Một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và quản lý hệ thống nhân sự tốt hơn khi số lượng con người ngày càng gia tăng đó là dựa vào hồ sơ nhân sự. Từ đó, kéo theo việc quản lý các hồ sơ ngày càng khó khăn và phức tạp. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Việc quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào sẽ là hợp lý và logic nhất để người làm tuyển dụng có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý này, hãy cùng LinkPower tìm hiểu dưới đây nhé
Hồ Sơ Nhân Sự Là Gì?
Hồ sơ nhân sự là bộ hồ sơ lưu trữ thông tin thực tế về nhân sự của doanh nghiệp hoặc tổ chức được biên soạn và lưu trữ theo một quy tắc nhất định, hỗ trợ cho việc quản trị và các vấn đề khác liên quan đến nhân sự.
Hồ Sơ Nhân Sự Bao Gồm
- Thông tin cơ bản của cá nhân: Tên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại, và các thông tin cá nhân khác.
- Lịch sử làm việc: Bao gồm thông tin về các vị trí công việc trước đó, kinh nghiệm làm việc, và quá trình tuyển dụng.
- Bảo hiểm xã hội: Thông tin về các chế độ bảo hiểm và các quy định liên quan.
- Bảng lương: Thông tin về mức lương, các khoản trợ cấp, và các chế độ khác liên quan đến thu nhập.
- Đào tạo và phát triển: Các thông tin về các khóa đào tạo, chương trình phát triển nghề nghiệp mà nhân viên đã tham gia, các văn bằng và chứng chỉ đào tạo khác liên quan
- Khen ngợi và kỷ luật: gồm bất kỳ đề xuất khen ngợi hoặc hình phạt nào mà nhân viên đã nhận.
- Giấy tờ chứng minh và các vấn đề pháp lý khác: các giấy tờ chứng minh nhận dạng và thông tin pháp lý liên quan.
Phân Loại Hồ Sơ Nhân Sự
Hồ sơ nhân sự giai đoạn thử việc:
- Sơ yếu lý lịch của người lao động
- Đơn xin việc của người lao động
- Bản sao CMND/CCCD cần công chứng của người lao động
- Trường hợp người lao động của công cty là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị đầy đủ thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động tại Việt Nam
Hồ sơ nhân sự giai đoạn chính thức: Trường hợp người lao động thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp thì bắt buộc phải bộ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc để nói ở trên, bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức có chữ ký của doanh nghiệp và người lao động
- Các điều khoản mà doanh nghiệp sẽ thực thi cho người lao động tùy thuộc vào mức lương hàng tháng của người lao động
- Phụ lục trong hợp đồng lao động
- Các quyết định khi có đề nghị thăng cấp hoặc tăng lương
- Những giấy tờ phát sinh liên quan khác
Những lao động chính thức sẽ có yêu cầu cao hơn về mặt giấy giờ nên doanh nghiệp cần phải thật cẩn trọng khi lưu giữ giấy tờ trên.
Trường hợp người lao động của doanh nghiệp đang trong độ tuổi 15 - 18 tuổi thì cần có sự đồng ý của người lao động bằng văn bản. Hồ sơ nhân sự người dưới 15 tuổi bao gồm:
- CMND/CCCD/Hộ chiếu có công chứng của người đại diện theo pháp luật
- Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng
Quy Định Lưu Trữ Hồ Sơ Chuẩn
Hồ sơ nhân sự đóng vai trò rất quan trọng của mỗi doanh nghiệp, đóng vai trò thông tin mật. Chính vì thế, mỗi cá nhân tổ chức cần lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và hiệu quả theo những quy định sau:
- Việc nộp thuế lên cơ quan thuế thì hồ sơ nhân sự phải gắn liền với hồ sơ lương. Qua việc kiểm tra của cơ quan thuế thì doanh nghiệp có thể dễ dàng đưa hồ sơ để kiểm tra cũng như việc quản lý và sắp xếp sẽ trở nên dễ dàng hơn.
- Ngoài ra đặc biệt hồ sơ cần phải đảm bảo được tuân thủ các tiêu chí sau: lao động, lương, loại lao động, lương, thưởng, phạt đối với người lao động, hình thức trả lương cho người lao động. Tùy thuộc vào văn hóa và phương pháp của mỗi doanh nghiệp sẽ có những hình thức lưu trữ khác nhau và riêng biệt. Mỗi phòng nhân sự cần linh hoạt trong việc sử dụng và lưu trữ để có được phương pháp phù hợp nhất.
Cách Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Hiệu Quả
Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả đảm bảo rằng tổ chức có được thông tin chính xác và đầy đủ về nhân viên, giúp nâng cao quá trình ra quyết định và quản lý nhân sự một cách linh hoạt và có hiệu suất cao.
- Phân loại hồ sơ nhân sự: Trước khi quản lý được hồ sơ thì bước đầu tiên đó là quản lý và phân loại hồ sơ một cách khoa học hợp lý có tổ chức. Tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô, tính chất cũng như đặc điểm nhân sự doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương thức phân loại khác nhau hoặc kết hợp giữa các phương thức có thể theo: chữ ký, chức vụ, phòng ban, nhóm hồ sơ, mục đích....
- Sắp xếp hồ sơ nhân sự: Việc sắp xếp hồ sơ nên ưu tiên tiêu chí dễ hiểu và dễ tra cứu để tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn cho người quản lý và người thuộc các phòng ban khác liên quan. Thường được triển khai theo nhiều cách: ngày, tháng, năm quý hoặc tình trạng của hồ sơ (hoàn thành, chưa hoàn thành, tạm ngưng, chưa giải quyết, giải quyết...)
Lưu Trữ Và Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự
Các hồ sơ của nhân sự cần được lưu trữ sạch sẽ, thoáng mát, đặc biệt là tránh mối mọt. Các vật dụng đi kèm như bìa đựng, nhãn dán, các văn phẩm khác liên quan để hỗ trợ bảo quản, đánh dấu lại các hồ sơ. Ngoài ra, để tránh mất mát tài sản, cá hồ sơ nhân sự cần được scan ra nhiều bản ở các hồ sơ quan trọng và lưu trữ trên các phần mềm online hoặc chuyên dụng.
Phòng nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tình hình hồ sơ định kỳ, cập nhật, thay đổi những thông tin liên quan theo thời gian. Tùy thuôc theo quy mô của tổ chức, cần có sự nâng cấp từ quy trình cho đến công cụ quản lý hồ sơ là điều hết sức cần thiết và quan trọng. Đề phòng sự gia tăng quy mô nhân sự trong tương lai của tổ chức.
Ngoài các bước trên, ngày nay các doanh nghiệp tổ chức có thể quản lý thông tin hồ sơ nhân sự một cách trực tuyến thông qua các phần mềm online được bảo mật tuyệt đối và mang tính đa nhiệm cao giữa các phòng ban, tổ chức. Truy cập mọi lúc, mọi nơi, tra cứu dữ liệu nhanh chóng và xuất được báo cáo về tình trạng hồ sơ của cả công ty.
Hồ sơ nhân sự chủ yếu được sử dụng để quản lý thông tin về nhân viên, hỗ trợ quá trình quản lý lao động, và đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý nhân sự. Với những nội dung trên, LinkPower hy vọng bạn có thể hiểu rõ hồ sơ nhân sự là gì cũng như nguyên tắc đề quản lý các hồ sơ hiệu quả dùng cho người làm nhân sự
>> Tìm hiểu thêm về khóa học nhân sự của LinkPower Tại Đây