Thay vì phải tốn giấy bút để có thể kiểm tra và ghi nhận lại thông tin của các ứng viên tiềm năng hay lên một kế hoạch tuyển dụng cho một loạt nhân sự trong tháng này hay quý tới. Giờ đây bạn có thể ghi nhận lại hết trong một mô hình. Mô hình ấy có tên là 9 Box Grid hay mô hình lưới 9 ô. Đây được coi là công cụ có thể đánh giá hiệu suất và tiềm năng nhân viên trong tổ chức của mình. Vậy mô hình này là mô hình gì mà có thể quản lý một loạt nhân sự như vậy? Tại sao đây được coi là công cụ phổ biến mà ai làm nhân sự cũng đều sử dụng? Hãy cùng LinkPower tìm hiểu trong nội dung ngay bài viết dưới đây!
1. Khái niệm 9 Box Grid
9 Box Grid hay mô hình lưới 9 ô là một công cụ quan lý nhân tài qua việc đánh giá hiệu suất, đánh giá tiềm năng nhân viên trong tổ chức. Bằng việc kết hợp các nhân tố này lại với nhau và chia thành 9 nhóm chính tương ứng với 9 ô.
9 Box Grid là một trong những mô hình, công cụ được sử dụng phổ biến rộng rãi, nổi tiếng tại các tổ chức dùng để đánh giá nhân viên. Nó giúp liên kết chặt chẽ các sáng kiến phát triển và quản lý nhân tài của tổ chức. Với mục đích sau cùng nhằm mang đến một giá trị cao nhất. Với 9 ô này, mô hình giúp triển khai được các chiến lược huấn luyện, phát triển và quán lý nhân tài cụ thể thuộc các nhóm nhân viên khác nhau.
>> Xem thêm: Hệ thống quản lý thành tích
2. Cấu trúc, tiêu chí xây dựng của 9 Box Grid
Mô hình 9 Box Grid hay Lưới 9 Ô được chia thành 9 ô. Mỗi ô đại điện cho một nhóm nhân viên với mức độ hiệu suất và tiềm năng khác nhau bao gồm:
2.1 Đo lường hiệu suất công việc với 9 Box Grid - Trục Ngang
Đối với hộp 9 Box Grid sẽ bao gồm mức độ hiệu suất: Thấp, trung bình và cao. Trong quá trình đánh giá hiệu suất, nhân viên sẽ được chấm điểm dựa theo thang điểm này:
- Hiệu suất cao: Nhóm nhân viên hoàn thành xuất sắc hoặc vượt mức kỳ vọng công việc, đạt được các mục tiêu đề ra và có đóng góp to lớn cho tổ chức.
- Hiệu suất trung bình: Nhóm nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. Đáp ứng yêu cầu cơ bản, có khả năng hoàn thành tốt hơn nếu được hỗ trợ và đào tạo.
- Hiệu suất thấp: Nhóm nhân viên không hoàn thành tốt công việc được giao, thường xuyên mắc sai sót và có năng suất thấp.
2.2 Đánh giá tiềm năng phát triển theo 9 Box Grid - Trục Dọc
Còn trục dọc thể hiện tiềm năng phát triển trong tương lại của nhân viên. Đây là một trong 2 yếu tố được dùng để đánh giá trong mô hình theo mức độ cao, trung bình, thấp bao gồm:
- Tiềm năng cao: Nhóm nhân viên có khả năng học hỏi nhanh, thích nghi tốt, có tư duy sáng tạo, khả năng lãnh đạo. Và có thể phát triển lên những vị trí cao hơn trong tổ chức.
- Tiềm năng trung bình: Nhóm nhân viên có khả năng học hỏi và thích nghi ở mức trung bình. Nhóm này có thể phát triển nếu được đào tạo và bồi dưỡng phù hợp.
- Tiềm năng thấp: Nhóm nhân viên có khả năng học hỏi và thích nghi chậm. Tư duy hạn hẹp và khó có thể phát triển lên những vị trí cao hơn trong tổ chức.
2.3 Cách thức phối hợp giữa việc đo lường "hiệu suất" và "tiềm năng" trong từng ô của 9 Box Gird
Dựa trên bảng lưới 3 x 3 = 9 ô, ta có được biểu đồ để phân định được các tài năng và phân định chúng vào từng ô sau khi đã trải qua bước đánh giá tiềm năng và hiệu suất. Doanh nghiệp dựa vào bảng này sẽ đưa ra các quyết định phát triển nguồn lực khác nhau cho tổ chức:
- Hiệu suất thấp - Tiềm năng thấp: Nhân viên không đạt hiệu suất mong đợi và cũng không có nhiều tiềm năng phát triển. Cần xem xét lại vai trò của họ hoặc các biện pháp cải thiện.
- Hiệu suất thấp - Tiềm năng trung bình: Nhân viên không đạt hiệu suất mong đợi nhưng có tiềm năng phát triển. Cần cung cấp hỗ trợ và đào tạo để nâng cao hiệu suất.
- Hiệu suất thấp - Tiềm năng cao: Nhân viên không đạt hiệu suất mong đợi nhưng có tiềm năng phát triển cao. Cần đầu tư đào tạo và phát triển để khai thác tiềm năng.
- Hiệu suất trung bình - Tiềm năng thấp: Nhân viên đạt hiệu suất trung bình nhưng không có nhiều tiềm năng phát triển. Cần đánh giá liệu có thể cải thiện hiệu suất hoặc tiềm năng của họ không.
- Hiệu suất trung bình - Tiềm năng trung bình: Nhân viên đạt hiệu suất và tiềm năng trung bình. Có thể cần các chương trình phát triển để tăng cường cả hiệu suất và tiềm năng.
- Hiệu suất trung bình - Tiềm năng cao: Nhân viên đạt hiệu suất trung bình nhưng có tiềm năng phát triển cao. Cần tập trung vào các chương trình phát triển để khai thác tiềm năng.
- Hiệu suất cao - Tiềm năng thấp: Nhân viên đạt hiệu suất cao nhưng tiềm năng phát triển không cao. Phù hợp với các vị trí cần hiệu suất cao mà không yêu cầu nhiều tiềm năng phát triển.
- Hiệu suất cao - Tiềm năng trung bình: Nhân viên đạt hiệu suất cao và có tiềm năng phát triển trung bình. Cần xem xét các cơ hội thăng tiến hoặc phát triển bổ sung
- Hiệu suất cao - Tiềm năng cao: Nhân viên đạt hiệu suất cao và có tiềm năng phát triển cao. Đây là những nhân viên có khả năng thăng tiến nhanh và cần được đầu tư phát triển nhiều hơn
3. Lợi ích của 9 Box Gird
Mô hình 9 Box là một công cụ rất hữu ích nhằm đánh giá tiềm năng của nhân viên trong tương lai của tổ chức. Ảnh hưởng trực tiếp đến việc đưa ra quyết định về phát triển và thăng tiến cho họ. Tuy nhiên, đây chỉ nên được coi là công cụ và không nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Các quyết định cuối cùng cần được xem xét và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí, yếu tố khác nhau. Ta có thể kể đến các lợi ích như:
- Giúp nhận diện tài năng trong tổ chức.
- Hỗ trợ phát triển kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự.
- Tăng cường hiệu suất làm việc và gắn kết nhân viên.
4. Cách áp dụng 9 Box Grid trong quản lý nhân sự
Dựa theo những tiêu chí có trong 9 Box Grid và ý nghĩa của từng ô có trong nó. Để áp dụng được ma trận 9 Box Grid, bạn có thể tham khảo những bước cơ bản dưới đây. Để có thể áp dụng ngay vào chính doanh nghiệp của mình một cách linh hoạt như sau:
- Bước 1: Thu thập dữ liệu hiệu suất và tiềm năng.
- Bước 2: Phân loại nhân viên vào các ô tương ứng.
- Bước 3: Xây dựng kế hoạch hành động cho từng nhóm nhân viên.
- Bước 4: Theo dõi và đánh giá tiến độ.
>> Xem thêm chi tiết: "Cách áp dụng 9 Box Grid trong quản lý nhân sự"
5. Những thách thức và giải pháp khi sử dụng 9 Box Grid
- Đánh giá tiềm năng của nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị hoặc thiếu thông tin đầy đủ. Giải pháp ở đây là sử dụng nhiều nguồn dữ liệu. Đánh giá 360 độ, phản hồi từ đồng nghiệp, và kết quả KPI để có cái nhìn toàn diện. Đào tạo người đánh giá: Cung cấp đào tạo về cách đánh giá công bằng và khách quan
- Tiềm năng rất khó định lượng, có thể dẫn đến đánh giá không chính xác. Nên tổ chức cần xác định các đặc điểm cụ thể của tiềm năng như khả năng lãnh đạo, học hỏi nhanh, và thích nghi
- Quá trình đánh giá không minh bạch hoặc không công bằng, dẫn đến thiếu sự tham gia tích cực. Nên cần giải thích rõ ràng mục đích, quy trình và kết quả đánh giá với nhân viên. Tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi về quá trình đánh giá.
- Kế hoạch phát triển phù hợp sẽ gặp nhiều khó khăn về tài nguyên và thời gian. Nên hãy xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân. Tạo ra các kế hoạch cụ thể cho từng nhân viên dựa trên vị trí của họ.
- Thiếu theo dõi và đánh giá liên tục. Một lần đánh giá không đủ để đảm bảo sự phát triển liên tục của nhân viên. Nên cần đánh giá ít nhất hàng năm để theo dõi tiến trình và điều chỉnh kế hoạch và theo dõi tiến độ
- Nếu 9 Box Grid không liên kết với chiến lược kinh doanh, nó có thể trở nên không hiệu quả. Giải pháp là nên đảm bảo rằng việc sử dụng 9 Box Grid hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức
Ngoài những giải pháp đi kèm với những thách thức riêng trên. Việc kết hợp 9 Box Grid trong quản trị nhân sự nhất định phải đảm bảo hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Đây là điều sau cùng mà mọi tổ chức đều hướng tới.
Với những chia sẻ trên của Link Power, hy vọng bạn đọc có thể nắm và triển khai được công cụ, mô hình 9 Box Grid này. Phát huy tối đa hiệu suất của nó để có thể sàng lọc, phát triển "kế hoạch kế thừa". Quản lý hiệu suất và giữ chân nhân tài phục vụ công việc, hướng tới mục tiêu to lớn của tổ chức. Hoặc có thể tham gia ngay khóa học Hoạch Định Kế Nhiệm - Succession Planning. Khóa học được giảng dạy bởi đội ngũ giảng viên của Link Power với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Learning & Development. Giúp bạn có thể nhận diện và đánh giá nhân tài tại doanh nghiệp mình ngay hôm nay.