 (1).png)
Trong những năm gần đây, ngành nhân sự đang nhận được sự quan tâm nhất định nhờ mức lương cao và có nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Tuy nhiên những người làm ngành này phải chịu áp lực rất lớn, nên việc “xuất hiện” của trợ lý nhân sự như một cứu cánh của bộ phận nhân sự trong các doanh nghiệp. Trong bài viết này chúng ta hãy cùng tìm hiểu tổng quan về trợ lý nhân sự sẽ như thế nào nhé!
1. Trợ lý nhân sự, họ là ai?
Trợ lý nhân sự (HR Assistant) được hiểu là một công việc hỗ trợ cho Trưởng phòng, giám đốc nhân sự quản lý các nhiệm vụ hành chính văn phòng và nhân sự của một tổ chức. Đồng thời, họ sẽ hỗ trợ việc tuyển dụng, quản lý bảng lương, giải quyết các vấn đề phát sinh của người lao động. Trong các doanh nghiệp lớn, vai trò của trợ lý nhân sự là cực kỳ quan trọng.
Đây là công việc khá phức tạp vì đòi hỏi người đảm nhận phải chịu được áp lực công việc lớn, Ngoài kiến thức, kĩ năng và trình độ chuyên môn, việc có một ngoại hình “ưa nhìn” cũng là một điểm cộng nếu bạn lựa chọn gắn bó với công việc này.
2. Nhiệm vụ chính của một người làm trợ lý nhân sự
Nhiệm vụ của trợ lý nhân sự liên quan đến nhiều hoạt động trong bộ phận nhân sự, từ điều phối các cuộc họp đến đăng tuyển dụng tìm việc làm. Họ đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức khi là cầu nối giữa bộ phận nhân sự và nhân viên, đảm bảo giải quyết được các vấn đề mà nhân viên đưa ra. Đồng thời, họ cũng sẽ là hỗ trợ quản lý các chính sách, quy trình và tài liệu của công ty.
Những công việc mà trợ lý nhân sự đảm nhận:
- Hỗ trợ các công việc hàng ngày của bộ phận nhân sự
- Cung cấp hỗ trợ văn thư hay các giấy tờ hành chính cho Giám đốc Nhân sự
- Biên soạn và cập nhật hồ sơ nhân viên (bản cứng và bản mềm)
- Xử lý tài liệu và chuẩn bị các báo cáo liên quan đến hoạt động nhân sự
- Điều phối các dự án nhân sự (các cuộc họp, đào tạo, tuyển dụng…)
- Giải quyết các vấn đề của nhân viên về hệ thống phúc lợi, quy tắc và quy định
- Hỗ trợ làm bảng lương bằng cách cung cấp dữ liệu liên quan (nghỉ phép, tiền thưởng, vắng mặt,...
- Giải quyết các khiếu nại của nhân viên
- Liên lạc với ứng viên tiềm năng và lên lịch phỏng vấn
- Tiến hành đào tạo, hỗ trợ nhân viên mới được tuyển dụng
Kỹ năng của một người làm trợ lý nhân sự
Những kỹ năng mà một người trợ lý nhân sự cần có bao gồm khả năng quản lý con người, thông thạo những phần mềm nhân sự và có khả năng giao tiếp tốt. Để trở thành ứng viên lý tưởng của Trợ lý nhân sự, bạn nên có bằng hoặc các chứng chỉ liên quan đến ngành nhân sự. Để hiểu rõ hơn, dưới đây là những liệt kê kỹ năng mà người làm Trợ lý nhân sự cần có:
- Kinh nghiệm làm ở các vị trị như trợ lý nhân sự, trợ lý nhân viên hoặc các vị trí liên quan đến hành chính/ nhân sự
- Thông thạo các phần mềm máy tính (MS Office)
- Có kiến thức cơ bản về luật lao động
- Có kỹ năng lãnh đạo
- Có kỹ năng giao tiếp, Public Speaking tốt
- Có bằng cấp về nhân sự hoặc các chứng chỉ có liên quan
3. Những khó khăn khi làm trợ lý nhân sự
“Ôm việc” từ các nhân viên khác
Tất cả các đầu việc trong doanh nghiệp liên quan đến hành chính, đào tạo hay tổ chức đều được hỗ trợ bởi Trợ lý nhân sự. Về bản chất, phòng nhân sự trong công ty đã phải gặp nhiều áp lực vì phải giải quyết quá nhiều thứ đang tồn đọng trong doanh nghiệp, nhưng nếu vậy, thì vị trí Trợ lý nhân sự sẽ gặp áp lực gấp bội vì cường độ làm việc cũng như tần suất “gặp mặt” để các nhân viên khác nhờ giải quyết sẽ dày hơn.
Luôn cập nhật, cập nhật và cập nhật
Đây là điều quan trọng phải nhấn mạnh, một Trợ lý nhân sự cần phải hiểu những thay đổi về Pháp luật, quy định Nhà nước hay những bộ luật lao động nếu không có thể bị phạt. Bạn phải luôn nắm bắt được những quy định tổng thể cũng như những quy định đặc thù của các ngành nghề để cùng với văn phòng truyền thông tuyên truyền và cập nhật những thông điệp tích cực đến doanh nghiệp.
Luôn tỏ ra tích cực và khích lệ tinh thần nhân viên
Là Trợ lý nhân sự, bạn cũng là một nhân viên bình thường và đôi khi sẽ cảm thấy áp lực cũng như mệt mỏi rất nhiều. Nhưng trong những hoàn cảnh như vậy, vì là bộ mặt của nhân sự, của một doanh nghiệp, bạn vẫn phải luôn giữ cho mình sự tích cực nhất định. Điều này sẽ tạo ra sự cô đơn, và lâu dần sẽ tạo cảm giác dày vò, khó bày tỏ nỗi lòng với nhân viên và luôn đi làm với tình thế “không là chính mình”. Vì thế, bạn cần kiểm soát năng lượng và cảm xúc bản thân tốt nếu muốn hướng đến công việc này.
4. Mức lương của Trợ lý nhân sự
Căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, mức lương của Trợ lý nhân sự dao động trong khoảng 8 - 12 triệu. Đây là một mức lương khá và có nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai. Tuy nhiên, để duy trì mức độ làm việc lâu dài, cần lưu ý trau dồi thêm kiến thức, sức khỏe và kỹ năng để chịu áp lực tưởng đối lớn của nghề này.