Ma trận RACI, hay còn được gọi là RACI từ lâu đã được xem là công cụ phổ biến đối với các nhà quản lý dự án trên khắp thế giới. Vậy thực chất ma trận RACI là gì? Vai trò của ma trận RACI trong dự án quan trọng như thế nào? Bài viết này sẽ làm rõ các vấn đề trên.
1. Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI là một loại biểu đồ phân công trách nhiệm, thường được sử dụng trong quản lý dự án nhằm mục đích phân công và hoàn thành dự án tròn nhiệm vụ. Sử dụng ma trận RACI cho một dự án sẽ giúp bộ phận quản lý dễ dàng xác định được ai đang làm gì, thực hiện nhiệm vụ nào để một dự án có thể thành công
RACI là từ viết tắt của 4 từ:
- Responsible: trách nhiệm thực thi. Đây là người/ nhóm người trực tiếp thực thi gói công việc, hoạt động của dự án được hoàn thành. Họ có trách nhiệm phải hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu và luôn đề xuất ý tưởng, đưa ra quyết định
- Accountable: trách nhiệm giải trình. Đây là người chịu trách nhiệm cuối cùng với các bộ phận cấp cao khi hoàn thành một nhiệm vụ/ dự án. Thông thường đây sẽ là trưởng phòng, cấp trên của những người thuộc nhóm R - trách nhiệm thực thi.
- Consulted: tham vấn. Đây là các cá nhân, nhân sự cấp cao tham vấn cho nhân sự nhận trách nhiệm thực thi trước khi công việc có thể được thực hiện và phê duyệt.
- Informed: thông báo. Đây là các cá nhân/ tổ chức cần được thông báo về tổng quan dự án, tiến độ của dự án. Những thông tin về chi phí, tiến độ, nguồn lực,... sẽ được bộ phận chịu trách nhiệm thực thi đến các bên liên quan.
2. Ưu và nhược điểm của mô hình RACI
* Ưu điểm
- Thể hiện được sự rõ ràng trong công việc với tất cả các bên liên quan (nhân viên, quản lý, đối tác,...)
- Tránh hiện tượng “dẫm chân” lên nhau khi thực hiện dự án.
- Tối ưu được thời gian và công việc, tránh hiện tượng làm những việc không cần thiết
- Giúp nhân viên cảm thấy chủ động hơn với công việc của họ.
* Nhược điểm
- Với những dự án nhỏ, bạn có thể mất khoảng thời gian không cần thiết để xây dựng ma trận RACI
- Vì điểm mạnh của ma trận RACI chính là sự rõ ràng trong công việc, nên đôi khi ma trận cũng gây ra sự không linh hoạt khi các thành viên chỉ “cứng nhắc” ở một công việc nhất định.
3. Khi nào nên sử dụng ma trận RACI?
Với những ưu điểm của mình, ma trận RACI có thể áp dụng thành công cho mọi dự án. Tuy nhiên, đây là mô hình đặc biệt hữu ích với các dự án lớn, cần nhiều sự đầu tư hơn về nguồn lực, tài chính và thời gian. Dưới đây là một vài tính huống khiến ma trận RACI có thể “phát huy” toàn bộ sức mạnh của mình:
- Có sự bất đồng ý kiến về nhiệm vụ của nhau trong một dự án
- Khối lượng công việc của dự án được phân bổ không đều
- Nhân sự đông, có sự trùng lặp trong công việc của nhau ở dự án
Về cốt lõi, ma trận RACI sẽ giúp các doanh nghiệp đặt ra kỳ vọng rõ ràng về vai trò của các cá nhân trong một dự án. Bằng cách đó, nhân viên sẽ biết rõ mình cần làm gì để có thể giúp doanh nghiệp đạt được thành công qua dự án đó. Đồng thời, ma trận RACI cũng khuyến khích các thành viên chủ động chịu trách nhiệm với công việc của họ.
4. Những lưu ý khi sử dụng ma trận RACI
- Sự đồng thuận: các cá nhân/ nhóm cần đạt được sự thỏa thuận khi nhận đầu việc của mình. Khi đạt được sự đồng bộ và thỏa thuận, điều đó nên được ghi chú lại trong điều lệ và tài liệu của dự án.
- Nhân sự nhóm Accountable nên có quyền hỗ trợ nhóm Responsible. Mặc dù theo tính chất ma trận cần sự rõ ràng trong công việc nhưng nhóm giám sát vẫn nên hỗ trợ nhóm thực thi trong những trường hợp cấp bách.
- Dù là dự án lớn hay nhỏ, mỗi nhân sự chỉ thuộc một nhóm vai trò duy nhất. Ma trận RACI đã chia các vai trò chính làm 4 nhóm cụ thể để tránh việc “giẫm chân” lên nhau trong lúc làm việc, khiến mô hình trở nên rối rắm và kém hiệu quả.
- Dù là nhân sự cấp thấp hay nhân sự cấp cao, cần đảm bảo rằng các bên liên quan đều nắm được tiến độ dự án. Vì khi tất cả nhân sự đều nắm được thực trạng dự án sẽ dễ dàng phối hợp với nhau, cùng ứng phó với các thích nghi của dự án.
- Nên ưu tiên nhiều thời gian để trao đổi với nhóm Consult. Việc có được sự hỗ trợ từ nhóm Consult chính là cơ hội khiến dự án trở nên “mượt mà” hơn.
Trên đây là những kiến thức tổng quan về ma trận RACI cũng như cách áp dụng ma trận RACI trong doanh nghiệp. Để có một nền tảng kiến thức chuyên sâu và “chuẩn chỉn” hơn, bạn nên tham gia các khóa học có đào tạo về mô hình này. Ở thời điểm hiện tại, bạn có thể tham khảo khóa học tại Link Power, đây là một nội dung nằm trong chuyên đề “Năng lực thiết kế cấu trúc tổ chức” ở khóa học HRBP Manager. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY.