Việc đo lường hiệu quả, hiệu suất làm việc của phòng ban, nhân viên là việc quan trọng trong mọi doanh nghiệp, tổ chức. Đây là một trong những hệ thống đo lường mạnh mẽ được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt ở các tập đoàn lớn, nó gọi tắt là Khung Năng Lực - Competency Framework. Vậy công cụ này là gì và làm sao để có thể xây dựng nó nhằm đạt được hiệu quả cho doanh nghiệp. Hãy hãy cùng Link Power tìm hiểu qua nội dung dưới đây!
1. Khung năng lực là gì?
1.1 Năng lực là gì?
Khi nhắc tới khung năng lực, ắt hẳn phải hiểu được khái niệm của từ Năng lực (Competency). Đây là khái niệm được các nhà quản lý thuộc nhiều quốc gia áp dụng như một công cụ phổ biến và mang lại hiệu quả trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong lĩnh vực quản trị nhân sự, phát triển con người.
Năng lực được hiểu là khả năng đo lường lượng kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất cần có của một người để có thể hoàn thành được nhiệm vụ được giao. Đây là yếu tố dùng để đánh giá mức độ hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân so với những thành viên xung quanh. Năng lực của một người được tích lũy do quá trình làm việc, học hỏi thực tế hoặc cũng có thể do bản chất tự nhiên của họ. Nó bao gồm:
- Kiến thức (Knowledge): Gồm thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được nghiên cứu, học tập từ trường lớp hoặc trong thực tế. Được tích lũy từ các chuyên gia có nghiệm thực tế hay các nguồn tư liệu.
- Kỹ năng (Skill): Mô tả các năng lực hay khả năng riêng biệt của một cá nhân về các khía cạnh nào đó. Được sử dụng dùng giải quyết các vấn đề, tình huống phát sinh trong thực tế.
- Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận của một cá nhân về công việc, nhiệm vụ, đồng nghiệp hay về lĩnh vực cộng đồng. Chi phối trực tiếp đến cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự.
1.2 Khái niệm khung năng lực
Khung năng lực hay Competency Framework là một hệ thống đo lường kết quả làm việc của một nhân sự trong một công việc hay vai trò trong bộ phận doanh nghiệp. Hệ thống đo lường này dựa trên các hiểu biết công việc, kỹ năng thực hiện công việc và kết quả tạo được của công việc. Thông thường, một khung năng lực bao gồm các loại năng lực sau:
- Năng lực cốt lõi: Năng lực cốt lõi thường đóng vai trò là nền tảng của khuôn khổ. Và nó áp dụng cho tất cả các vai trò và nhân viên.
- Năng lực chuyên môn: Phản ánh trách nhiệm và nhiệm vụ của một vị trí, chức danh. Hoặc vai trò nhất định và các công cụ và khả năng cần thiết để hoàn thành chúng.
- Năng lực lãnh đạo: Năng lực lãnh đạo là những đặc điểm chung và kỹ năng cứng. Để có thể xác định một nhân viên có tiềm năng hướng dẫn, quản lý hoặc thúc đẩy người khác.
Bên cạnh 3 loại năng lực phổ biến còn có năng lực meta, bao gồm những năng lực ít liên quan đến vai trò hiện tại của một cá nhân nhưng có thể có ích trong tương lai, đặc biệt nếu họ muốn thăng tiến. Năng lực meta có thể giúp các năng lực khác phát triển.
2. Lợi ích, vai trò khung năng lực đối với doanh nghiệp
Thiết lập, phác thảo từ doanh nghiệp đến cá nhân theo các kỳ vọng về hiệu suất & hành vi. Đây là một phần của phương pháp tiếp cận nhân sự toàn diện, mọi doanh nghiệp nên xây dựng một bộ khung năng lực hoàn chỉnh. Vậy, khung năng lực có thể mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
2.1 Hỗ trợ quá trình tuyển dụng trong việc phát hiện và "giữ chân nhân tài"
Nhà tuyển dụng dễ dàng đánh giá ứng viên được khách quan với tính chính xác cao. Ngoài ra còn các vấn đề khác của tuyển dụng như: quản trị thành tích, review lương thưởng, thăng chức...mọi thứ đề được minh bạch. Nắm bắt được các checklist đầu việc cũng như nhiệm vụ tương ứng của ứng viên. Song song đó, các nhà lãnh đạo cũng có thể dễ dàng nhìn nhận, "giữ chân" được các nhân tài. Nhằm phát triển, xây dựng cho tổ chức, định vị thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding).
2.2 Hỗ trợ công tác L&D của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể hệ thống xác định rõ các loại hình năng lực, kiến thức hay kinh nghiệm. Từ đó các thành viên có thể nâng cấp bản thân, trau dồi kinh nghiệm. Người quản lý cũng dễ dàng tìm ra lỗ hổng giúp nhân viên của mình có thể cải thiện. Hỗ trợ công tác phân tích nhu cầu đào tạo (Trainning Needs Analysis) cho nhân viên, giúp thúc đẩy phát triển sự nghiệp của họ. Đặc biệt, dễ dàng hướng đến những mục tiêu như kỳ vọng của tổ chức.
2.3 Sợi dây liên kết mục tiêu giữa cá nhân với tổ chức
Dựa trên những mong đợi có trong bản mô tả khung năng lực, việc liên kết giữa mục tiêu của cá nhân với tổ chức trở nên dễ dàng hơn. Đây là "môi trường" và cơ sở để mọi người trong tổ chức cùng hướng tới các mục tiêu chung.
2.4 Đánh giá kết quả làm việc
Chỉ ra được các nhóm năng lực mà ứng viên, thành viên thuộc tổ chức phải đạt được. Mà nhóm năng lực, chỉ số này xuất hiện ngay trong từng vị trí cụ thể. Dựa trên khung năng lực đã xây, quản lý có thể dễ dàng đánh giá mức độ phù hợp và so sánh giữa trên thực tế và trên yêu cầu tiêu chuẩn.
Một số giá trị khác của khung năng lực
- Hỗ trợ mạnh mẽ kế hoạch kế thừa (Succession Plan): xác định những người kế nhiệm tiềm năng. Từ bên ngoài lẫn bên trong tổ chức cho các vị trí quản lý trong công ty thông qua khung năng lực của từng vị trí.
- Hỗ trợ phát triển năng lực lãnh đạo: Không chỉ cho CEO hay ban lãnh đạo công ty mà cho từng cá nhân trong tổ chức.
Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ có được những giá trị khác nhau. Trong từng cấp độ từ nhân viên đến cấp quản lý. Lợi ích, vai trò khung năng lực là thiết lập các phác thảo từ doanh nghiệp đến cá nhân. Mỗi cấp độ sẽ hoàn thiện đúng theo các kỳ vọng về hiệu suất và hành vi. Là một phần của phương pháp tiếp cận nhân sự toàn diện, mọi doanh nghiệp nên xây dựng một bộ khung năng lực hoàn chỉnh.
> Xem thêm:Tại sao doanh nghiệp nên xây dựng khung năng lực hoàn chỉnh?
3. Các bước xây dựng, triển khai khung năng lực
3.1 Xác định mục đích rõ ràng
Đầu tiên, để xây dựng khung năng lực tổ chức cần xác định mục đích xây dựng rõ ràng. Từ mục đích này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng triển khai và xây dựng được một khung cấu trúc năng lực sao cho phù hợp và tối ưu nhất. Tùy thuộc vào từng loại hình khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra các loại năng lực khác nhau.
3.2 Chuẩn hóa từng bộ phận trong doanh nghiệp
3.3 Xây dựng khung năng lực chung
- Dựa vào quy trình quản lý nhân sự của công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn tự xây dựng.
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chọn cho mình mẫu khung năng lực có sẵn nếu muốn tiết kiệm chi phí. Nhưng đặc biệt phải phù hợp với doanh nghiệp của mình.
3.4 Xác định năng lực và các cấp độ năng lực
Cách tiếp cận đơn giản nhất là thực hiện khảo sát hoặc bàn bạc giữa mọi người với nhau. Đo lường tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng loại năng lực gắn liền với các công việc cụ thể.
3.5 Tiến hành đánh giá và đo lường
Sau các bước triển khai ở trên, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá, đo lường khung năng lực nhân viên. Việc đánh giá này, doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quan về từng của nhân viên. Từ đó, mỗi cá nhân cũng có thể cải thiện được năng lực của mình.
Đây là bước đòi hỏi người có chuyên môn cao, nếu doanh nghiệp không có đủ chuyên môn có thể thuê các chuyên gia hoặc các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để thực hiện xây dựng, đánh giá khung năng lực này.
Quy trình xây dựng khung năng lực được coi là một phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả . Giúp doanh nghiệp có được một đội ngũ đội ngũ nhân viên có năng lực cao và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.
4. Ứng dụng của khung năng lực
Dựa vào các lợi ích, vai trò của khung năng lực. Chúng ta đã có thể thấy được phần nào giá trị và tính ứng dụng của khung năng lực vào ngay thực tế trong công việc như sau:
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và đưa ra chiến lược nhân sự
Trong hoạt động đào tạo, khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhu cầu đào tạo. Xác định từng loại năng lực, cấp độ trong từng vị trí để đánh giá năng lực giữa cấp quản lý và nhân viên. Từ đó, biết được các lỗ hổng của họ để đào tạo sao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu về năng lực nhân sự.
Cơ sở trả lương và quản lý thành tích
Đây cũng là nền tảng quan trọng trong việc trả lương, đãi ngộ và quản lý thành tích của các đối tượng quản lý và lãnh đạo trong tổ chức. Dựa vào khung năng lực, công cụ này giúp họ đo lường và kiểm soát được các mức độ. Từ đó, người quản lý sẽ tập trung và thúc đẩy được quá trình thảo luận đánh giá thành tích. Với hoạt động vận hành hệ thống lương, khi nắm năng lực trong mỗi vị trí của các thành viên. Doanh nghiệp sẽ đưa ra mức lương sao cho phù hợp với các cống hiến của họ khi chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực.
Khung năng lực là một công cụ có rất nhiều ứng dụng trong quản trị nhân sự. Triển khai thành công khung năng lực có thể coi như “nhất cử tam, tứ tiện”. Được các nhà quản trị nhân sự xem như là công cụ thần thánh với nhiều ứng dụng hữu ích khác nhau. Bao gồm: đánh giá, quản lý và đưa ra các nhu cầu tuyển dụng một cách hợp lý.