CÁCH ĐO LƯỜNG ROI ĐÀO TẠO ĐỂ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẦU TƯ L&D

1. ROI là gì? Tìm hiểu ROI đào tạo

ROI (Return on Investment) là chỉ số dùng để đánh giá hiệu quả của một khoản đầu tư dựa trên giá trị thu được so với chi phí đã bỏ ra. Trong đào tạo, ROI cho biết chương trình tạo ra bao nhiêu giá trị tài chính so với tổng chi phí doanh nghiệp đầu tư. Công thức tính phổ biến: ROI (%) = (Lợi ích từ đào tạo - Chi phí đào tạo) / Chi phí đào tạo × 100.

Tuy nhiên, không phải kết quả đào tạo nào cũng có thể quy đổi trực tiếp thành tiền. Một số kết quả như cải thiện năng lực quản lý, tăng khả năng phối hợp hoặc nâng cao mức độ sẵn sàng của đội ngũ cần được đánh giá bằng các chỉ số phù hợp. Vì vậy, ROI nên được xem cùng với các chỉ số về học tập, hành vi, năng lực và hiệu suất công việc.

2. Vì sao phải đo lường ROI trong đào tạo?

• Chứng minh giá trị của hoạt động đào tạo: Đào tạo cần được nhìn nhận như một khoản đầu tư thay vì một khoản chi phí cố định. ROI giúp L&D có dữ liệu để chứng minh chương trình đã tạo ra giá trị gì cho doanh nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả chương trình: Số người tham gia, tỷ lệ hoàn thành hay mức độ hài lòng chưa phản ánh đầy đủ hiệu quả đào tạo. Doanh nghiệp cần xem người học có ứng dụng được năng lực vào công việc và tạo ra thay đổi hay không.
• Tối ưu ngân sách đào tạo: Khi biết chương trình nào tạo ra giá trị cao, L&D có thêm cơ sở để phân bổ ngân sách. Những chương trình có kết quả chưa đạt kỳ vọng cũng có thể được điều chỉnh về nội dung, phương pháp hoặc cách triển khai.
• Gắn đào tạo với kết quả kinh doanh: ROI giúp kết nối hoạt động L&D với các chỉ số mà doanh nghiệp quan tâm như năng suất, doanh thu, chi phí, chất lượng hoặc tỷ lệ giữ chân nhân sự.

3. Hướng dẫn cách đo lường ROI trong hoạt động đào tạo

Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo

Bước đầu tiên là xác định chương trình đào tạo cần giải quyết vấn đề gì của doanh nghiệp. Cần phân tích nhu cầu đào tạo để tìm ra khoảng cách giữa năng lực hiện tại và yêu cầu của công việc. Việc xác định đúng vấn đề giúp doanh nghiệp tránh triển khai đào tạo cho những nguyên nhân không xuất phát từ năng lực.

Chẳng hạn, tỷ lệ hoàn thành dự án thấp có thể đến từ năng lực quản lý dự án chưa đáp ứng yêu cầu. Tuy nhiên, nguyên nhân cũng có thể nằm ở quy trình, nguồn lực hoặc cách phân bổ công việc. Nếu nguyên nhân thuộc về năng lực, đào tạo mới là một giải pháp phù hợp để can thiệp. Sau khi xác định vấn đề, mục tiêu đào tạo nên được thiết lập theo nguyên tắc SMART để có cơ sở đo lường.

Ví dụ về mục tiêu đào tạo:

• Mục tiêu chưa rõ: Nâng cao năng lực quản lý dự án cho đội ngũ quản lý.
• Mục tiêu SMART: Trong 3 tháng sau đào tạo, tăng tỷ lệ dự án hoàn thành đúng hạn từ 75% lên 90% đối với nhóm quản lý tham gia chương trình.

Mục tiêu càng cụ thể, việc xác định chỉ số và tính toán hiệu quả sau đào tạo càng thuận lợi.

Bước 2: Thiết lập các chỉ số cơ sở

Sau khi có mục tiêu, L&D cần xác định dữ liệu cơ sở trước khi tiến hành đào tạo. Đây là mốc để so sánh với kết quả sau đào tạo. Doanh nghiệp cần trả lời hai câu hỏi: “Hiện tại đang ở mức nào?”, “Sau đào tạo muốn thay đổi đến mức nào?”

Các chỉ số có thể được lựa chọn tùy theo mục tiêu chương trình, chẳng hạn:

• Tỷ lệ hoàn thành dự án đúng hạn.
• Tỷ lệ lỗi trong sản xuất.
• Doanh số bán hàng.
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.
• Thời gian xử lý công việc.
• Năng suất lao động.
• Tỷ lệ nghỉ việc.
• Mức độ hoàn thành KPI.

Bước 3: Xác định ngân sách đào tạo

ROI phụ thuộc trực tiếp vào tổng chi phí đầu tư. Vì vậy, L&D cần xác định đầy đủ các khoản chi phí đào tạo liên quan đến chương trình.

Chi phí có thể bao gồm:

• Phí thuê chuyên gia hoặc đơn vị đào tạo.
• Chi phí tài liệu và học cụ.
• Chi phí địa điểm, thiết bị.
• Chi phí nền tảng hoặc LMS.
• Chi phí đi lại, lưu trú nếu có.
• Thời gian nhân sự tham gia đào tạo.
• Chi phí tổ chức và quản lý chương trình.

Bước 4: Xây dựng phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu cần được thiết kế trước khi đào tạo, thay vì chờ đến khi chương trình kết thúc mới tìm cách đánh giá. L&D cần xác định rõ dữ liệu nào sẽ được thu thập, thu thập từ đâu, vào thời điểm nào và ai chịu trách nhiệm cung cấp.

Một số phương pháp thường được sử dụng gồm:

• Bài kiểm tra trước và sau đào tạo.
• Khảo sát phản hồi của học viên.
• Đánh giá của quản lý trực tiếp.
• Quan sát hành vi tại nơi làm việc.
• So sánh KPI trước và sau đào tạo.
• Dữ liệu từ hệ thống quản trị nhân sự hoặc kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình Kirkpatrick để đánh giá 4 cấp độ gồm phản ứng, học tập, hành vi và kết quả. Đây cũng là phương pháp Link Power sử dụng trong hoạt động đào tạo in-house cho các tổ chức, doanh nghiệp để đo lường mức độ thay đổi hành vi.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần quy đổi kết quả đào tạo thành giá trị tài chính, mô hình Phillips ROI có thể được sử dụng để bổ sung bước tính toán ROI. Nhiều nền tảng LMS cũng hỗ trợ quá trình này thông qua việc theo dõi tỷ lệ hoàn thành, kết quả học tập, thời gian học và lịch sử tham gia của nhân viên.

Bước 5: Theo dõi và phân tích kết quả

Sau đào tạo, L&D cần theo dõi các chỉ số đã xác định và so sánh với dữ liệu cơ sở. Tuy nhiên, sự cải thiện của một chỉ số chưa thể mặc định là kết quả của đào tạo. L&D cần xem xét các yếu tố khác có thể tác động đến kết quả.

Ví dụ, doanh số tăng 10% sau chương trình đào tạo bán hàng. Mức tăng này có thể đến từ năng lực nhân viên, nhưng cũng có thể chịu ảnh hưởng từ chiến dịch marketing, thay đổi chính sách giá hoặc thị trường.

Do đó, việc phân tích cần cố gắng xác định phần giá trị thực sự có liên quan đến đào tạo. Sau khi xác định được lợi ích tài chính từ đào tạo, doanh nghiệp có thể tính ROI theo công thức: ROI (%) = (Lợi ích tài chính từ đào tạo - Tổng chi phí đào tạo) / Tổng chi phí đào tạo × 100.

4. Những lưu ý khi đo lường ROI đào tạo

Vai trò của quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung là người trực tiếp theo dõi và hỗ trợ nhân viên ứng dụng năng lực sau đào tạo. Vì vậy, L&D nên phối hợp với quản lý để xác định hành vi cần thay đổi, chỉ số cần theo dõi và cách đánh giá kết quả trong công việc.

Ví dụ, sau chương trình đào tạo kỹ năng giao việc, quản lý có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng đầu ra và số lần nhân viên phải làm lại. Sự đồng hành của quản lý giúp dữ liệu sau đào tạo phản ánh sát hơn khả năng ứng dụng vào thực tế.

Lựa đúng chương trình cần đo ROI

Không phải chương trình nào cũng phù hợp để đo ROI ở cùng một mức độ. Các chương trình gắn trực tiếp với kết quả kinh doanh như bán hàng, năng suất, chất lượng hoặc quản lý dự án thường dễ quy đổi thành giá trị tài chính hơn.

Với các chương trình phát triển năng lực dài hạn như lãnh đạo, văn hóa hoặc kế nhiệm, doanh nghiệp có thể ưu tiên các chỉ số về năng lực, hành vi và hiệu suất. L&D nên cân nhắc mục tiêu, quy mô đầu tư và khả năng thu thập dữ liệu trước khi lựa chọn chương trình để tính ROI.

Đo ROI theo thời gian

ROI đào tạo không nên chỉ được đo một lần ngay sau khi khóa học kết thúc. Người học cần thời gian để áp dụng kiến thức, hình thành hành vi mới và tạo ra thay đổi trong hiệu suất. Bộ phận L&D có thể thiết lập các mốc đánh giá trước đào tạo, sau đào tạo, sau 1-3 tháng và sau 3-6 tháng tùy chương trình. Việc theo dõi liên tục giúp xác định kết quả có được duy trì hay không và phát hiện những yếu tố đang cản trở khả năng ứng dụng.

Đo lường ROI đào tạo giúp doanh nghiệp đánh giá giá trị thực tế từ khoản đầu tư cho L&D. Khi mục tiêu, chỉ số và phương pháp đo lường được xác định từ đầu, L&D có thể chứng minh hiệu quả đào tạo và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp. Để làm tốt điều này, L&D Manager cần vững năng lực từ phân tích nhu cầu, lập kế hoạch, quản lý ngân sách đến đánh giá hiệu quả đào tạo.

Chương trình L&D Manager tại Link Power trang bị cho học viên các năng lực cốt lõi trong quản trị đào tạo. Khóa học được chia thành 3 cấp độ đầu vào với nội dung hướng đến khả năng ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp. Từ đó, người làm L&D có thể từng bước nâng cao năng lực quản lý và tạo ra giá trị rõ hơn từ hoạt động đào tạo.