1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Loại hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Nói cách khác, thay vì ký trực tiếp trên giấy, các bên có thể tạo lập, gửi, nhận, ký kết và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn trên môi trường điện tử. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, hợp đồng vẫn có hiệu lực và được sử dụng làm căn cứ xác lập quan hệ lao động.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng hợp đồng điện tử nhằm rút ngắn thời gian tuyển dụng và hoàn thiện hồ sơ nhân sự. Thay vì in ấn, chuyển phát và lưu kho tài liệu, toàn bộ quy trình có thể được thực hiện trực tuyến. Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận hành, giảm sai sót trong quản lý hồ sơ và nâng cao trải nghiệm của cả doanh nghiệp lẫn người lao động.
2. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là gì?
Bên cạnh việc hiểu khái niệm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ vai trò của nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình giao kết và quản lý hợp đồng.
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử quy mô lớn. Hệ thống này do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý. Đồng thời, nền tảng có chức năng quản lý tập trung dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử và cung cấp các dịch vụ dùng chung cho cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân trên phạm vi cả nước.
Có thể hiểu, đây là hạ tầng số giúp kết nối các bên tham gia giao kết hợp đồng trên cùng một hệ thống thống nhất. Thay vì lưu trữ hồ sơ rời rạc, dữ liệu được quản lý tập trung theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước. Điều này góp phần nâng cao tính minh bạch, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và hỗ trợ quá trình xác minh khi cần thiết.
3. Có bắt buộc ký hợp đồng lao động điện tử từ ngày 1/7/2026 không?
Câu trả lời là không. Pháp luật hiện hành không bắt buộc người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động điện tử kể từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp vẫn có quyền lựa chọn giao kết hợp đồng bằng văn bản giấy hoặc bằng phương tiện điện tử, miễn đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn rằng ngày 01/07/2026 là thời điểm bắt buộc phải chuyển sang hợp đồng điện tử. Thực tế, đây là mốc thời gian áp dụng thống nhất các quy định về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337/2025/NĐ CP. Đồng thời, đây cũng là thời hạn chậm nhất để Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng được chính thức đưa vào vận hành theo Điều 28 của Nghị định này.
4. Nguyên tắc chung về hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, tuân thủ quy định của pháp luật. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng phải đáp ứng quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ CP.
- Thứ hai, hợp đồng phải được gửi cho cả hai bên. Sau khi ký kết, hợp đồng cần được gửi cho người sử dụng lao động và người lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận của các bên.
- Thứ ba, khuyến khích áp dụng trong quản trị nhân sự. Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng giấy. Để giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
5. Điều kiện thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua hệ thống eContract và phải đáp ứng các điều kiện về kỹ thuật, pháp lý cũng như xác thực danh tính của các bên.
Đối với hệ thống eContract
Để phục vụ giao kết hợp đồng lao động điện tử, eContract cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số theo quy định của pháp luật.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu và có phương án xử lý khi xảy ra sự cố.
- Lưu trữ dữ liệu toàn vẹn, hỗ trợ tra cứu hợp đồng lao động điện tử khi cần.
- Xác thực đúng danh tính của người lao động và người sử dụng lao động.
- Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử, chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy.
- Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ theo quy định.
Đối với người lao động và người sử dụng lao động
Để thực hiện giao kết hợp đồng điện tử, các bên cần chuẩn bị:
- Giấy tờ tùy thân hoặc tài khoản định danh điện tử hợp lệ theo quy định.
- Đối với doanh nghiệp, cần có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý và thông tin người đại diện theo pháp luật.
- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Đối với nhà cung cấp eContract
Nhà cung cấp dịch vụ phải có hệ thống eContract đáp ứng yêu cầu pháp luật, có công nghệ định danh và xác thực chủ thể chính xác. Đồng thời sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.
6. Cách làm hợp đồng lao động điện tử
Bước 1. Tạo lập hợp đồng lao động điện tử
Doanh nghiệp khởi tạo hợp đồng trên hệ thống eContract với đầy đủ các nội dung theo quy định của Bộ luật Lao động. Các điều khoản về công việc, tiền lương, thời hạn hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên cần được thể hiện đầy đủ như đối với hợp đồng bằng văn bản giấy.
Bước 2. Xác thực danh tính các bên
Trước khi ký kết, hệ thống eContract sẽ thực hiện định danh và xác thực người lao động cũng như người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử. Đây là bước quan trọng nhằm bảo đảm hợp đồng được giao kết đúng chủ thể.
Bước 3. Ký số và gắn dấu thời gian
Sau khi xác thực thành công, các bên thực hiện ký số trên hợp đồng. Hệ thống sẽ gắn dấu thời gian kèm theo chữ ký số để xác nhận thời điểm giao kết, đồng thời bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu.
Bước 4. Chứng thực hợp đồng điện tử
Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu đối với hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Sau bước này, hợp đồng đã hoàn tất quá trình giao kết và có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Bước 5. Gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử
Trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý để được gắn mã định danh (ID). Mã ID này giúp quản lý tập trung dữ liệu và hỗ trợ việc xác minh, quản lý hợp đồng trên phạm vi toàn quốc.
7. Những lưu ý khi làm hợp đồng lao động điện tử
Để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung quan trọng dưới đây.
Chuyển đổi giữa hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. Tuy nhiên, việc chuyển đổi phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Chủ thể giao kết hợp đồng phải được xác thực theo quy định về định danh và xác thực điện tử.
- Hợp đồng điện tử sau khi chuyển đổi phải được người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký số để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc.
- Hợp đồng sau khi chuyển đổi phải được gắn mã định danh (ID) theo quy định.
Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, hợp đồng được chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý tương đương bản gốc theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Lưu ý về thời điểm có hiệu lực của hợp đồng
Theo Nghị định 337/2025/NĐ CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn thành việc ký số, đồng thời hợp đồng được gắn dấu thời gian và được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu. Trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực thì sẽ thực hiện theo nội dung đã thống nhất trong hợp đồng.
Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi đầy đủ quá trình ký kết của cả hai bên. Việc chỉ một bên hoàn tất ký số sẽ chưa làm phát sinh hiệu lực của hợp đồng nếu chưa đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định. Điều này đặc biệt quan trọng khi xác định thời điểm bắt đầu quan hệ lao động, quyền lợi của người lao động và trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Kết luận
Hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động quản trị nhân sự khi doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số. Với hành lang pháp lý ngày càng hoàn thiện, doanh nghiệp có thể yên tâm áp dụng hình thức này để tối ưu quy trình ký kết và lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp eContract đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp luật, bảo đảm quy trình định danh, ký số, lưu trữ và chứng thực hợp đồng theo đúng quy định.
Những câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử. Theo Nghị định 337/2025/NĐ CP, loại hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là gì?
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống thông tin do Bộ Nội vụ xây dựng, vận hành và quản lý để quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc. Nền tảng cũng cung cấp các dịch vụ dùng chung cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân theo quy định của pháp luật.
Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?
Không. Pháp luật hiện hành không bắt buộc doanh nghiệp và người lao động phải sử dụng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, Nhà nước khuyến khích áp dụng hợp đồng điện tử để thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
Cách làm hợp đồng lao động điện tử
Doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống eContract theo các bước: tạo lập hợp đồng, xác thực danh tính các bên, ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực hợp đồng. Sau khi bên cuối cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ để được gắn mã định danh (ID).
