Hành chính nhân sự là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm những gì? chính là những thắc mắc phổ biến về nghiệp vụ này. Nhân viên hành chính nhân sự chỉ những người đảm nhận nhiều vị trí công việc như quản lý hồ sơ, các chế độ người lao động, hỗ trợ tính lương, tuyển dụng,... và hỗ trợ nhân viên giải đáp những thắc mắc liên quan trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Hành chính nhân sự là gì?
Bộ phận hành chính nhân sự có vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động và tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Vị trí này có mặt từ các công ty nhỏ cho đến các công ty lớn.
Tách nghĩa của từ “Hành chính” và “Nhân sự”, chúng ta có thể dễ dàng hiểu được nhiệm vụ của vị trí này là đảm nhiệm song song hai nhiệm vụ. Một là các công việc liên quan đến lĩnh vực hành chính, hai là đảm nhiệm các công việc liên quan đến việc lưu trữ/xử lý thông tin của nhân viên.
Nếu muốn theo nghề này lâu năm và trở thành chuyên gia, những bước đi đầu tiên chính bắt đầu với vị trí thực tập sinh hoặc nhân viên cấp độ excecutive. Sau quá trình tích lũy kinh nghiệm và kiến thức, bạn có thể thăng tiến lên các vị trí cao cấp hơn như chuyên gia nhân sự hay trở thành một nhà quản lý nhân sự.
Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bắt đầu từ các công việc như quản lý, giám sát các sự kiện, lên các kế hoạch tổ chức hoạt động văn hóa, văn nghệ cho công ty, lên các kế hoạch tổ chức các hoạt động, kiểm tra và giám sát nhân viên từ đó hoàn thiện bảng tiền lương và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong công ty.
Mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Đây là công việc cơ bản của một nhân sự hành chính ở mọi các cấp độ công ty. Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận việc thực hiện việc tổ chức và lưu giữ hồ sơ lao động, quản lý hoạt động lưu giữ và cập nhật thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó. Các chính sách và thủ tục nhân sự cũng sẽ nằm trong công việc của chuyên viên hành chính nhân sự.
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc như tiếp nhận công văn, đơn thư - giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó các thông tin cần được lưu trữ trong kho dữ liệu của công ty.
2. Hỗ trợ tính lương
Tính lương là công việc chính của chuyên viên C&B, người làm hành chính nhân sự cũng có thể tham gia các công việc liên quan đến tính lương liên quan như quản lý chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên, báo cáo ngày nghỉ phép, hỗ trợ C&B và kế toán thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
3. Quản lý tài sản, thiết bị
Việc quản lý tài sản, thiết bị trong công ty cũng do bộ phận hành chính nhân sự đảm nhận, các công việc bao gồm:
- Thực hiện việc theo dõi máy móc, thiết bị liên quan đến tài sản của công ty, cũng như các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
4. Quản lý công tác truyền thông nội bộ
Người làm hành chính nhân sự sẽ tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Bao gồm việc sắp xếp nơi ở cho nhân viên và lãnh đạo đi công tác, các kế hoạch du lịch cho công ty, tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ...
Ngoài ra, nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận việc trả lời thắc mắc của nhân viên về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
>> Xem thêm: Tố chất của người làm nhân sự
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động quản lý con người - tài nguyên lớn nhất của doanh nghiệp. Để bộ phận này có thể phát huy hiệu quả chức năng trong doanh nghiệp thì phòng ban này cần đượ xây dựng cơ cấu tổ chức một cách rõ ràng và hợp lý, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau.
Đứng đầu phòng hành chính nhân sự là Trưởng phòng nhân sự (HR Manager) - người quản lý và giám sát các chức năng của phòng nhân sự. Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm chiến lược với tất cả các lĩnh vực liên quan đến nhân sự. Một nhà quản lý nhân sự có chuyên môn sẽ là người vừa có kiến thức kinh doanh và kiến thức quản lý.
Trong một tổ chức lớn, HR Manager sẽ là người báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc nhân sự hoặc Giám đốc nhân sự cấp cao như HRD, CHRO,... Đối với tổ chức quy mô nhỏ, HR Manager sẽ thực hiện tất cả các chức năng của bộ phận hoặc làm việc với trợ lý nhân sự hoặc người phụ trách chung xử lý các vấn đề hành chính.
Sau đây là một số bộ phận quan trọng của phòng hành chính nhân sự:
Bộ phận tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và tuyển người cho doanh nghiệp. Họ sẽ liên hệ với các phòng ban để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sau đó lập kế hoạch tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng.
Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
Đây là bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi và các chính sách có liên quan khác của công ty sao cho đảm bảo tính công bằng về quyền lợi của nhân viên và các quy định của nhà nước.
Để hoàn thành tốt vai trò của mình, bộ phận C&B cần nắm vững các kiến thức về luật lao động, bảo hiểm cùng nhiều chính sách, quy định có liên quan khác.
Hiện nay, nhiều công ty đã phát triển bộ phận C&B thành Total Rewards. Không chỉ quản lý về lương thưởng phúc lợi, Total Rewards quản lý hệ thống tổng đãi ngộ. Total Rewards được xem là "vũ khí" thu hút và giữ chân nhân tài của các doanh nghiệp.
Bộ phận hành chính
Bộ phận này chịu trách nhiệm các công việc có liên quan đến nghiệp vụ hành chính như soạn thảo các văn bản, thư từ, thông báo; sắp xếp, lưu trữ hồ sơ; quản lý các trang thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản khác của công ty;… và cũng có thể đảm đương một số công việc của bộ phận khác.
Bộ phận đào tạo và phát triển (L&D)
Song hành với việc tuyển dụng là đào tạo và phát triển, đây cũng là nhiệm vụ chính của bộ phận đào tạo và tuyển dụng. Từ đó, giúp nâng cao kiến thức và trình độ của mỗi cá nhân. Kết quả là tăng hiệu suất hiệu quả công việc. Bên cạnh đó cũng kiến tạo nên những cơ hội giúp nhân viên phát triển bản thân và tiến xa hơn trong sự nghiệp.
Nên học hành chính nhân sự ở đâu?
Tham gia khóa học các nhân sự ngắn hạn sẽ giúp bạn phát triển các năng lực hành chính nhân sự, tự tin ứng tuyển vào các vị trí liên quan. Những tiêu chí quan trọng mà bạn nên cân nhắc khi tham gia khóa học chính là đội ngũ giảng viên, phương pháp đào tạo, tính "thực chiến" - kiến thức có thể vận dung ngay vào thực tiễn công việc.
Khóa học quản trị nhân sự nền tảng tại Link Power là sự lựa chọn tốt nhất dành cho:
- Nhân sự "tay ngang" mong muốn xây dựng nền tảng vững chắc
- HR mới vào nghề 1-3 năm mong muốn cải thiện năng lực
- Các bạn sinh viên sắp ra trường và có định hướng trở thành HR Manager hoặc HRBP Chuyên Nghiệp.
- Những nhân sự muốn chuyển đồi ngành nghề khác sang mảng Nhân sự
Đến với khóa học, bạn sẽ được nhận được hệ thống phương pháp làm quản trị nhân sự hiện đại, cấu trúc, chức năng, công việc năng lực và giá trị đóng góp của nghề nhân sự. Đội ngũ giảng viên với hơn 20 năm kinh nghiệm làm nghề nhân sự sẽ giúp các bạn nắm chắc kiến thức, chọn lọc kỹ càng những kiến thức cần thiết nhất đối với một người làm nhân sự, từ đó giúp học viên nhìn rõ được lộ trình nghề nghiệp và thăng tiến nhanh nhất trong con đường sự nghiệp Nhân sự.Thông tin chi tiết về khóa học tham khảo tại: KHÓA HỌC HR FOUNDATION
Link Power cung cấp các khóa học quản trị nhân sự từ cơ bản đến chuyên sâu, phù hợp với từng cấp độ năng lực. Nếu bạn đang mong muốn tìm kiếm một khóa học phù hợp để phát triển kỹ năng, kiến thức chuyên môn vững chắc về hành chính nhân sự.