Đối với bộ phận nhân sự phụ trách tuyển dụng trong mỗi doanh nghiệp, việc xây dựng một bản JD tiêu chuẩn là vô cùng quan trọng và cần thiết. Vậy JD là gì? Cách xây dựng được bản JD chuẩn ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết bên dưới.
JD là gì?
Thực tế, JD là một khái niệm quen thuộc và nhiều người biết đến nhưng nếu để hiểu về bản chất JD là gì thì không phải ai cũng nắm được.
JD là từ viết tắt của Job Description hay có thể hiểu là một bản mô tả công việc. Bên trong đó sẽ đưa ra đầy đủ những chức năng, nhiệm vụ và tiêu chuẩn công việc cũng như quyền lợi mà ứng viên có thể nhận được trong công việc đang cần tuyển.
Thường thì một bản JD được trình bày và mô tả tương đối ngắn gọn và đúng trọng tâm. Ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng giúp cho các ứng viên có thể đọc và hiểu ngay được công việc cần làm để tự đánh giá được mức độ phù hợp của bản thân với vị trí đó.
Tầm quan trọng của JD
Không chỉ mang vai trò tuyển dụng mà JD còn có nhiều ý nghĩa lớn đối với hoạt động của một doanh nghiệp cũng như với từng ứng viên.
Thông qua JD, doanh nghiệp có thể cân đối và sắp xếp được vị trí công việc phù hợp dành cho ứng viên. Đồng thời, đánh giá được tính bất cập ở trong sơ đồ nhân sự và vị trí công việc của các phòng ban. Đây cũng là cơ sở để tuyển dụng và đào tạo một cách bài bản, đánh giá mức lương phù hợp với mỗi ứng viên.
Ứng viên có thể căn cứ vào JD để hiểu rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của công việc và tự đánh giá được năng lực của mình có phù hợp với vị trí đó hay không.
Tiêu chuẩn cần có trong một bản JD
Viết JD công việc được liệt vào một kỹ năng cần thiết và cực kỳ quan trọng đối với nhân sự tuyển dụng. Nó đánh giá được mức độ thu hút ứng viên, mô tả càng chính xác và chi tiết các đầu việc sẽ đảm bảo được việc tuyển chọn được ứng viên phù hợp hơn.
Muốn có được một bản mô tả công việc tốt, cần dựa trên tiêu chuẩn nhất định:
- JD đảm bảo rõ ràng, sử dụng từ ngữ giúp ứng viên dễ dàng hiểu được trách nhiệm công việc cũng như những điều họ cần làm khi vào doanh nghiệp.
- Định hướng mục tiêu lẫn tiêu chuẩn cho ứng viên để họ có thể hoàn thành tốt công việc.
- Tạo sự khác biệt và hấp dẫn để thu hút được ứng viên so với những doanh nghiệp khác ở trên thị trường hiện nay.
Các bước xây dựng bản mô tả công việc
Không chỉ cần nắm được tiêu chuẩn một bản JD cần có mà nhân sự tuyển dụng còn cần thiết phải thực hiện xây dựng bản mô tả công việc dựa trên một kế hoạch cụ thể. Để tạo ra được một JD hoàn hảo, thông thường sẽ đi qua bốn bước: Lập kế hoạch, thu thập thông tin, phác thảo bản mô tả, mô tả chi tiết.
Bước 1: Lập kế hoạch
Nhà tuyển dụng cần định hình được những việc cần làm khi muốn xây dựng được bản mô tả chi tiết. Thông thường, kế hoạch được lập ra sẽ để trả lời những câu hỏi:
- Nhiệm vụ của công việc đó là gì?
- Trách nhiệm của nhân viên ở vị trí đó?
- Tiêu chí đánh giá kết quả công việc?
- Quyền lợi ứng viên được hưởng khi làm việc?
- Cơ hội thăng tiến?
- Xác định những nội dung cần nhấn mạnh trong bản mô tả công việc.
Bước 2: Thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin này nhằm xác định lại về vị trí cũng như vai trò của công việc mà ứng viên sẽ ứng tuyển. Nó bao gồm thông tin nội bộ cũng như thông tin của các doanh nghiệp khác trên thị trường. Cụ thể có thể đưa ra so sánh về mức lương và chế độ để đảm bảo được sự phù hợp. Sở dĩ vậy bởi ứng viên khi đi tìm việc cũng đều tìm hiểu rất kỹ giữa các đơn vị khác nhau và luôn đưa ra sự so sánh để tìm cho mình điểm dừng chân tốt nhất.
Bước 3: Phác thảo bản mô tả
Khi đã nắm đầy đủ các thông tin của công việc, tiến hành phác thảo sơ qua để kiểm tra các đầu mục xem có còn đang thiếu gì hay không, đã đủ và phù hợp với cơ sở dữ liệu đã đưa ra trước đó hay chưa.
Bước 4: Mô tả chi tiết
Dựa trên bản phác thảo đã được phê duyệt và thống nhất giữa các bộ phận liên quan sẽ tiến hành mô tả chi tiết để có được một bản JD hoàn hảo nhất.
Cách xây dựng bản mô tả công việc chuẩn nhất
Thực tế hiện nay không có bất kỳ một bản mô tả công việc chuẩn mẫu nào cho các doanh nghiệp cả. Tuy nhiên, vẫn cần thiết phải tạo ra được một bản JD hấp dẫn ứng viên. Muốn vậy, ít nhất cần phải đạt được những nội dung cơ bản dưới đây.
Thứ nhất: Vị trí công việc rõ ràng
Mỗi đơn vị doanh nghiệp đều có cơ cấu tổ chức riêng nên khi tuyển dụng cần phải nêu rõ ràng và đúng vị trí đang cần. Nội dung có thể là tên vị trí, thuộc phòng ban nào để giúp cho ứng viên dễ dàng hình dung được. Các thông tin liên quan đến tên công ty, địa chỉ, đầu việc cũng cần được liệt kê chi tiết và đầy đủ.
Thứ hai: Mô tả công việc
Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng nhất định phải có vì nó sẽ giúp cho ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí ứng tuyển. Mô tả chi tiết những đầu việc họ sẽ đảm nhận khi vào công ty. Đồng thời là vai trò, trọng trách cũng như khiến họ phải đặt ra được câu hỏi làm thế nào để hoàn thành được công việc.
Thứ ba: Yêu cầu năng lực
Không phải ai khi ứng tuyển một vị trí nào đó cũng đều là phù hợp. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần thiết phải đưa ra những yêu cầu liên quan đến kỹ năng và kinh nghiệm cần phải có đối với vị trí đang tuyển. Từ đó, ứng viên sẽ tự nhìn nhận và đánh giá được công việc đó có phù hợp với khả năng hiện tại của bản thân hay không.
Thứ tư: Quyền lợi
Có thể nói quyền lợi bao gồm lương và chế độ là một trong những chiếc “chìa khóa vàng” để chiêu mộ nhân tài. Đây là yếu tố thu hút và chinh phục các ứng viên đến với doanh nghiệp nhiều hơn cả bởi bất kể ai cũng đều nhận thức được rằng trách nhiệm và quyền lợi đi song song với nhau.
Khi đi làm, ứng viên sẽ có cơ hội nhận mức lương bao nhiêu, hưởng doanh số như thế nào, các phúc lợi đi kèm ra sao sẽ là điều cần được trình bày rõ, chi tiết trong JD tuyển dụng.
Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp cho câu hỏi JD là gì. Hy vọng có thể giúp quý vị có được cái nhìn toàn diện và hiểu chi tiết hơn về JD cũng như cách thức để xây dựng được một bản mô tả công việc chi tiết và mang lại hiệu quả cao khi tuyển dụng.
