1. Orientation là gì?
Orientation là buổi định hướng giúp nhân sự mới có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp trong những ngày gia nhập đầu. Nội dung của Orientation bao gồm thông tin về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, văn hóa, quy định nội bộ và các chính sách liên quan đến công việc.
Mục tiêu của Orientation là tạo sự tự tin cho nhân viên mới khi bắt đầu hành trình tại doanh nghiệp. Khi được cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu, nhân viên mới giảm cảm giác bối rối và dễ dàng hòa nhập vào nhịp làm việc.
1.1. Orientation training là gì?
Orientation training là một hoạt động nằm trong quy trình Orientation nhằm mục đích đào tạo cho nhân viên mới. Nội dung chương trình tập trung vào nhiệm vụ công việc, quy trình, công cụ và các nguyên tắc vận hành. Người phụ trách Orientation training thường là HR hoặc quản lý trực tiếp nhằm bảo đảm tính chính xác, thực tế.
1.2. Orientation day là gì?
Ở nhiều tổ chức lớn, Orientation day là thời điểm doanh nghiệp tập trung toàn bộ nhân sự mới trong một thời gian nhất định để tổ chức hoạt động định hướng. Cách làm này giúp tối ưu thời gian đào tạo, mang đến hình ảnh làm việc chuyên nghiệp. Orientation day còn tạo cơ hội cho nhân sự mới gặp gỡ, hình thành sự kết nối trong giai đoạn đầu.
2. Các hình thức Orientation phổ biến
Mỗi doanh nghiệp có chiến lược và cách tổ chức Orientation khác nhau. Tùy quy mô, nguồn lực và đặc thù công việc, các hình thức Orientation có thể được triển khai theo các nhóm:
- Offline: Đây là hình thức truyền thống và vẫn được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Nhân sự mới sẽ tham gia trực tiếp tại văn phòng để nghe giới thiệu, gặp gỡ quản lý và làm quen môi trường làm việc.
- Online: Sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp có mô hình làm việc linh hoạt hoặc có nhân sự ở nhiều tỉnh thành. Toàn bộ nội dung được triển khai qua nền tảng họp trực tuyến hoặc LMS.
- Tài liệu: Nhiều doanh nghiệp xây dựng bộ tài liệu Orientation để nhân sự mới có thể chủ động tìm hiểu. Tài liệu có thể được thiết kế dạng ebook, sổ tay hoặc video để dễ chia sẻ và cập nhật. Đây là nguồn tham khảo xuyên suốt quá trình làm việc của nhân viên mới.
3. Vì sao doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động Orientation?
3.1. Giúp nhân sự nhanh chóng hòa nhập
Nhân sự mới luôn cần thời gian để làm quen với môi trường làm việc. Orientation giúp họ hiểu cách giao tiếp trong công ty, biết ai là người hỗ trợ và nắm rõ các quy định quan trọng. Điều này giúp họ rút ngắn giai đoạn thích nghi và tránh những sai sót không cần thiết trong thời gian đầu.
3.2. Lan tỏa văn hóa doanh nghiệp
Văn hóa là yếu tố định hình cách một tổ chức vận hành. Orientation là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện bản sắc thương hiệu nội bộ. Từ đó, giúp nhân viên mới cảm nhận văn hóa qua phong cách làm việc và những câu chuyện mang dấu ấn riêng của công ty.
3.3. Tăng cường tinh thần đoàn kết
Orientation tạo môi trường để nhân sự mới gặp gỡ nhau và kết nối với các phòng ban. Khi họ hiểu rõ các vai trò trong tổ chức, sự phối hợp sẽ diễn ra trôi chảy hơn. Đây cũng là nền tảng quan trọng để xây dựng đội ngũ vững mạnh, giảm xung đột không cần thiết.
3.4. Thu hút nhân tài và giảm tỉ lệ nghỉ việc sớm
Orientation giúp nhân sự mới cảm thấy được chào đón và trân trọng, tạo xu hướng muốn gắn bó lâu dài. Điều này làm giảm tỉ lệ nghỉ việc trong khi thử việc, nâng cao hình ảnh trong mắt ứng viên. Orientation còn góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng, giúp doanh nghiệp thu hút nhân tài dễ dàng hơn.
4. Quy trình triển khai Orientation hiệu quả
4.1. Trước buổi Orientation
Bước 1. Xác định nội dung quan trọng
HR cần xác định các nhóm nội dung cốt lõi sẽ được trình bày trong buổi Orientation. Những nội dung này giúp nhân sự mới hiểu tổng quan về doanh nghiệp và hình dung rõ vai trò của họ. Bao gồm:
- Giới thiệu lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng từng phòng ban và mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận.
- Chính sách, nội quy làm việc, thời gian làm việc và các quy định liên quan đến phúc lợi.
- Kỳ vọng công việc, mục tiêu vị trí, trách nhiệm chính và tiêu chí đánh giá hiệu suất.
- Quy trình làm việc, hướng dẫn sử dụng công cụ nội bộ và các ứng dụng hỗ trợ công việc.
- Văn hóa doanh nghiệp, quy tắc ứng xử, chuẩn mực trong giao tiếp và phong cách làm việc.
Bước 2. Thiết kế tài liệu hướng dẫn
Sau khi đã xác định các nội dung quan trọng, HR cần bắt tay vào xây dựng bộ tài liệu Orientation. Đây có thể là slide trình bày, sổ tay nhân viên, file PDF hoặc infographic tổng quan.
Việc thiết kế tài liệu mang lại nhiều lợi ích như:
- Truyền tải thông tin rõ ràng và dễ hiểu cho nhân sự mới.
- Giúp HR tiết kiệm thời gian cho các buổi Orientation sau.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Đảm bảo nội dung được chuẩn hóa và cập nhật định kỳ.
Bước 3. Lên kế hoạch cho buổi Orientation
Khi đã có nội dung và tài liệu, HR bắt đầu triển khai kế hoạch cụ thể. Một số công việc cần thực hiện:
- Đặt lịch hẹn với nhân viên mới và xác nhận thời gian tham gia.
- Chuẩn bị địa điểm hoặc link họp nếu Orientation diễn ra online.
- Sắp xếp người trình bày (HR, quản lý trực tiếp hoặc đại diện ban lãnh đạo).
- Chuẩn bị thiết bị, tài liệu, form đánh giá và các công cụ hỗ trợ khác.
4.2. Trong buổi Orientation
Bước 4. Giới thiệu doanh nghiệp, văn hóa và chính sách
HR mở đầu bằng việc giới thiệu lịch sử, định hướng, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp. Các chính sách như thời gian làm việc, phúc lợi, quy định nội bộ và tiêu chí đánh giá cũng được trình bày để nhân viên mới hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình.
Bước 5. Hướng dẫn quy trình làm việc và công cụ hỗ trợ
Nhân sự mới được hướng dẫn quy trình làm việc của phòng ban, cách báo cáo và cách phối hợp. Đồng thời, HR hoặc quản lý trực tiếp giới thiệu các công cụ nội bộ, hệ thống quản lý công việc và bàn giao thiết bị cần thiết để nhân viên có thể bắt đầu công việc ngay.
Bước 6. Giới thiệu các bộ phận và gặp gỡ team
Cuối buổi, HR giúp nhân sự mới hiểu cơ cấu tổ chức và vai trò các bộ phận. Nhân viên được gặp gỡ đồng nghiệp trong team để nắm đầu mối phối hợp, tạo sự thân thiện và giúp họ hòa nhập nhanh hơn.
4.3. Sau buổi Orientation
Bước 7. Thu thập phản hồi từ nhân sự mới
HR nên gửi form phản hồi hoặc trao đổi trực tiếp để lắng nghe cảm nhận của nhân sự mới về buổi Orientation. Các ý kiến này giúp doanh nghiệp điều chỉnh nội dung, cải thiện cách trình bày và nâng cao trải nghiệm cho những đợt tuyển dụng tiếp theo.
Bước 8. Đánh giá mức độ hiểu về văn hóa, quy trình và công việc
Sau Orientation, cần kiểm tra mức độ hiểu của nhân sự mới về văn hóa công ty, quy trình làm việc, v.v… Việc đánh giá này giúp đảm bảo nhân viên đã nắm được kiến thức nền tảng và sẵn sàng bước vào giai đoạn thử việc.
Kết luận
Orientation là bước khởi đầu giúp nhân sự mới hiểu doanh nghiệp, nắm rõ công việc và nhanh chóng thích nghi. Khi được định hướng rõ ràng, nhân sự cảm thấy tự tin, gắn kết và sẵn sàng đóng góp. Một chương trình Orientation bài bản, từ chuẩn bị nội dung, tổ chức buổi giới thiệu đến đánh giá sau buổi, giúp doanh nghiệp xây dựng trải nghiệm nhân viên tích cực ngay từ ngày đầu. Đây cũng là nền tảng quan trọng để giữ chân nhân tài và tạo nên văn hóa làm việc chuyên nghiệp, bền vững.
