Với các tổ chức mới đưa OKRs vào áp dụng, việc xây dựng được OKRs cho toàn bộ tổ chức trong một quý là không hề dễ dàng. Mọi người chưa quen việc nhìn vào OKRs cấp trên để tạo OKRs của riêng mình, các quản lý cũng chưa có thói quen đàm phán với từng nhân viên. Nhà quản trị cần nắm rõ những cách thiết lập OKRs một cách hiệu quả, mang lại giá trị tối đa cho tổ chức.
I. Thời gian xây dựng
30 ngày là khoản thời gian lý tưởng để xây dựng một chu kì OKRs theo quý của một doanh nghiệp. Tổ chức nên đặt ra thời hạn cho toàn bộ việc thiết lập OKRs quý tiếp theo bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý cho tới tối đa ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo.
Quá trình này thường sẽ không thể kết thúc vào ngày cuối cùng của quý, bởi vì việc tổng kết OKRs của quý trước sẽ khó lòng hoàn thành vào ngày cuối cùng của quý, chúng ta cần số liệu được hoàn thành và tập hợp đầy đủ trước khi chấm điểm phân loại.
II. Các bước xây dựng OKRs
1. Thu thập ý tưởng về mục tiêu công ty
Thông thường ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra mục tiêu chính. Tuy nhiên trong một số trường hợp, cấp trên không nắm rõ được góc khuất của công việc hoặc góc nhìn khác của nhân viên nên việc lấy ý kiến của mọi người sẽ khách quan và đầy đủ.
Trong bước này doanh nghiệp cần tổ chức thu thập ý kiến của toàn bộ nhân viên về mục tiêu quý tới của công ty. Nhân viên có thể sẽ hiểu lầm rằng đây là thu thập ý tưởng mục tiêu cá nhân, vì vậy CEO hãy nói rõ yêu cầu của mình và hãy cho họ biết giá trị của việc thu thập ý tưởng này
2. Lựa chọn và công bố mục tiêu công ty
Sau khi đã gom được ý tưởng từ toàn bộ nhân viên, ban lãnh đạo sẽ sàng lọc và đưa ra mục tiêu chính. Những ý tưởng chất lượng về “điều gì là quan trọng” thường đến từ các lãnh đạo cấp cao, những người có tầm nhìn, chuyên môn và thông tin sâu rộng hơn nhân viên.
Nếu công ty chưa quen với công việc quản trị bài bản để có góc nhìn tổng thể đầy đủ về bức tranh doanh nghiệp của mình. Bạn có thể sử dụng một bản đồ chiến lược trong hệ thống lập kế hoạch và quản lý chiến lược BSC (Balanced Scorecard) hoặc mô hình kinh doanh Canvas để đưa ra và phân loại các ý tưởng về Mục tiêu của công ty
Chọn 2 đến 3 mục tiêu (Tối đa là 5 mục tiêu), sau đó hãy viết ra những mục tiêu đó cụ thể, rõ ràng, đầy cảm hứng và công bố với toàn thể công ty. Bạn cần giải thích rõ cho toàn bộ nhân viên lý do tại sao chúng ta lựa chọn mục tiêu này và nó có ý nghĩa như thế nào
3. Các nhân sự xây dựng OKR của riêng mình
Sau khi mục tiêu quan trọng của tổ chức được công bố, mỗi cá nhân cần tự suy nghĩ và viết bộ OKRs của riêng mình tuỳ thuộc vào vị trí và nhiệm vụ công việc của từng người.
Tại bước này tổ chức vẫn chưa thể tạo ra bộ OKRs đầy đủ. Việc CEO chỉ công bố Objective của toàn công ty mà chưa công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của cấp cao nhất cũng bao hàm ý đó. Bản thân người lãnh đạo cấp cao nhất cũng cần thêm các căn cứ để tạo ra các Kết quả chính của mình (OKRs cấp công ty).
Lưu ý:
Để không ai bị ảnh hưởng trong việc sáng tạo ra OKRs, các cá nhân không nên, thậm chí là không được phép tham khảo OKRs của nhau.
Chúng ta rất dễ bị ảnh hưởng bởi người khác, nhất là cấp trên. Ở bước này nếu mỗi người đều biết OKRs của nhau, sẽ tạo ra hiệu ứng Mỏ Neo, chúng ta sẽ nhìn thấy các OKRs dập khuôn! Hãy để mỗi người tự sáng tạo một chút
Mỗi người sẽ tự nhìn nhận khả năng, nguồn lực của bản thân, đặt mình là một thành viên của nhóm, của công ty để sáng tạo ra OKRs theo cách riêng của mình
Sau khi tất cả thành viên trong tổ chức đã viết được bộ OKRs của riêng mình (bao gồm cả những người trưởng nhóm), mỗi nhóm sẽ tự mình tổ chức các buổi họp chung để chia sẻ về OKRs của từng người. Điều này giúp cho mọi người có thể tham khảo góc nhìn và tìm ra các OKRs liên kết chéo của mình
4. Các trưởng nhóm xây dựng OKRs và hợp liên kết chéo
các trưởng nhóm (trưởng phòng) sẽ tiến hành họp 1:1. Mỗi người sẽ trình bày những ưu tiên của nhóm mình (bộ OKRs của trưởng nhóm) với người khác
Nếu một trưởng nhóm nhận thấy OKRs của bản thân cần có sự hỗ trợ từ trưởng nhóm khác, họ sẽ bàn bạc và đàm phán để bổ sung thêm vào bộ OKRs của mình. Đây là hướng liên kết chéo
5. Giám đốc công bố OKRs của công ty (của giám đốc)
Đây là bước cuối cùng theo hướng từ dưới lên, người Giám đốc sẽ họp bàn 1:1 cũng như họp chung toàn bộ các trưởng nhóm để nghe chia sẻ từ OKRs của mỗi nhóm
Tại bước này, người giám đốc cần có khả năng bao quát, tính toán để tạo ra OKRs của mình sao cho phát huy được OKRs của các trưởng nhóm. Một số trưởng nhóm sẽ có thể giữ nguyên OKRs của họ sau khi OKRs đã hoàn thành, một số sẽ cần phải thay đổi Mục tiêu, Kết quả chính và bổ sung bằng các Mục tiêu và Kết quả chính khác. Điều này là phụ thuộc vào bộ OKRs của Giám đốc
6. Các trưởng nhóm điều chỉnh OKRs của riêng mình
Sau khi Giám đốc đã hoàn thành bộ OKRs của công ty (OKRs của Giám đốc). Tất cả trưởng nhóm sẽ có những buổi họp 1:1 với giám đốc để đàm phán và điều chỉnh bộ OKRs của họ. Bên cạnh đó, các trưởng nhóm cũng sẽ ngồi lại và họp chung với nhau để bàn về liên kết chéo
7. Nhân viên tạo OKRs
Sau khi người trưởng nhóm đã điều chỉnh bộ OKRs của mình theo bộ OKRs của Giám đốc và đàm phán về bộ OKRs của mình với các nhóm liên quan khác. Lúc này người trưởng nhóm sẽ công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của mình đến các thành viên trong nhóm
Tất cả thành viên trong nhóm sẽ tiếp tục tạo, điều chỉnh bộ OKRs cá nhân
8. Kiểm tra liên kết chéo
Vì việc liên kết chéo các bộ OKRs thường rất phức tạp, nếu bạn bỏ quên một người phụ thuộc hoặc một người mà bạn phụ thuộc vào họ rất có thể sẽ ảnh hưởng đến việc liên kết mục tiêu trong toàn bộ tổ chức
9. Kiểm tra chất lượng OKRs
Sau khi tất cả mọi người đều đã có bộ OKRs của riêng mình. Hãy kiểm tra lại toàn bộ OKRs của tổ chức để đánh giá và sửa chữa lại những OKRs chưa viết tốt. Có 2 cachs chấm OKR đã tốt hay chưa:
Tính theo thang điểm từ 1-5
thể hiện sự liên kết với OKR của cấp trên, OKR công ty cũng tính theo thanh điểm 1-5
10. Công khai OKR chính thức.
Khi toàn bộ tổ chức đã hoàn thành xong bộ OKRs cho mỗi người, bước tiếp theo là công khai OKRs đến tất cả mọi người
Có nhiều cách để có thể công khai toàn bộ OKRs đến tất cả thành viên trong tổ chức. Bạn có thể sử dụng một file Google sheet, bạn cũng có thể in bộ OKRs ra những tờ giấy và dán ở nơi làm việc
>> Xem thêm: Các lỗi thường gặp khiến chiến lược OKR thất bại
III. Các bước triển khai kế hoạch OKRs
1. Đào tạo nội bộ
Đây là giai đoạn cấp lãnh đạo truyền cảm hứng, đưa lý thuyết vào nội bộ và giải quyết các vấn đề sau:
- Xác định rõ vì sao chọn OKRs?
- Xác định phạm vi
- Đào tạo nhân thức
- Đào tạo cách viết OKRs đúng
- Kiểm tra kiến thức OKRs toàn công ty
Trong bước này, đảm bảo toàn bộ đội ngũ đồng lòng triển khai OKRs, để họ tự có cảm hứng làm thay vì đợi lãnh đạo ra lệnh.
2. Xây dựng OKRs
- Bắt đầu từ việc lựa chọn các ưu tiên
- Lựa chọn mục tiêu ưu tiên theo 4 phối cảnh BSC
- Quá trình thiết lập OKRs là 2 chiều đồng thời từ dưới lên và từ trên xuống
Giai đoạn này, doanh nghiệp thiết lập mục tiêu cấp công ty. Ban lãnh đạo sẽ họp bàn với nhau để quyết định về mục tiêu OKRs của doanh nghiệp là gì, điều gì quan trọng nhất bây giờ. Sau khi chốt được kết quả then hốt và mục tiêu của Doanh nghiệp cần phải giải thích rõ với nhân viên vì sao chọn những hạn mục đó.
Quá trình thiết lập này cần phải đảm bảo 3 chiều: công ty áp xuống, dưới áp lên và thảo luận nội bộ thành viên trong nhóm. Để đảm bảo sự hài lòng và tính khả thi cho mục tiêu, đảm bảo “sự muốn làm” cho mỗi cá nhân. Tất nhiên, mục tiêu cuối cùng là phải cân bằng cả 2 vế: doanh nghiệp - nhân viên
3. Theo dõi liên tục quá trình thực hiện
- Kiểm tra, check in liên tục hằng tuần.
- Quản lý công việc liên tục với CFA
Đây là hai bước thực hiện vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai OKRs tại Doanh nghiệp. Việc này giúp các Doanh nghiệp trả lời được các câu hỏi như : Tiến độ OKRs đang tới đâu, mức độ tự tin,trở ngại, sáng kiến để khắc phục trở ngại,...
4. Đánh giá
- Cuối quý
- Đạt: điều chỉnh mục tiêu
- Không đạt : Kiểm tra lại xem đã nỗ lực thực hiện hay chưa.
Kết thúc một chu kì doanh nghiệp sẽ ngồi lại đánh giá chu kỳ qua và chuẩn bị cho kì kế tiếp
Tại buổi webinar OKRs quốc tế: Implementing OKRs In Vietnam, các chuyên gia đã nhận định rằng để xây dựng và triển khai OKR thành công, các nhà quản trị cấp cao cần phải hiểu rõ, hiểu sâu về OKRs thì mới có thể đưa ra những mục tiêu đúng đắn và chất lượng.
Việc triển khai OKRs cần có sự tham gia, căn chỉnh, liên kết, đồng bộ giữa các cấp quản trị và nhân viên theo “cơ chế 360 độ”. Tham gia khóa học OKRs uy tín là cách tốt nhất để nhà lãnh đạo, nhà quản trị nhân sự trở thành chuyên gia OKRs và triển khai phương pháp này vào doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu, tránh những sai lầm thường gặp khiến chiến lược OKR thất bại.
>> Xem thông tin chi tiết về khóa học OKR quốc tế: C-OKRP™ TẠI ĐÂY