OJT LÀ GÌ? QUY TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI ON THE JOB TRAINING

1. OJT là gì?

1.1. Khái niệm On the Job training

OJT là viết tắt của cụm từ On the Job Training, được hiểu là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Người học sẽ được hướng dẫn thông qua các nhiệm vụ thực tế, dưới sự hỗ trợ của quản lý, chuyên gia hoặc nhân viên có kinh nghiệm.

Khác với các chương trình đào tạo tập trung trong lớp học, OJT giúp người học tiếp cận công việc thật ngay trong quá trình học tập. Họ vừa thực hiện nhiệm vụ vừa nhận phản hồi để điều chỉnh cách làm, từ đó rút ngắn thời gian thích nghi và nâng cao năng lực làm việc.

1.2. Các yếu tố cốt lõi của OJT

Một chương trình OJT hiệu quả thường bao gồm các yếu tố sau:

• Học tập gắn với công việc thực tế: Người học được giao các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến vị trí công việc. Nội dung đào tạo phản ánh đúng những tình huống mà họ sẽ gặp trong quá trình làm việc.
• Có người hướng dẫn đồng hành: Người hướng dẫn có thể là quản lý trực tiếp, chuyên gia nội bộ hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm. Họ đóng vai trò quan sát, hướng dẫn và hỗ trợ người học trong suốt quá trình thực hiện công việc.
• Phản hồi liên tục: Thay vì đợi đến cuối khóa học mới đánh giá, OJT tạo điều kiện để người học nhận phản hồi thường xuyên. Điều này giúp họ nhanh chóng nhận ra điểm cần cải thiện và điều chỉnh hành vi làm việc.
• Tập trung vào năng lực thực hành: Mục tiêu của OJT không chỉ là truyền đạt kiến thức mà còn giúp người học hình thành kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng xử lý công việc độc lập.

1.3. OJT khác gì với đào tạo truyền thống?

Tiêu chí	OJT	Đào tạo truyền thống
Môi trường học tập	Tại nơi làm việc	Phòng đào tạo hoặc lớp học
Nội dung	Công việc thực tế	Kiến thức, lý thuyết
Phương pháp	Học thông qua thực hành	Học thông qua giảng dạy
Người hướng dẫn	Quản lý hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm	Giảng viên nội bộ hoặc bên ngoài
Kết quả đạt được	Nâng cao năng lực thực hiện công việc	Nâng cao kiến thức và nhận thức

2. Các phương pháp đào tạo OJT (On the Job Training) phổ biến

2.1. Huấn luyện kèm cặp (Coaching)

Coaching là phương pháp đào tạo mà người có kinh nghiệm sẽ trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ và phản hồi cho người học trong quá trình làm việc. Người hướng dẫn thường là quản lý trực tiếp, trưởng nhóm hoặc chuyên gia nội bộ.

Thay vì chỉ truyền đạt kiến thức, coaching tập trung vào việc giúp nhân viên tự khám phá giải pháp và nâng cao năng lực giải quyết vấn đề. Quá trình huấn luyện diễn ra liên tục thông qua các cuộc trao đổi, hướng dẫn thực tế và phản hồi định kỳ.

Ưu điểm của Coaching:

• Cá nhân hóa nội dung đào tạo theo năng lực của từng nhân viên.
• Tăng tốc độ học hỏi và thích nghi với công việc.
• Phát triển tư duy chủ động và khả năng tự giải quyết vấn đề.
• Tăng sự kết nối giữa quản lý và nhân viên.

Phù hợp với:

• Nhân viên mới cần hội nhập nhanh.
• Nhân viên tiềm năng chuẩn bị thăng tiến.
• Các vị trí chuyên môn yêu cầu kỹ năng thực hành cao.

2.2. Luân chuyển công việc (Job Rotation)

Job Rotation là phương pháp đào tạo thông qua việc luân chuyển nhân viên giữa nhiều vị trí, bộ phận hoặc chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Mỗi giai đoạn luân chuyển giúp người học tiếp cận kiến thức, quy trình và góc nhìn mới.

Ví dụ, một nhân viên nhân sự có thể lần lượt trải nghiệm công việc tuyển dụng, đào tạo, C&B và HRBP trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp họ hiểu rõ hơn về toàn bộ hoạt động của phòng nhân sự.

Ưu điểm của Job Rotation:

• Mở rộng kiến thức và kỹ năng đa lĩnh vực.
• Giúp nhân viên hiểu rõ hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.
• Tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban.
• Hỗ trợ xây dựng đội ngũ kế thừa và phát triển lãnh đạo tương lai.

Phù hợp với:

• Chương trình phát triển nhân tài.
• Đào tạo đội ngũ quản lý kế cận.
• Doanh nghiệp muốn xây dựng nguồn nhân lực đa kỹ năng.

2.3. Theo dõi công việc (Job Shadowing)

Job Shadowing là hình thức đào tạo mà người học sẽ quan sát trực tiếp một nhân viên giàu kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Thông qua việc theo dõi, người học hiểu được cách thực hiện công việc, quy trình xử lý tình huống và các tiêu chuẩn vận hành thực tế.

Khác với coaching, người học trong giai đoạn đầu chủ yếu quan sát thay vì trực tiếp thực hiện nhiệm vụ. Sau khi nắm bắt quy trình, họ sẽ từng bước tham gia vào công việc dưới sự hướng dẫn của người phụ trách.

Ưu điểm của Job Shadowing:

• Giúp nhân viên nhanh chóng hiểu vai trò và trách nhiệm công việc.
• Tiếp cận kinh nghiệm thực tiễn từ người làm việc trực tiếp.
• Giảm sai sót trong giai đoạn làm quen.
• Tiết kiệm chi phí đào tạo so với các chương trình tập trung.

Phù hợp với:

• Nhân viên mới nhận việc.
• Nhân sự chuẩn bị chuyển đổi vị trí công tác.
• Các công việc yêu cầu quan sát quy trình trước khi thực hành.

2.4. Học hỏi qua dự án

Học hỏi qua dự án là phương pháp đào tạo thông qua việc giao cho nhân viên tham gia hoặc trực tiếp phụ trách một dự án thực tế. Trong quá trình thực hiện, người học sẽ vận dụng kiến thức chuyên môn, kỹ năng làm việc nhóm và khả năng giải quyết vấn đề để hoàn thành mục tiêu được giao.

Phương pháp này đặt người học vào những tình huống thực tế có tính thử thách cao. Từ đó, họ tích lũy kinh nghiệm thông qua quá trình làm việc thay vì chỉ tiếp nhận kiến thức một chiều.

Phù hợp với:

• Nhân viên có tiềm năng phát triển.
• Đội ngũ quản lý kế cận.
• Các vị trí cần phát triển năng lực tổng hợp và tư duy chiến lược.

2.5. Kiêm nhiệm công việc

Kiêm nhiệm công việc là hình thức mở rộng phạm vi nhiệm vụ của nhân viên bằng cách giao thêm các công việc liên quan ngoài trách nhiệm chính. Mục tiêu là giúp người học tiếp cận nhiều kỹ năng mới và hiểu rõ hơn về hoạt động của tổ chức.

Ví dụ, ngoài nhiệm vụ tuyển dụng, một chuyên viên Talent Acquisition có thể được giao tham gia hoạt động onboarding hoặc hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng. Quá trình này giúp nhân viên mở rộng kiến thức và phát triển thêm các năng lực cần thiết cho vị trí cao hơn trong tương lai.

Ưu điểm của kiêm nhiệm công việc:

• Mở rộng kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.
• Tăng tính linh hoạt của nguồn nhân lực.
• Giúp nhân viên hiểu sâu hơn về hoạt động liên quan.
• Tạo nguồn nhân sự đa năng cho doanh nghiệp.

Mỗi phương pháp OJT đều có ưu điểm riêng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hình thức hoặc kết hợp nhiều phương pháp để nâng cao hiệu quả đào tạo. Việc áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp nhân viên phát triển năng lực nhanh hơn và đóng góp giá trị thực tiễn cho tổ chức.

3. Quy trình 5 bước OJT tinh gọn tại doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng

Đây là bước nền tảng quyết định hiệu quả của toàn bộ chương trình OJT. Trước khi bắt đầu đào tạo, doanh nghiệp cần trả lời được câu hỏi: Sau chương trình này, nhân viên phải làm được gì?

Mục tiêu đào tạo cần gắn trực tiếp với yêu cầu công việc thay vì chỉ tập trung vào việc truyền đạt kiến thức. Một mục tiêu tốt cần đo lường được và có thời gian hoàn thành cụ thể.

Ví dụ:

• Nhân viên kinh doanh có thể tự thực hiện quy trình bán hàng sau 30 ngày.
• Chuyên viên tuyển dụng có thể tự tổ chức một đợt tuyển dụng hoàn chỉnh sau 2 tháng.
• Tổ trưởng sản xuất có thể hướng dẫn nhân viên mới vận hành máy móc theo đúng quy trình an toàn.

Bên cạnh mục tiêu về kỹ năng, doanh nghiệp cũng nên xác định các tiêu chí về thái độ và hành vi làm việc như:

• Tuân thủ quy trình.
• Chủ động phối hợp với đồng nghiệp.
• Thực hiện đúng tiêu chuẩn chất lượng.
• Đảm bảo tiến độ công việc.

Bước 2: Thiết kế chương trình, phương pháp OJT phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình đào tạo chi tiết để đảm bảo người học được tiếp cận đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết.

Một chương trình OJT hiệu quả thường bao gồm:
Nội dung đào tạo:
Liệt kê các kiến thức, kỹ năng và nhiệm vụ mà nhân viên cần nắm vững. Nội dung nên được sắp xếp theo trình tự từ đơn giản đến phức tạp.

Ví dụ với vị trí HRBP:

• Hiểu mô hình tổ chức.
• Nắm quy trình nhân sự nội bộ.
• Tham gia xử lý các vấn đề nhân sự đơn giản.
• Hỗ trợ triển khai dự án nhân sự.
• Tư vấn cho quản lý tuyến.

Thời gian đào tạo:
Doanh nghiệp cần xác định rõ thời gian cho từng giai đoạn học tập. Điều này giúp tránh tình trạng đào tạo kéo dài nhưng không mang lại kết quả cụ thể.

Ví dụ:

• Tuần 1: Quan sát và tìm hiểu quy trình.
• Tuần 2 đến tuần 4: Thực hành dưới sự giám sát.
• Tháng thứ 2: Thực hiện công việc độc lập.
• Tháng thứ 3: Đánh giá năng lực và hoàn thiện kỹ năng.

Phương pháp đào tạo
Không phải vị trí nào cũng phù hợp với cùng một hình thức OJT. Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Coaching để phát triển kỹ năng cá nhân.
• Job Shadowing để làm quen với công việc mới.
• Job Rotation để phát triển nguồn nhân lực kế thừa.
• Học hỏi qua dự án để nâng cao năng lực quản lý và phối hợp.
• Kiêm nhiệm công việc để mở rộng phạm vi kỹ năng.

Việc lựa chọn đúng phương pháp sẽ giúp tăng tốc độ học tập và tối ưu nguồn lực đào tạo.

Bước 3: Lựa chọn người chịu trách nhiệm đào tạo

Người hướng dẫn OJT cần đáp ứng đồng thời nhiều tiêu chí:

• Hiểu rõ công việc và quy trình thực hiện.
• Có kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế.
• Có khả năng truyền đạt dễ hiểu.
• Biết cách quan sát và phản hồi.
• Sẵn sàng hỗ trợ người học trong quá trình thực hành.

Tùy theo mô hình tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn quản lý trực tiếp/trưởng nhóm/nhân viên có thành tích tốt…

Để nâng cao hiệu quả đào tạo, doanh nghiệp nên chuẩn hóa vai trò của người hướng dẫn thông qua các nội dung sau:

• Mục tiêu đào tạo.
• Danh sách nội dung cần hướng dẫn.
• Kế hoạch theo dõi tiến độ.
• Biểu mẫu đánh giá.
• Cơ chế phản hồi.

Khi trách nhiệm được quy định rõ ràng, hoạt động OJT sẽ diễn ra có hệ thống và dễ kiểm soát chất lượng hơn.

Bước 4: Tiến hành On the Job Training

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quy trình. Người học sẽ trực tiếp tham gia công việc thực tế và học hỏi thông qua trải nghiệm hằng ngày.

Một chương trình OJT hiệu quả thường được triển khai theo nguyên tắc:

• Giải thích: Người hướng dẫn trình bày mục tiêu công việc, các bước thực hiện và những lưu ý quan trọng.
• Minh họa: Người hướng dẫn trực tiếp thực hiện công việc để nhân viên quan sát.
• Thực hành: Nhân viên bắt đầu thực hiện công việc dưới sự giám sát của người hướng dẫn.
• Phản hồi: Người hướng dẫn nhận xét, chỉ ra điểm mạnh, điểm cần cải thiện và đề xuất hướng điều chỉnh.
• Lặp lại: Người học tiếp tục thực hành cho đến khi đạt được tiêu chuẩn yêu cầu.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả chương trình OJT

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp đánh giá khác nhau như:

• Đánh giá năng lực: So sánh năng lực hiện tại với tiêu chuẩn của vị trí công việc.
• Đánh giá hiệu suất: Đo lường kết quả công việc thông qua KPI, OKR hoặc các chỉ số vận hành.
• Đánh giá hành vi: Quan sát khả năng phối hợp, giao tiếp, giải quyết vấn đề và mức độ chủ động của nhân viên.
• Đánh giá từ nhiều nguồn: Thu thập phản hồi từ quản lý, đồng nghiệp, người hướng dẫn và chính người học.

Sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp nên tổ chức buổi tổng kết để đánh giá mức độ đạt mục tiêu, ghi nhận những điểm cần cải thiện và xây dựng kế hoạch phát triển tiếp theo cho nhân viên.

4. Lợi ích của hoạt động On the Job Training

OJT tạo điều kiện để nhân viên học tập ngay trong quá trình làm việc thực tế. Thay vì mất nhiều thời gian tiếp cận lý thuyết, người học được trực tiếp quan sát, thực hành và nhận phản hồi từ người hướng dẫn. Điều này giúp rút ngắn thời gian hội nhập, tăng khả năng ghi nhớ và nhanh chóng đạt được năng suất mong muốn.

Ngoài ra, so với các chương trình đào tạo tập trung hoặc thuê giảng viên bên ngoài, OJT tận dụng chính nguồn lực nội bộ để đào tạo nhân sự. Doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều cho địa điểm, tài liệu hay chi phí tổ chức. Đồng thời, nhân viên vẫn tham gia công việc trong quá trình học tập nên hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động vận hành.

Nhiều kiến thức quan trọng trong doanh nghiệp tồn tại dưới dạng kinh nghiệm thực tiễn và khó truyền tải qua tài liệu. OJT giúp chuyển giao những kinh nghiệm này thông qua hoạt động kèm cặp, hướng dẫn và làm việc cùng nhau. Đây cũng là phương pháp hiệu quả để chuẩn bị nguồn nhân lực kế cận, đảm bảo tính liên tục trong hoạt động và phát triển tổ chức.

5. Ngành nghề nào phù hợp để thực hiện OJT?

Về bản chất, OJT phù hợp với những công việc đòi hỏi nhân viên tương tác trực tiếp với môi trường làm việc hoặc vận hành theo quy trình cụ thể. Dưới đây là những ngành nghề thường xuyên áp dụng OJT.

• Sản xuất và vận hành nhà máy:Công nhân sản xuất, tổ trưởng sản xuất, kỹ thuật viên vận hành máy, nhân viên kiểm soát chất lượng (QC), giám sát sản xuất…
• Kinh doanh và bán hàng: Nhân viên kinh doanh, chuyên viên tư vấn bán hàng, Chăm sóc khách hàng, nhân viên tổng đài…
• Nhà hàng, khách sạn và du lịch: Nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ, giám sát nhà hàng, quản lý khách sạn…
• Bán lẻ (Retail): Nhân viên bán hàng, thu ngân, cửa hàng trưởng, giám sát cửa hàng…
• Tài chính, ngân hàng và bảo hiểm: Chuyên viên quan hệ khách hàng, chuyên viên tín dụng, giao dịch viên, chuyên viên tư vấn bảo hiểm.
• Công nghệ thông tin (IT): Lập trình viên, Business Analyst, Tester, Project Coordinator
• Y tế và chăm sóc sức khỏe: Bác sĩ, y tá, điều dưỡng, kỹ thuật viên xét nghiệm, dược sĩ…
• Xây dựng và kỹ thuật: Kỹ sư hiện trường, Giám sát thi công, Kỹ thuật viên bảo trì…

Kết luận

OJT là phương pháp đào tạo giúp nhân viên phát triển năng lực thông qua công việc thực tế. Khi được triển khai với mục tiêu rõ ràng, lộ trình bài bản và cơ chế đánh giá phù hợp, OJT sẽ trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao và phát triển nguồn nhân lực bền vững.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ, phát triển đội ngũ kế thừa hoặc nâng cao năng lực quản lý đào tạo, chương trình L&D Manager tại Link Power sẽ giúp anh chị trang bị tư duy chiến lược, phương pháp xây dựng hệ thống Learning & Development và các công cụ triển khai đào tạo gắn liền với mục tiêu phát triển tổ chức.

Những câu hỏi thường gặp về OJT (On the job training)

1. On the job training là gì?

On the job training (OJT) là phương pháp đào tạo tại nơi làm việc, trong đó nhân viên học thông qua việc trực tiếp thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của quản lý hoặc người có kinh nghiệm. Hình thức này giúp người học nhanh chóng tiếp cận thực tế, nâng cao kỹ năng và rút ngắn thời gian thích nghi với vị trí công việc.

2. On the job training khác gì với Off the job training?

OJT diễn ra ngay tại nơi làm việc và tập trung vào thực hành thông qua các nhiệm vụ thực tế. Trong khi đó, Off the job training được thực hiện ngoài môi trường làm việc như lớp học, hội thảo hoặc khóa đào tạo trực tuyến, chủ yếu cung cấp kiến thức và kỹ năng mang tính lý thuyết trước khi áp dụng vào thực tế.

3. Các phương pháp đào tạo OJT phổ biến là gì?

Một số phương pháp OJT phổ biến gồm Coaching (huấn luyện kèm cặp), Job Shadowing (theo dõi công việc), Job Rotation (luân chuyển công việc), học hỏi qua dự án và kiêm nhiệm công việc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc kết hợp nhiều phương pháp tùy theo mục tiêu đào tạo và đặc thù từng vị trí.

4. Ngành nghề nào sử dụng on the job training?

OJT được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như sản xuất, bán hàng, dịch vụ khách hàng, nhà hàng khách sạn, bán lẻ, ngân hàng, bảo hiểm, công nghệ thông tin, nhân sự, logistics, y tế và xây dựng… Những ngành nghề yêu cầu kỹ năng thực hành và kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế thường đặc biệt phù hợp với phương pháp đào tạo này.