Khi thực hiện giao công việc thì công ty nào cũng muốn lựa chọn những nhân viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm để thực hiện công việc, tuy nhiên vẫn có cơ hội dành cho các bạn nhân viên hành chính nhân sự mới. Các bạn nên chủ động tìm hiểu nhận các khó khăn trong công tác hành chính nhân sự để nâng cao nghiệp vụ bản thân.
Với kinh nghiệm triển khai các mô hình thực tế và đào tạo trong lĩnh vực nhân sự Link Power xin chia sẻ với bạn đọc những khó khăn và cách khắc phục khi bắt đầu học hành chính nhân sự.
1. Kiến thức về văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm còn hạn chế
Các văn bản pháp luật liên quan tới lao động – tiền lương, bảo hiểm khá nhiều, có liên quan mật thiết với nhau. Nhân viên hành chính nhân sự mới thường không bỏ thời gian vào việc nghiên cứu các văn bản pháp luật nên nhiều người gặp khó khăn trong công việc. Chủ công ty luôn muốn tuyển dụng những người không chỉ là đi theo những khuôn mẫu có sẵn mà còn biết phát hiện, khắc phục những vấn đề pháp lý phát sinh trong công việc của chính mình cũng như của tổ chức.
Các bạn nghĩ đây là những công việc “Quỷ không hay thần không biết”, cần ít chất xám nhưng thực tế không phải, người làm nhân sự giỏi còn được đánh giá tương đương trưởng phòng kinh doanh. Nếu bạn chỉ nghĩ nhân sự là nghề đơn giản thì nên cân nhắc khi quyết định theo công việc này.
2. Thành thạo Kỹ năng word, excel
Tin học văn phòng trở thành một kỹ năng bắt buộc phải có đối với tất cả nhân viên và đặc biệt có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhân viên hành chính – văn phòng trong thực hiện công việc. Tuy nhiên, kỹ năng vi tính văn phòng của nhân viên mới ở mức độ cơ bản chưa có sự sáng tạo để áp dụng kỹ năng tin học văn phòng vào công việc thực tế hàng ngày nhằm giảm thời gian thực hiện, gia tăng độ chính xác khi thực hiện các công việc.
Thêm vào đó là khả năng chuyển hóa các thông tin trong văn bản pháp luật thành các mẫu biểu, công thức excel là còn rất hạn chế đối với người mới cũng như người đã có kinh nghiệm trong công tác thực hiện nhân sự hành chính.
Đừng để thời gian bạn xử lý công văn giấy tờ mất 2 lần thời gian 1 người bình thường. Đó đã là điều khó chấp nhận được được trong môi trường công sở, chưa tính tới việc chứng từ làm xong sai chính tả, lỗi trình bày… điều này ảnh hưởng rất nhiều tới đánh giá của cấp trên, đồng nghiệp về năng lực của bạn. Cách tốt nhất để cải thiện là tập đánh máy văn bản, công văn, thông báo, kẻ bảng trên word và excel nhiều lần.
3. Ít dành thời gian để đọc tài liệu của công ty.
Việc nắm bắt thông tin liên quan tới các tài liệu quy định của công ty mà hạn chế thì nguy cơ thất bại trong công việc của các bạn rất là cao.
Ví dụ cơ bản thế này thôi: Một nhân viên tiền lương không nắm được quy chế trả lương, trả thưởng, nội quy công ty thì công việc luôn gặp vấn đề rắc rối khó giải quyết, đôi lúc còn gây ra tâm lý căng thẳng khi tới thời điểm tính lương.
Nên khi đã vào làm việc rồi thì ngoài việc dành thời gian cố gắng làm tốt công việc thì bạn nên tìm hiểu về quy chế, văn hóa của doanh nghiệp mình đang làm việc để tránh tình trạng đáng tiếc như trên
4. Thiếu người tư vấn, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính – nhân sự
Việc tư vấn bởi những người đi trước là vô cùng bất khả thi, vì trong thực tế hầu như là không có người quản lý có ít công việc để xử lý, nên không thể nào dành thời gian để hướng dẫn, giải thích cặn kẽ công việc cho các bạn được. Ngoài ra, có thể cấp quản lý của bạn không phải là người chuyên về quản lý nhân sự nên sẽ không thể chia sẻ hết kiến thức cho các bạn theo cách mà bạn có thể tiếp thu.
Nếu người hướng dẫn là đồng nghiệp điều này tiềm ẩn rủi ro lớn là kiến thức họ hiểu là chưa đúng, phù hợp với pháp luật cũng như văn hóa công ty. Nếu bạn nghe và làm theo thì nguy cơ thất bại nghề nghiệp lại hiện ra.
5. Hãy chuẩn bị tâm lý vững
Trong doanh nghiệp, đa phần mọi người đều coi nhẹ, coi thường các phòng ban chuyên môn, lúc nào họ cũng nghĩ rằng chỉ có phòng họ là làm việc, còn phòng hành chính thì được ngồi chơi, hễ họ yêu cầu đòi hỏi gì chưa kịp đáp ứng thì lại bị cho là “ăn không ngồi rỗi”, có mỗi thế mà cũng không làm xong… Vậy nên hãy chuẩn bị một tâm lý sẵn sàng vượt qua thử thách này.
Để có thể thuận lợi trên con đường hành chính nhân sự các bạn cần chuẩn bị một mục tiêu và tinh thần vững chắc, tập trung vào nghiên cứu các văn bản pháp luật, văn bản công ty, nâng cao kỹ năng vi tính bằng cách thường xuyên tìm cách chuyển các thông tin pháp luật thành biểu mẫu và công thức excel, chọn những người hướng dẫn đáng tin cậy để có thể giúp các bạn tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và chính xác.
Link Power hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn những khó khăn gặp phải hành chính nhân sự và có tâm lý vững vàng cũng như phương pháp học tập hiệu quả. Các bạn tham khảo khóa Foundation của Link Power để được hỗ trợ thêm về kiến thức tổng quan về nhân sự.