PHÂN TÍCH NHU CẦU ĐÀO TẠO (TRAINING NEED ANALYSIS) TRONG DOANH NGHIỆP

1. Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?

Phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Analysis hay TNA) là quá trình thu thập, phân tích và đánh giá thông tin nhằm xác định khoảng cách giữa năng lực hiện tại của nhân sự với năng lực cần có để hoàn thành công việc hoặc đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Từ kết quả đó, doanh nghiệp có thể xác định liệu đào tạo có phải là giải pháp phù hợp không. Và nếu có thì cần đào tạo ai, đào tạo nội dung gì, vào thời điểm nào.

Trong hoạt động L&D, đây được xem là bước nền tảng quyết định chất lượng của toàn bộ kế hoạch đào tạo. Mọi quyết định về mục tiêu học tập, đối tượng tham gia, nội dung chương trình, hình thức triển khai hay ngân sách đều cần dựa trên kết quả phân tích nhu cầu. Nếu bước này được thực hiện đầy đủ, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng đào tạo theo cảm tính hoặc theo xu hướng. Đồng thời nâng cao khả năng chuyển hóa hoạt động đào tạo thành kết quả kinh doanh.

2. Các cấp độ phân tích nhu cầu đào tạo

Trong thực tế, nhu cầu đào tạo không chỉ xuất phát từ một cá nhân mà còn có thể đến từ sự thay đổi của công việc hoặc chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy, để thiết kế chương trình đào tạo mang lại hiệu quả, bộ phận L&D cần thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo ở nhiều cấp độ khác nhau.

2.1. Cấp độ tổ chức (Organizational)

Cấp độ tổ chức tập trung phân tích nhu cầu đào tạo dựa trên chiến lược phát triển và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Mục tiêu là xác định những khoảng cách về kiến thức, kỹ năng hoặc năng lực có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện chiến lược trong từng giai đoạn. Đây là cấp độ giúp doanh nghiệp trả lời câu hỏi: Tổ chức cần phát triển những năng lực nào để đạt được mục tiêu kinh doanh?

2.2. Cấp độ công việc (Operational)

Ở cấp độ này, doanh nghiệp phân tích các yêu cầu của từng vị trí công việc để xác định những kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thông qua việc đánh giá yêu cầu của từng công việc, bộ phận L&D có thể xác định những năng lực cần được đào tạo cho từng nhóm chức danh hoặc phòng ban.

2.3. Cấp độ cá nhân (Individual)

Cấp độ cá nhân tập trung đánh giá năng lực thực tế của từng nhân viên nhằm xác định khoảng cách giữa năng lực hiện tại và tiêu chuẩn của vị trí. Kết quả phân tích giúp doanh nghiệp nhận diện ai là người cần được đào tạo, nội dung đào tạo phù hợp và mức độ ưu tiên của từng nhu cầu phát triển.

Ba cấp độ này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Khi được triển khai đồng bộ, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về nhu cầu đào tạo, từ định hướng phát triển của tổ chức, yêu cầu của từng công việc đến năng lực của từng cá nhân. Đây cũng là cơ sở để xây dựng kế hoạch đào tạo sát với thực tế và sử dụng hiệu quả nguồn lực đầu tư cho hoạt động L&D.

3. Làm sao để xác định nhu cầu đào tạo?

Để xác định đúng nhu cầu đào tạo, người làm L&D cần nhìn sâu hơn việc nhân sự "thiếu kỹ năng gì". Điều quan trọng là phải tìm ra nguyên nhân của khoảng cách năng lực, mức độ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và liệu đào tạo có thực sự là giải pháp phù hợp.

Tại Link Power, trước khi thiết kế bất kỳ chương trình đào tạo hay dự án tư vấn phát triển năng lực nào, đội ngũ chuyên gia đều sử dụng một bộ câu hỏi để thu thập thông tin và đánh giá nhu cầu đào tạo. Bộ câu hỏi này được đúc kết từ quá trình triển khai hàng trăm chương trình đào tạo và tư vấn cho doanh nghiệp ở nhiều quy mô khác nhau.

Các câu hỏi được chia thành ba nhóm theo trình tự đánh giá, giúp doanh nghiệp đi từ việc xác định vấn đề đến lựa chọn giải pháp phù hợp.

Nhóm 1: Xác định khoảng cách năng lực (Performance Gap)

Đầu tiên, cần làm rõ nhân sự đang thiếu gì và khoảng cách đó ảnh hưởng như thế nào đến kết quả công việc.

• Cá nhân đang thiếu năng lực, kiến thức hay kỹ năng nào để hoàn thành công việc?
• Khoảng thiếu hụt này tác động như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp?
• Khoảng cách giữa tiêu chuẩn mong muốn và thành tích công việc là bao nhiêu? Người lao động đã hiểu rõ tiêu chuẩn mong muốn ở họ hay chưa?

Nhóm 2: Đánh giá mức độ cấp thiết

Sau khi xác định được năng lực thiếu hụt và khoảng cách, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ ảnh hưởng để quyết định có nên ưu tiên giải quyết hay không.

• Vấn đề này xảy ra thường xuyên hay chỉ xuất hiện trong một số tình huống cụ thể?
• Có những bằng chứng nào chứng minh cho sự thiếu hụt trên? Mức độ tin cậy của các bằng chứng đó ra sao?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu sự thiếu hụt này không được khắc phục? Hoặc tầm quan trọng của việc san bằng những thiếu hụt này?

Nhóm 3: Xác định giải pháp phù hợp

Đây là bước giúp doanh nghiệp quyết định đào tạo có phải là giải pháp tối ưu hay cần kết hợp với các biện pháp quản trị khác.

• Có sự thay đổi nào trong môi trường làm việc dẫn đến sự thiếu hụt năng lực này?
• Nhân sự hiện đã có những kỹ năng nào? Có kỹ năng nào đang có nhưng chưa được phát huy?
• Những giải pháp nào có thể giải quyết vấn đề? Giải pháp nào khả thi và hiệu quả nhất?
• Có giải pháp nào đơn giản hoặc phù hợp hơn việc đào tạo không? Những giải pháp nào sẽ có khả năng thành công nhất?
• Điều gì có thể động viên nhân sự bù đắp những thiếu hụt này hữu hiệu nhất?
• Hình thức, cách thức học tập nào được nhân sự yêu thích?

4. Quy trình phân tích nhu cầu đào tạo

Để hoạt động đào tạo mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình phân tích nhu cầu đào tạo một cách bài bản thay vì chỉ dựa trên đề xuất của các phòng ban. Dưới đây là quy trình phổ biến mà nhiều doanh nghiệp áp dụng.

• Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh và mục tiêu đào tạo

Làm rõ doanh nghiệp đang muốn giải quyết vấn đề gì hoặc hướng đến mục tiêu nào trong từng giai đoạn. Đây là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo có thực sự cần thiết hay không.

• Bước 2: Thu thập dữ liệu về hiệu suất và năng lực

Thu thập thông tin từ nhiều nguồn như KPI, đánh giá hiệu suất, khung năng lực, phản hồi của quản lý, khảo sát nhân viên hoặc kết quả quan sát thực tế.

• Bước 3: Xác định khoảng cách năng lực (Gap Analysis)

So sánh năng lực hiện tại với năng lực cần có của từng vị trí hoặc từng nhóm nhân sự để xác định khoảng cách cần được cải thiện.

• Bước 4: Phân tích nguyên nhân của khoảng cách

Đánh giá nguyên nhân xuất phát từ thiếu kiến thức, kỹ năng hay do các yếu tố khác như quy trình, công cụ, chính sách hoặc môi trường làm việc.

• Bước 5: Xác định đối tượng và nội dung cần đào tạo

Lựa chọn nhóm nhân sự cần tham gia đào tạo, đồng thời xác định các năng lực và chủ đề ưu tiên để phát triển.

• Bước 6: Lựa chọn giải pháp phát triển phù hợp

Quyết định hình thức can thiệp phù hợp. Bên cạnh thiết kế chương trình đào tạo, doanh nghiệp cũng có thể kết hợp coaching, mentoring, luân chuyển công việc hoặc cải tiến quy trình nếu cần.

• Bước 7: Xây dựng kế hoạch triển khai và tiêu chí đánh giá

Hoàn thiện kế hoạch đào tạo với các nội dung về mục tiêu, thời gian, ngân sách, phương pháp triển khai và chỉ số đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Người làm L&D có thể sử dụng mô hình Kirkpatrick để đánh giá hiệu quả đào tạo.

5. Phương pháp phân tích nhu cầu đào tạo

Phân tích khoảng trống năng lực (Gap Analysis)

Đây là phương pháp phổ biến nhất trong hoạt động L&D. Doanh nghiệp sẽ so sánh năng lực hiện tại của nhân sự với tiêu chuẩn năng lực hoặc yêu cầu của vị trí công việc để xác định khoảng cách cần được cải thiện. Khoảng trống năng lực có thể liên quan đến kiến thức, kỹ năng, thái độ hoặc năng lực thực thi công việc. Kết quả phân tích sẽ giúp doanh nghiệp xác định nội dung đào tạo ưu tiên và đối tượng cần tham gia.

Phỏng vấn nhân viên

Phỏng vấn trực tiếp giúp bộ phận L&D hiểu rõ những khó khăn mà nhân viên đang gặp phải trong quá trình làm việc. Đồng thời, đây cũng là cách thu thập kỳ vọng phát triển nghề nghiệp và nhu cầu học tập từ chính người lao động. Ngoài nhân viên, doanh nghiệp nên phỏng vấn quản lý trực tiếp để có thêm góc nhìn về năng lực của đội ngũ và những khoảng cách cần được cải thiện.

Quan sát thực tế

Quan sát quá trình làm việc là phương pháp giúp doanh nghiệp đánh giá năng lực thông qua hành vi và kết quả thực tế thay vì chỉ dựa vào báo cáo hoặc ý kiến chủ quan. Thông qua việc quan sát, L&D có thể phát hiện những vấn đề trong cách thực hiện công việc, mức độ tuân thủ quy trình hoặc các kỹ năng còn hạn chế mà nhân sự chưa nhận ra.

Khảo sát và bảng câu hỏi

Khảo sát là phương pháp phù hợp khi doanh nghiệp cần thu thập thông tin từ số lượng lớn nhân sự trong thời gian ngắn. Các bảng câu hỏi có thể được thiết kế để đánh giá nhu cầu học tập, mức độ tự tin về năng lực hoặc những kỹ năng nhân viên mong muốn phát triển. Dữ liệu khảo sát giúp L&D có thêm căn cứ để xây dựng kế hoạch đào tạo và xác định các chủ đề được ưu tiên.

Đánh giá hiệu suất

Kết quả đánh giá hiệu suất là nguồn dữ liệu quan trọng để xác định nhu cầu đào tạo. Thông qua KPI, mục tiêu công việc, đánh giá năng lực hoặc phản hồi từ quản lý, doanh nghiệp có thể nhận diện những khoảng cách giữa kết quả thực tế và kỳ vọng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hiệu suất thấp chưa chắc xuất phát từ việc thiếu năng lực. Vì vậy, doanh nghiệp nên kết hợp đánh giá hiệu suất với các phương pháp khác để xác định đúng nguyên nhân trước khi quyết định triển khai đào tạo.

Kết luận

Phân tích nhu cầu đào tạo là bước khởi đầu quyết định hiệu quả của mọi chương trình L&D. Khi xác định đúng khoảng cách năng lực và nguyên nhân của vấn đề, doanh nghiệp sẽ xây dựng được kế hoạch đào tạo sát thực tế, tối ưu ngân sách và tạo ra tác động rõ ràng đến hiệu suất làm việc.

Muốn xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản thay vì cảm tính? Khóa học Phân Tích Nhu Cầu Đào Tạo (Training Needs Analysis - TNA) thuộc chương trình L&D Specialist của Link Power sẽ giúp người làm L&D nắm vững quy trình, công cụ và phương pháp xác định nhu cầu đào tạo. Từ đó, anh chị có thể thiết kế các chương trình đào tạo đúng trọng tâm và mang lại giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp.