Trong quá trình hình thành và phát triển quy mô nhân sự, duy trì hoạt động công ty. Việc doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng đội ngũ kế thừa là điều cần thiết để tiếp nối các công việc. Vậy đội ngũ kế thừa được hiểu như thế nào? Tầm quan trọng của việc xây dựng đội ngũ này ra sao? Hãy cũng LinkPower tìm hiểu trong nội dung dưới đây nhé!
1. Tầm quan trọng của việc xây dựng đội ngũ kế thừa
Việc xây dựng đội ngũ kế thừa - succession planning là điều hết sức cần thiết cho sự phát triển bền vững của một tổ chức. Khi tổ chức có cho mình được một đội ngũ kế cận tức là tổ chức đã đảm bảo cho mình được một hoạt động nội bộ diễn ra được trơn tru. Từ đó đảm bảo được sự đầy đủ về mặt con người và vị trí. Đặc biệt, ở những con người chủ chốt giữ các vị trí quan trọng. Cũng có người được thay thế mà không sợ không có người lấp đi các "khoảng trống này". Từ đó doanh nghiệp có cho mình được một nội lực bên trong tốt hơn. Hơn thế nữa, gánh vác trọng trách to lớn mang tên doanh nghiệp của các lãnh đạo, trưởng phòng vì thế mà được giảm tải trong việc thừa kế nhân sự.
Theo trải nghiệm của đội ngũ chuyên gia - các giảng viên của Link Power. Khi triển khai, nếu chúng ta làm đúng phương pháp thì việc xác định ai đạt mức độ nào "Sẵn sàng ngay bây giờ" hoặc "Sẵn sàng trong X đến Y năm". Sẽ giúp cho các Công ty/ Doanh nghiệp không bị rơi vào "bẫy việt vị". Là hoàn cảnh mà cả người được kế nhiệm lẫn người đang làm ở vị trí cần xây dựng kế nhiệm không bị ảnh hưởng tâm lý người khác cưa ghế. Hay với hoài nghi "Ông/Bà đó đang ngồi ghế thì sao tôi có cơ hội được lên vị trí đó".
2. Các bước xây dựng đội ngũ kế thừa
Trong quá trình đào đạo và tuyển dụng con người, đội ngũ nhân sự ngay tại doanh nghiệp. Đôi khi, các leader hay manager sẽ rời công ty một cách đột ngột theo một lý do nào đó. Kéo theo việc mất đi định hướng của đội ngũ cấp dưới khiến đội ngũ làm việc không hiệu quả. Để khắc phục và tránh được hậu quả của việc này. Với kinh nghiệm trên 20 năm trong lĩnh vực Nhân Sự, Link Power xây dựng một đội ngũ kế thừa như sau:
Bước 1: Thiết lập cam kết (Make the commitment)
Ở những doanh nghiệp quy mô lớn, đối với những nhà lãnh đạo cao cấp. Cần cam kết thực hiện chương trình hoạch định kế nhiệm một cách có hệ thống và xây dựng kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa. Bao gồm các nội dung chính sau:
- Thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được và các ưu tiên của chương trình.
- Làm rõ vai trò của các bên liên quan trong chương trình.
- Làm rõ trách nhiệm của từng nhóm tham gia chương trình.
- Đánh giá các vấn đề và thực tiễn hiện tại.
- Đánh giá và chứng minh sự cần thiết của chương trình.
- Xác định các yêu cầu chương trình SP&M chính xác của tổ chức.
- Liên kết trực tiếp chương trình SP&M với tổ chức và nguồn nhân lực kế hoạch kỹ thuật.
- Benchmark các tiêu chuẩn, khung năng lực lãnh đạo ở các tổ chức khác.
- Xây dựng tuyên bố sứ mệnh của chương trình.
- Viết chính sách và thủ tục hướng dẫn chương trình.
- Xác định các nhóm đối tượng mà chương trình sẽ phục vụ.
- Lập kế hoạch hành động định hướng cho chương trình.
- Truyền thông chương trình, kế hoạch hành động.
- Tiến hành các cuộc họp Hoạch định kế nhiệm khi cần thiết để công bố và đánh giá chương trình.
- Đào tạo những người tham gia chương trình khi cần thiết.
Bước 2: Đánh giá yêu cầu về công việc/con người hiện tại
Ban giám đốc nên đánh giá các yêu cầu về công việc và con người hiện tại ở các vị trí trọng yếu. Họ cũng có thể làm rõ những vị trí trọng yếu đặc biệt khó thay thế do yêu cầu năng lực đặc thù hay những kỹ năng phải đào tạo thời gian dài. Hoặc các yêu cầu về các mối quan hệ xã hội quan trọng cần kế nhiệm.
Bước 3: Đánh giá hiệu quả công việc
Nhân viên thực hiện công việc của họ ra sao? Câu trả lời cho câu hỏi này rất quan trọng vì hầu hết các chương trình Succession Plan đều giả định rằng các cá nhân phải thực hiện tốt công việc hiện tại để đủ điều kiện thăng tiến. Tổ chức cũng nên thiết lập danh sách nhân tài để biết rõ nguồn nhân lực nào đã có sẵn.
Bước 4: Đánh giá các yêu cầu về công việc/con người trong tương lai
Công việc trong tương lai và yêu cầu năng lực ở các vị trí lãnh đạo chủ chốt là gì? Các nhà lãnh đạo cần đánh giá các yêu cầu công việc và năng lực trong tương lai để phù hợp với định hướng chiến lược của tổ chức. Bằng cách đó, các nhà lãnh đạo tương lai có thể được chuẩn bị để đối phó với những yêu cầu thay đổi và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Bước 5: Đánh giá tiềm năng nhân viên trong tương lai
Nhân viên được chuẩn bị tốt như thế nào cho sự thăng tiến? Họ sở hữu những tài năng gì và tài năng đó có phù hợp với yêu cầu công việc trong tương lai không? Doanh nghiệp nên thiết lập một hoặc nhiều quy trình khách quan để đánh giá tiềm năng nhân viên trong tương lai. Không nên nhầm lẫn quy trình định hướng tương lai đó với đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo định hướng quá khứ hoặc hiện tại.
Bước 6: Thu hẹp khoảng trống năng lực
Làm thế nào nhân viên có đủ năng lực sẵn sàng cho các vị trí kế nhiệm? Doanh nghiệp nên thiết lập một chương trình phát triển khả năng lãnh đạo liên tục nhằm bồi dưỡng các nhà lãnh đạo tương lai trong nội bộ.
Bước 7: Đánh giá chương trình hoạch định kế nhiệm
Để cải thiện, chương trình Hoạch định Kế nhiệm phải được đánh giá liên tục. Kết quả đánh giá giúp cải tiến liên tục và duy trì cam kết đối với Kế hoạch kế nhiệm.
Trên đây là 7 bước được Link Power gửi đến quý Anh/Chị đang công tác tại các doanh nghiệp. Để có thể triển khai ngay tại tổ chức của mình mà tránh đi sự "đột ngột" nào đó về mặt nhân sự mà vô tình làm trì trệ đến sự phát triển của tổ chức.
Ngoài 7 bước trên, Anh/Chị muốn tìm hiểu chi tiết hơn và được coaching trực tiếp để xây dựng từ chính giảng viên Ms. Đoàn Phạm Trúc San được gói gọn trong khóa học Hoạch định kế nhiệm - Succession Planning của LinkPower. Với kinh nghiệm hơn 10 năm đào tạo quản lý - đào tạo nhân sự tại các tập đoàn lớn. Và hơn 20 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng đào tạo và phát triển nhân tài ở lĩnh vực L&D sẽ giúp mọi người giải đáp được bài toán nhức nhói về nhân sự trên.
Trong tháng 3 này, học viện Link Power tổ chức webinar với chủ đề “Nâng Cấp Năng Lực L&D, Vững Vàng Chuyên Môn – Mở Lối Nghề Nghiệp”, giúp người làm HR, Training và L&D nhận diện những “nỗi đau” phổ biến trong hoạt động đào tạo, phân tích nguyên nhân khiến chương trình chưa tạo ra giá trị, đồng thời cập nhật bức tranh L&D hiện đại và định hướng phát triển nghề L&D bền vững. Tìm hiểu chi tiết [TẠI ĐÂY].
Một số câu hỏi thường gặp
Đội ngũ kế thừa là gì và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp?
Đội ngũ kế thừa là nhóm nhân sự nội bộ được đánh giá là có khả năng đảm nhiệm các vị trí quan trọng trong tương lai. Việc xây dựng đội ngũ này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục, giảm rủi ro khi nhân sự chủ chốt rời tổ chức và bảo đảm sự phát triển bền vững.
Các bước cơ bản để xây dựng đội ngũ kế thừa hiệu quả là gì?
Quy trình xây dựng thường gồm các bước: cam kết từ lãnh đạo, đánh giá yêu cầu công việc hiện tại, đánh giá hiệu quả nhân sự, xác định nhu cầu năng lực tương lai, đánh giá tiềm năng nhân viên, thu hẹp khoảng trống năng lực bằng đào tạo và phát triển, và cuối cùng là đánh giá liên tục hiệu quả chương trình.
Làm thế nào để đánh giá tiềm năng nhân viên trong kế thừa?
Đánh giá tiềm năng nên dựa trên các tiêu chí khách quan về năng lực, khả năng lãnh đạo, mức độ sẵn sàng nhận trách nhiệm cao hơn và phù hợp với yêu cầu công việc trong tương lai — không nên chỉ dựa vào kết quả hiện tại đơn thuần.
Vì sao đánh giá hiệu suất hiện tại cũng quan trọng trong kế hoạch kế thừa?
Hiệu suất hiện tại phản ánh kết quả công việc và thái độ làm việc của nhân viên. Nhân viên có hiệu suất tốt thường có nền tảng vững chắc hơn để tiếp tục phát triển vào vai trò kế nhiệm — đây là cơ sở để xác định ai nên được đưa vào chương trình kế thừa.
Làm sao doanh nghiệp xử lý những khoảng cách năng lực cho người kế thừa?
Sau khi xác định tiềm năng, doanh nghiệp nên xây dựng chương trình phát triển cá nhân (IDP), bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo, mentoring / coaching và các cơ hội thực hành thực tế để giúp nhân viên sẵn sàng cho vai trò tương lai.
