Ma trận RACI, hay còn được gọi là RACI từ lâu đã được xem là công cụ phổ biến đối với các nhà quản lý dự án trên khắp thế giới. Vậy thực chất ma trận RACI là gì? Vai trò của ma trận RACI trong dự án quan trọng như thế nào? Bài viết này sẽ làm rõ các vấn đề trên.
Ma trận RACI là một loại biểu đồ phân công trách nhiệm, thường được sử dụng trong quản lý dự án nhằm mục đích phân công và hoàn thành dự án tròn nhiệm vụ. Sử dụng ma trận RACI cho một dự án sẽ giúp bộ phận quản lý dễ dàng xác định được ai đang làm gì, thực hiện nhiệm vụ nào để một dự án có thể thành công.
RACI là từ viết tắt của 4 từ:
Responsible: trách nhiệm thực thi. Đây là người/ nhóm người trực tiếp thực thi gói công việc, hoạt động của dự án được hoàn thành. Họ có trách nhiệm phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu và luôn đề xuất ý tưởng, đưa ra quyết định.
Accountable: trách nhiệm giải trình. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng với các bộ phận cấp cao khi hoàn thành một nhiệm vụ/ dự án. Thông thường đây sẽ là trưởng phòng, cấp trên của những người thuộc nhóm R - trách nhiệm thực thi.
Consulted: tham vấn. Đây là các cá nhân, nhân sự cấp cao tham vấn cho nhân sự nhận trách nhiệm thực thi trước khi công việc có thể được thực hiện và phê duyệt.
Informed: thông báo. Đây là các cá nhân/ tổ chức cần được thông báo về tổng quan dự án, tiến độ của dự án. Những thông tin về chi phí, tiến độ, nguồn lực,... sẽ được bộ phận chịu trách nhiệm thực thi đến các bên liên quan.
Ưu điểm
Thể hiện được sự rõ ràng trong công việc với tất cả các bên liên quan (nhân viên, quản lý, đối tác,...)
Tránh hiện tượng “dẫm chân” lên nhau khi thực hiện dự án.
Tối ưu được thời gian và công việc, tránh hiện tượng làm những việc không cần thiết.
Giúp nhân viên cảm thấy chủ động hơn với công việc của họ.
Nhược điểm
Với những dự án nhỏ, bạn có thể mất khoảng thời gian không cần thiết để xây dựng ma trận RACI.
Vì điểm mạnh của ma trận RACI chính là sự rõ ràng trong công việc, nên đôi khi ma trận cũng gây ra sự không linh hoạt khi các thành viên chỉ “cứng nhắc” ở một công việc nhất định.
Với những ưu điểm của mình, ma trận RACI có thể áp dụng thành công cho mọi dự án. Tuy nhiên, đây là mô hình đặc biệt hữu ích với các dự án lớn, cần nhiều sự đầu tư hơn về nguồn lực, tài chính và thời gian. Dưới đây là một vài tính huống khiến ma trận RACI có thể “phát huy” toàn bộ sức mạnh của mình:
Có sự bất đồng ý kiến về nhiệm vụ của nhau trong một dự án.
Khối lượng công việc của dự án được phân bổ không đều.
Nhân sự đông, có sự trùng lặp trong công việc của nhau ở dự án.
Về cốt lõi, ma trận RACI sẽ giúp các doanh nghiệp đặt ra kỳ vọng rõ ràng về vai trò của các cá nhân trong một dự án. Bằng cách đó, nhân viên sẽ biết rõ mình cần làm gì để có thể giúp doanh nghiệp đạt được thành công qua dự án đó. Đồng thời, ma trận RACI cũng khuyến khích các thành viên chủ động chịu trách nhiệm với công việc của họ.
Một mẫu ma trận RACI cơ bản thường được xây dựng từ 3 thành phần chính: công việc/nhiệm vụ, nguồn lực tham gia và vai trò RACI.
Khi đọc ma trận, chỉ cần đối chiếu từng công việc với nguồn lực và vai trò tương ứng để biết ai làm, ai chịu trách nhiệm, ai cần được tham vấn và ai cần được cập nhật thông tin.
Trong quản lý dự án, ma trận RACI nên được xây dựng từ công việc thực tế và quyền hạn của các bên liên quan, thay vì chỉ phân vai theo chức danh. Một quy trình lập RACI có thể thực hiện theo 5 bước:
Trước tiên, cần làm rõ dự án hướng đến kết quả gì, phạm vi công việc đến đâu và những bên nào có liên quan. Đây là cơ sở để tránh đưa những nhiệm vụ không thuộc phạm vi dự án vào ma trận.
Chia dự án thành các nhóm công việc và nhiệm vụ cụ thể. Có thể sử dụng WBS (Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch dự án hiện có để bảo đảm không bỏ sót các đầu việc quan trọng.
Với mỗi nhiệm vụ, xác định ai là người trực tiếp thực hiện (R) và ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng (A). Đây là hai vai trò cần được ưu tiên xác định trước vì chúng liên quan trực tiếp đến quyền sở hữu công việc và kết quả.
Sau khi xác định R và A, tiếp tục xác định những cá nhân hoặc bộ phận cần đóng góp ý kiến (C) và những người chỉ cần được cập nhật thông tin (I). Việc phân biệt rõ C và I giúp giảm các cuộc họp hoặc luồng trao đổi không cần thiết.
Cuối cùng, rà soát toàn bộ ma trận để phát hiện các vấn đề như: nhiệm vụ không có R, nhiệm vụ không có A, một nhiệm vụ có quá nhiều A, một cá nhân phải đảm nhận quá nhiều nhiệm vụ hoặc có quá nhiều người C/I.
RACI không nên được xem là một bảng phân công được lập một lần rồi bỏ đó. Trong các dự án có nhiều thay đổi, ma trận cần được rà soát và cập nhật để bảo đảm trách nhiệm của các bên luôn phù hợp với thực tế triển khai.
Sự đồng thuận: các cá nhân/ nhóm cần đạt được sự thỏa thuận khi nhận đầu việc của mình. Khi đạt được sự đồng bộ và thỏa thuận, điều đó nên được ghi chú lại trong điều lệ và tài liệu của dự án.
Nhân sự nhóm Accountable nên có quyền hỗ trợ nhóm Responsible. Mặc dù theo tính chất ma trận cần sự rõ ràng trong công việc nhưng nhóm giám sát vẫn nên hỗ trợ nhóm thực thi trong những trường hợp cấp bách.
Dù là dự án lớn hay nhỏ, mỗi nhân sự chỉ thuộc một nhóm vai trò duy nhất. Ma trận RACI đã chia các vai trò chính làm 4 nhóm cụ thể để tránh việc “giẫm chân” lên nhau trong lúc làm việc, khiến mô hình trở nên rối rắm và kém hiệu quả.
Dù là nhân sự cấp thấp hay nhân sự cấp cao, cần đảm bảo rằng các bên liên quan đều nắm được tiến độ dự án. Vì khi tất cả nhân sự đều nắm được thực trạng dự án sẽ dễ dàng phối hợp với nhau, cùng ứng phó với các thích nghi của dự án.
Nên ưu tiên nhiều thời gian để trao đổi với nhóm Consult. Việc có được sự hỗ trợ từ nhóm Consult chính là cơ hội khiến dự án trở nên “mượt mà” hơn.
Trên đây là những kiến thức tổng quan về ma trận RACI cũng như cách áp dụng ma trận RACI trong doanh nghiệp. Để có một nền tảng kiến thức chuyên sâu và “chuẩn chỉn” hơn, bạn nên tham gia các khóa học có đào tạo về mô hình này. Ở thời điểm hiện tại, bạn có thể tham khảo khóa học tại Link Power, đây là một nội dung nằm trong chuyên đề “Năng lực thiết kế cấu trúc tổ chức” ở khóa học HRBP Manager. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY.
Responsible – người chịu trách nhiệm thực thi công việc.
Accountable – người chịu trách nhiệm cuối cùng.
Consulted – người được tham vấn ý kiến.
Informed – người cần được thông báo tiến độ hoặc kết quả.
HRBP là viết tắt của cụm từ Human Resource Business Partner là “Nhân sự - đối tác kinh doanh” hay “Đối tác nhân sự”. HRBP vừa là đại diện nói thay cho những người lao động vừa là cầu nối giữa các đơn vị kinh doanh với các bộ phận khác nhằm mục đích nâng cao hiệu quả làm việc, phối hợp giữa các bộ phận trong BU (Business Unit - đơn vị kinh doanh chiến lược)
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố tạo nên bản sắc và sức mạnh nội tại của mỗi tổ chức. Một doanh nghiệp có chiến lược tốt vẫn có thể gặp khó khăn nếu đội ngũ không cùng niềm tin và cách hành động. Ngược lại, khi văn hóa được xây dựng đúng, doanh nghiệp sẽ thu hút nhân tài, gia tăng gắn kết và phát triển bền vững. Vậy văn hóa doanh nghiệp là gì và vì sao đây là nền tảng quan trọng trong quản trị hiện đại?
Làm HRBP và làm HR truyền thống có gì khác nhau? Nếu có sự khác biệt thì đó là những gì. Cùng LinkPower làm rõ nhé.
Nền kinh tế Việt Nam cũng đã bắt đầu phải chịu những “địa chấn” rung lắc bởi khủng hoảng kinh tế và dần gây ảnh hưởng đến một số ngành nghề. Là một đối tác nhân sự thì bạn có thể làm gì và cần phải làm gì cho doanh nghiệp trong thời kỳ này?
Thiết lập mục tiêu và phát triển cá nhân hay còn gọi là IDP chính là công cụ mà Link Power đang muốn nhắc đến trong nội dung dưới đây. Vậy IDP là gì? IDP có ảnh hưởng và lợi ích gì đến việc phát triển năng lực cho mỗi cá nhân của tổ chức và việc thiết lập kế hoạch IDP sẽ như thế nào hãy cùng tìm hiểu trong nội dung dưới đây.
Business Acumen là nhạy cảm trong kinh doanh. Là năng lực phán đoán tình hình & ra quyết định nhanh chóng cũng như hiểu được ảnh hưởng của quyết định đó đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất.