, việc gắn kết, động viên nhân viên trong tình trạng làm việc tại nhà có nhiều sự cản trở, nhiều thông tin tương đối tiêu cực từ thị trường lao động đặt ra áp lực đối với bộ phận nhân sự. Nên chủ, lãnh đạo doanh nghiệp không được lãng quên yếu tố văn hóa doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về công nghệ và đội ngũ trẻ để đưa ra các chiến dịch gắn kết trên nền tảng trực tuyến. Đơn cử như thi chụp ảnh góc làm việc tại nhà, chia sẻ các khoảnh khắc đáng yêu của gia đình, thách thức tập thể dục và sau đó bình chọn các hoạt động này trên mạng xã hội.
Điều đáng chú ý nhất trong các hoạt động trên chính là vai trò của người quản lý trực tiếp – người đóng vai trò mắt xích trong việc gắn kết, động viên nhân viên, giúp nhân viên hiểu được cách làm việc như thế nào cho hiệu quả, những khó khăn mà công ty đang gặp phải để có thể kề vai sát cánh.
Những người quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên trong giai đoạn làm việc tại nhà thông qua giao tiếp nhóm, giao tiếp 1 – 1.
Thời gian qua, các doanh nghiệp đã đầu tư nhiều vào đào tạo, trang bị kỹ năng, kiến thức giúp vị trí quản lý trực tiếp giao tiếp hiệu quả hơn và có những phương pháp để gắn kết, động viên tốt nhất trong giai đoạn khó khăn.
Chúng ta thấy rằng những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải trong thời gian Covid-19 là tính tự giác và giao tiếp khi làm việc từ xa, cũng như những thay đổi chưa từng có trong kế hoạch kinh doanh và quy trình công việc.
Phản ứng nhanh của doanh nghiệp về đào tạo và cung cấp các phần mềm, thiết bị kỹ thuật số sẽ đảm bảo người lao động khả năng quản lý công việc từ xa trong đợt bùng phát thứ tư của đại dịch này.
Cuối cùng, doanh nghiệp cũng nên cung cấp thông tin về những gì đang xảy ra thường xuyên, hữu ích và minh bạch để điều hướng lực lượng lao động trong thời gian khủng hoảng này.
Rõ ràng, sự minh bạch trong chính sách giúp người lao động yên tâm làm việc cùng luồng thông tin liên tục được trao đổi giữa những nhóm nhỏ, cả trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày, từ đó tạo ra sợi dây gắn kết tự nhiên sẽ giúp doanh nghiệp “dễ thở” hơn trong điều kiện phải làm việc từ xa.