XÂY DỰNG NGÂN SÁCH NHÂN SỰ MỚI NHẤT 2025

1. Khái niệm ngân sách là gì?

Tại chu kỳ hoạt động của một doanh nghiệp hằng năm, chuẩn bị khép lại một năm cũng là lúc đánh giá lại tình hình kinh tế thị trường nói chung và hoạt động kinh doanh tại tổ chức nói riêng. Hoạt động kinh doanh của tổ chức ở đây bao gồm các hoạt động nhân sự. Nó bao gồm các vấn đề tuyển dụng, chi trả lương thưởng, chế độ đãi ngộ, chính sách công việc...đặc biệt, đây còn là thời điểm quan trọng để khẩn trương xây dựng một kế hoạch và chính sách cho năm tới, đặc biệt là về Ngân Sách Nhân Sự.

Một kế hoạch ngân sách nhân sự được xây dựng hiệu quả sẽ giúp cho các bộ phận như tài chính, kế toán cân đối được nguồn tiền, nguồn ngân sách cho nhân lực đảm bảo chi phí về các mặt để chi trả và giữ chân nhân tài. Tránh thất thoát nguồn lực và lãng phí ngân sách

Với một tổ chức, ngân sách nhân sự là một bản chi phí chi tiết về các dự toán hàng năm liên quan đến nhân sự. Bao gồm các ngân sách lương thưởng, phúc lợi chi trả dành cho công nhân viên. So với thực tế, phạm vi ngân sách ngân sự còn bao gồm các khoản khác và rộng hơn rất nhiều.

Các loại hình ngân sách nhân sự phổ biến 

Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của tổ chức, ngân sách nhân sự được chia làm hai loại phổ biến như sau:

• Ngân sách điều chỉnh: Đây là loại ngân sách được xây dựng dựa trên các đánh giá dựa theo tình hình kinh doanh thực tế, tình hình thực hiện ngân sách của năm cũ kết hợp với những điều chỉnh định hướng của năm tiếp theo.  
• Ngân sách toàn diện: Đây là loại hình ngân sách được lập mới hoàn toàn và xác định tất cả các nguồn lực tập trung cho những mục tiêu ưu tiên hàng năm của doanh nghiệp.

Dù là loại hình ngân sách nào thì quá trình tạo lập và xây dựng ngân sách của nhân sự rất phức tạp và không hề đơn giản. Quá trình xây dựng kế hoạch ngân sách của một năm sẽ dựa trên các chỉ số đánh giá tổng quan dự trù của năm tiếp theo và số liệu thực tế của năm trước. 

2. Lợi ích việc xây dựng ngân sách nhân sự

Việc xây dựng được chính sách nhân sự mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và các cá nhân thuộc tổ chức:

Đối với tổ chức:

Việc có cho mình một chính sách nhân sự rõ ràng giúp nâng cao cho hoạt động quản lý trở nên dễ dàng, kéo theo năng suất lao động được tăng lên. Thúc đẩy được sự phát triển của tổ chức. Bên ngoài thu hút và giữ chân được các nhân tài tiềm năng vốn có, bên trong tăng cường được sự gắn kết của các thành viên lại với nhau.

Đặc biệt hơn hết giảm thiểu được các rủi ro về pháp lý, đảm bảo thi hành đúng với các quy định của pháp luật yêu cầu. Cuối cùng là bộ mặt của tổ chức ngày một nâng cao, góp phần tạo sự uy tín trên thị trường.

Đối với nhân viên:

Bản thân người đi làm, cống hiến bản thân cho tổ chức khi có được chính sách rõ ràng sẽ cảm thấy yên tâm. Hiểu được quyền và nghĩa vụ của mình trong tổ chức, nâng cao khả năng phát triển lâu dài qua các quy định và chính sách đào tạo, bồi dưỡng phát triển nghề nghiệp. Việc có được một chính sách dành cho bản thân minh bạch và công bằng đồng nghĩa với sự tôn trọng của tổ chức dành cho nhân viên của mình.

Căn cứ vào chính sách nhân sự này, nhân viên tự tin hơn trong lộ trình thăng tiến trong chính công việc của mình. Từ đó cải thiện được đời sống vật chất cũng như tinh thần của bản thân.

Nhìn chung, việc xây dựng chính sách nhân sự là một khoản đầu tư quan trọng giúp cho tổ chức phát triển một cách bền vững cũng như chính nhân viên của mình có thể phát huy tối đa tiềm lực của chính bản thân họ.

3. Quy trình xây dựng ngân sách nhân sự

Dưới đây là quy trình 8 bước xây dựng mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết. Quý công ty có thể tham khảo các bước này để áp dụng vào việc xây dựng một bản ngân sách nhân sự cho đơn vị để đạt kết quả tốt.

3.1 Xác định mục tiêu của việc lập ngân sách

Mục tiêu của việc xây dựng ngân sách nhân sự cần phải được rõ ràng và cụ thể. Đặc biệt mang tính kiểm soát là có thể đo lường được, có tính khả thi ứng dụng thực tế ngay chính tại doanh nghiệp. Đảm bảo phù hợp với loại hình kinh doanh và đội ngũ nhân sự hiện tại của tổ chức theo tiêu chuẩn SMART. Các mục tiêu đặt ra nhằm trả lời được các câu hỏi như:

• Mục tiêu này có nâng cao được hiệu quả khi sử dụng nguồn lực tài chính cho hoạt động nhân sự không?
• Khi đi vào hoạt động chúng có giảm thiểu đi phần nào chi phí cho nhân sự không?
• Đặc biệt, với chính sách nhân sự hiện tại, liệu có giữ chân được nhân viên và thu hút các ứng viên?
• Kéo theo đó là năng suất lao động liệu có được cải thiện? Hoạt động chiến lược của tổ chức có đi lên?

3.2 Phân tích tình hình hiện tại

Sau khi đã xác định được các mục tiêu trong việc xây dựng ngân sách cho hoạt động nhân sự. Doanh nghiệp cần nhìn lại trong chính nội bộ và phân tích các vấn đề như: Số lượng để đảm bảo cho hoạt động xây dựng lần này là bao nhiêu nhân sự, làm rõ cấu trúc nhân sự đang hoạt động theo mô hình nào: trên xuống hay là từ dưới lên?

Đọc, tìm hiểu phân tích các số liệu thực tế và dự đoán được nhu cầu nhân sự trong tương lai sắp tới cũng như là về thị trường lao động và mức thu lao, chính sách đãi ngộ mà thị trường lao động nhận được. Ngoài các vấn đề xoay quanh trên, cần tìm lại và so sánh lại các ngân sách trong quá khứ theo tháng quý hoặc năm để tìm ra sự chênh lệch hay khác biệt dư thừa cần bổ sung hoặc bỏ đi. 

3.3 Xác định các khoản chi phí có trong ngân sách.

Các khoản chi phí có trong ngân sách bao gồm như: lương, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, các khoản chi phí khác...

• Chi phí lương: bao gồm lương cơ bản, lương phụ cấp (phụ cấp thâm niên, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khác...), thưởng và các phụ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. 
• Chi phí tuyển dụng: bao gồm việc quảng cáo cho tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn và chọn lọc, kiểm tra các thông tin nhân khẩu học, di chuyển ăn ở và các khoản phụ cấp khác....
• Chi phí đào tạo và bồi dưỡng nhân viên: Các khóa học đào tạo chuyên môn, tham gia hội thảo, tập huấn, chi phí tài liệu, giáo trình và phần cho giảng viên hỗ trợ. 
• Chi phí phúc lợi: bao gồm các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội; bữa trưa bữa ăn tại văn phòng hay đồng phục, du lịch nghỉ dưỡng team building, hỗ trợ cho nhà ở, con cái...
• Các khoản chi phí khác: bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi trả cho các thiết bị văn phòng, chi phí tiếp khách, chi phí tổ chức sự kiện....

3.4 Lập dự toán chi phí ngân sách

Dựa vào các khoản chi phí NS đã xác định, dự toán chi phí cho từng khoản trong từng giai đoạn (quý, tháng). Sử dụng các phương pháp dự toán phù hợp như: phương pháp ước tính theo tỷ lệ, phương pháp phân tích hoạt động, phương pháp mô hình hóa...

Cân nhắc đến các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí ngân sách như: tăng trưởng doanh thu, mức độ lạm phát, chính sách ngân sách của tổ chức và chiến lược phát triển của tổ chức.

3.5 Phân bổ ngân sách nhân sự

Phân bổ ngân sách cho từng phòng ban, bộ phận dựa trên nhu cầu nhân sự và hiệu quả hoạt động của từng đơn vị. Xác định mức chi phí tối đa cho từng khoản chi phí nhân sự. Sau đó sẽ phải lập kế hoạch sử dụng ngân sách hiệu quả, tránh lãng phí.

3.6 Thẩm định và phê duyệt ngân sách nhân sự

Trình dự toán ngân sách nhân sự cho ban lãnh đạo tổ chức thẩm định. Chỉnh sửa dự toán ngân sách nhân sự theo ý kiến góp ý của ban lãnh đạo. Phê duyệt ngân sách nhân sự chính thức.

3.7 Quản lý và điều chỉnh ngân sách nhân sự

Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng ngân sách nhân sự theo từng khoản chi phí. Phân tích hiệu quả sử dụng ngân sách nhân sự. Điều chỉnh ngân sách nhân sự khi cần thiết để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.

Kết luận

Việc xây dựng ngân sách nhân sự hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự của tổ chức. Ngân sách nhân sự cần được xây dựng một cách khoa học, bài bản và có sự tham gia của nhiều bộ phận trong tổ chức. Cần cập nhật ngân sách nhân sự thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế. Cần sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lý

Việc xây dựng được một chính sách nhân sự thành công là chính sách cần phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và chiến lược phát triển của tổ chức. Mang tính khoa học, bài bản và cần có sự tham gia của nhiều bộ phận trong tổ chức. Ngoài ra chính sách nhân sự cần phải được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế, dưới sự chứng kiến nhận biết của tất cả các nhân viên.