.png)
1. OKRs là gì?
OKRs (Objective Key Result) là một công cụ được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1970, đây là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp hỗ trợ việc quản lý mục tiêu, tập trung vào những nỗ lực đóng góp của các cá nhân, tổ chức.
OKRs sẽ được chia thành cấu trúc như sau:
OKRs = Objectives + Key Results
- Objective (mục tiêu)
- Key (Yếu tố then chốt)
- Results (Kết quả đạt được)
2. Những lưu ý trước khi xây dựng OKRs cho doanh nghiệp
2.1. Đối với mục tiêu (Objectives)
Khi vừa mới bắt đầu chiến lược OKRs, có một điều lưu ý là doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao, điều này vô tình sẽ gây đến áp lực đến tổ chức và gây ra sự khó khăn với nhân viên. Để đảm bảo OKRs đạt được mục tiêu và sự thành công nhất định, người xây dựng cần hiểu rõ khả năng và điểm mạnh của doanh nghiệp, bộ phận, cá nhân. Qua đó doanh nghiệp mới có thể tự xây dựng cho mình bộ khung OKRs phù hợp mà không cần tham khảo hay sao chép từ các doanh nghiệp khác.
2.2. Đối với kết qủa then chốt (Key Results)
Khi đã đề ra những mục tiêu, bộ phận xây dựng OKRs cần triển khai và truyền đạt những thông tin đến nhân viên một cách chi tiết để họ có thể nắm rõ, tránh việc hiểu sai đầu việc khiến hiệu suất không đạt như mong muốn. Mặc dù công việc đã được phân chia một cách rõ ràng và minh bạch, nhưng doanh nghiệp vẫn nên có thêm những buổi họp nội bộ theo chu kỳ tuần, tháng, quý để có thể nắm được tiến độ công việc, đóng góp ý kiến và nhanh chóng đưa ra giải pháp để đạt được năng suất mong muốn.
3. Các bước xây dựng OKRs chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
3.1. Xác định Objectives và Key Result
Cần đặt ra tối thiểu 2-5 mục tiêu rõ ràng nhưng cụ thể, tránh đặt những mục tiêu chung chung lẫn đến tình trạng lan man, sau đó hãy viết ra những mục tiêu đó cụ thể, rõ ràng, đầy cảm hứng và công bố với toàn thể công ty. Bạn cần giải thích rõ cho toàn bộ nhân viên lý do tại sao chúng ta lựa chọn mục tiêu này và nó có ý nghĩa như thế nào Đồng thời, doanh nghiệp cần tạo áp lực nhất định đến mục tiêu ấy nhằm phát huy tối đa khả năng của nhân viên. Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế.
3.2. Các nhân sự tự xây dựng bộ OKRs cho riêng mình
Sau khi mục tiêu quan trọng của tổ chức được công bố, mỗi cá nhân cần tự suy nghĩ và viết bộ OKRs của riêng mình tuỳ thuộc vào vị trí và nhiệm vụ công việc của từng người. Tại bước này tổ chức vẫn chưa thể tạo ra bộ OKRs đầy đủ. Việc CEO chỉ công bố Objective của toàn công ty mà chưa công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của cấp cao nhất cũng bao hàm ý đó. Bản thân người lãnh đạo cấp cao nhất cũng cần thêm các căn cứ để tạo ra các Kết quả chính của mình (OKRs cấp công ty).
Lưu ý:
- Để không ai bị ảnh hưởng trong việc sáng tạo ra OKRs, các cá nhân không nên, thậm chí là không được phép tham khảo OKRs của nhau.
- Chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi người khác, nhất là cấp trên. Ở bước này nếu mỗi người đều biết OKRs của nhau, sẽ tạo ra hiệu ứng Mỏ Neo, chúng ta sẽ nhìn thấy các OKRs dập khuôn! Hãy để mỗi người tự sáng tạo một chút.
Sau khi tất cả thành viên trong tổ chức đã viết được bộ OKRs của riêng mình (bao gồm cả những người trưởng nhóm), mỗi nhóm sẽ tự mình tổ chức các buổi họp chung để chia sẻ về OKRs của từng người. Điều này giúp cho mọi người có thể tham khảo góc nhìn và tìm ra các OKRs liên kết chéo của mình.
3.3. Xác định phần mềm để quản lý OKRs
Các doanh nghiệp nên dùng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên phụ thuộc quá nhiều vào phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững mục tiêu công việc để đi đúng trọng tâm, tránh việc thực hiện lan man và chệch định hướng mục tiêu ngay từ ban đầu.
3.4. Các trưởng nhóm xây dựng OKRs và hợp liên kết chéo
Các trưởng nhóm (trưởng phòng) sẽ tiến hành họp 1:1. Mỗi người sẽ trình bày những ưu tiên của nhóm mình (bộ OKRs của trưởng nhóm) với người khác. Nếu một trưởng nhóm nhận thấy OKRs của bản thân cần có sự hỗ trợ từ trưởng nhóm khác, họ sẽ bàn bạc và đàm phán để bổ sung thêm vào bộ OKRs của mình. Đây là hướng liên kết chéo
3.5. Công bố OKRs của toàn công ty
Sau khi bộ phận xây dựng OKRs đi đến kế hoạch cuối cùng, bảng OKRs sẽ được công bố với toàn công ty và bộ phận lãnh đạo sẽ phân tích cụ thể về mục đích và kết quả sẽ được sau khi thực hiện. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.
3.6. Các trưởng nhóm điều chỉnh OKRs của riêng mình
Sau khi Giám đốc đã hoàn thành bộ OKRs của công ty (OKRs của Giám đốc). Tất cả trưởng nhóm sẽ có những buổi họp 1:1 với giám đốc để đàm phán và điều chỉnh bộ OKRs của họ. Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cũng sẽ ngồi lại và họp chung với nhau để bàn về liên kết chéo.
3.7. Nhân viên tạo OKRs
Sau khi người trưởng nhóm đã điều chỉnh bộ OKRs của mình theo bộ OKRs của Giám đốc và đàm phán về bộ OKRs của mình với các nhóm liên quan khác. Lúc này người trưởng nhóm sẽ công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của mình đến các thành viên trong nhóm. Tất cả thành viên trong nhóm sẽ tiếp tục tạo, điều chỉnh bộ OKRs cá nhân.
Việc đầu tiên cần lưu ý để xây dựng OKRs cá nhân là việc thiết lập định hướng rõ ràng mục tiêu hướng tói là gì. Đó có thể là mục tiêu của tuần, quý hoặc năm, đây chính là Objectives cá nhân. Khi đã có Objectives, thì việc tiếp theo bạn cần làm là xác định những Key Results, bạn cần làm những gì, đật được những mục tiêu nhỏ nào trước khi đi đến mục tiêu cuối cùng, điều quan trọng là nhân viên cần xác định rõ ràng, cụ thể để có được cách thức thực hiện đứng đắn.
3.8. Theo dõi và quản lý OKRs cá nhân
Nhờ vào các phần mềm sẵn cá, mỗi bộ phận, phòng ban, cá nhân nên thường xuyên cập nhật và đánh giá OKRs của mình. Việc này giúp nhân viên làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc hơn. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.
3.9. Đánh giá và kiểm tra chất lượng OKRs
Sau khi tất cả mọi người đều đã có bộ OKRs của riêng mình. Hãy kiểm tra lại toàn bộ OKRs của tổ chức để đánh giá và sửa chữa lại những OKRs chưa viết tốt. Có 2 cách chấm OKR đã tốt hay chưa:
- Tính theo thang điểm từ 1-5
- Thể hiện sự liên kết với OKR của cấp trên, OKR công ty cũng tính theo thang điểm 1-5
BTV: Huy Hoàng