7 BƯỚC TẠO NÊN MỘT QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ

Quy trình tuyển dụng là bước quan trọng nhất trong toàn bộ hoạt động của phòng nhân sự, gồm các giai đoạn từ xác định nhu cầu đến giới thiệu nhân viên mới. Bài viết từ Link Power sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình tuyển dụng nhân sự theo 7 bước chuyên nghiệp, đồng thời cung cấp sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự dễ áp dụng cho doanh nghiệp. Đây là tài liệu hữu ích giúp tối ưu hiệu quả tuyển chọn và xây dựng đội ngũ bền vững.

1. Thế nào là một quy trình tuyển dụng hiệu quả?

Quy trình tuyển dụng là một chuỗi các bước có hệ thống nhằm thu hút, sàng lọc và lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao chất lượng nhân lực đầu vào. Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự riêng, hoặc tham khảo các sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự được thiết kế theo tiêu chuẩn quốc tế. Đặc biệt, nhiều tổ chức hiện nay ứng dụng quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, nhằm đảm bảo sự nhất quán và chuyên nghiệp trong từng khâu.

Việc xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp bộ phận HR dễ dàng kiểm soát và cải tiến liên tục. Nếu bạn đang băn khoăn quy trình tuyển dụng là gì, hay làm sao để thiết lập một quy trình tuyển dụng nhân lực hiệu quả, hãy bắt đầu từ việc xác định nhu cầu, mô tả công việc, lựa chọn kênh tuyển dụng đến các bước đánh giá và hội nhập sau tuyển. Một quy trình tuyển dụng nhân sự rõ ràng, bài bản sẽ là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài lâu dài.

2. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là một mô hình tuyển dụng được thiết kế khoa học, minh bạch và nhất quán nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào và tuân thủ các nguyên tắc quản lý quốc tế.

Với 7 bước rõ ràng — từ xác định nhu cầu tuyển dụng, mô tả công việc, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá, đến ký kết và hội nhập — quy trình tuyển dụng theo chuẩn ISO giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả tuyển chọn và nâng cao trải nghiệm ứng viên. Đây cũng là mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự lý tưởng để xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, phù hợp với các tổ chức hướng tới phát triển bền vững.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu. Nhà quản lý cần quan sát xem những vị trí đang bị bỏ trống, sau đó phân tích đặc điểm của công việc từ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết:

• Kiểm tra khối lượng công việc hiện tại trong các phòng ban
• Xác định chất lượng làm việc của đội ngũ nhân viên
• Lập danh sách những kỹ năng, kiến thức còn thiếu trong đội nhóm để bổ sung nhân lực
• Phân tích đặc điểm, đặc trưng công việc và lên kế hoạch tuyển dụng

Đội ngũ tuyển dụng tốt phải có khả năng: 

• Xác định rõ vị trí tuyển dụng và xác định những phẩm chất của một ứng viên lý tưởng.
• Viết mô tả công việc rõ ràng để giúp ứng viên hiểu rõ công việc và đánh giá ứng viên có phù hợp hay không.
• Lập dàn ý chi tiết những yêu cầu cần có ở một ứng viên lý tưởng, điều này cũng sẽ giúp ích sau này trong quá trình lựa chọn ứng viên.

Bước 2: Chuẩn bị bản mô tả công việc

Khi doanh nghiệp đã xác định chính xác về những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, nhiệm vụ và trách nhiệm của ứng viên. Bộ phận nhân sự cần xây dựng một bản mô tả công việc hoàn chỉnh (JD) để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của ứng viên đối với vị trí công việc.

>> Xem thêm bài viết: Bản mô tả công việc hướng đến kết qura ROJD là gì?

Bước 3: Tìm kiếm tài năng

Tìm kiếm, thu hút tài năng là những khía cạnh quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng. Trước hết, nguồn ứng viên nên được tìm kiếm từ nội bộ công ty để đảm bảo chất lượng ứng viên. Sau đó doanh nghiệp có thể tạo các tin tuyển dụng trên các trang mạng xã hội hoặc phần mềm tuyển dụng.

Ứng viên đợt trước: Tận dụng các ứng viên đã nộp hồ sơ đợt trước là lựa chọn hàng ngàn doanh nghiệp vẫn đang sử dụng. Mục tiêu của việc này là tận dụng nội dung trong CV của ứng viên và tiết kiệm chi phí quảng cáo, tìm kiếm ứng viên trên các kênh truyền thông xã hội.

Nhân viên hiện tại: Nhờ nhân viên hiện tại giới thiệu các ứng viên có chuyên môn là một trong những cách tốt nhất để tìm kiếm tài năng.

Trang web hay ứng dụng tuyển dụng: Các trang web tuyển dụng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời về chất lượng CV nộp đơn. Ngoài ra đây là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như dễ dàng trong công tác quản lý hồ sơ ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn, trao đổi thông tin,...

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham gia ngày hội việc làm, ký kết với các trường đại học để chọn lọc những ứng viên xuất sắc cho công ty của doanh nghiệp.

Bước 4: Sàng lọc

• Sắp xếp hồ sơ ứng viên ưu tiên thông qua: chứng chỉ, kinh nghiệm công việc, kiến thức chuyên môn, năng lực kỹ thuật và kỹ năng cụ thể khác cần thiết cho vai trò.
• Chọn các ứng viên có trình độ ưu tiên và tiêu chí cơ bản
• Lọc danh sách ứng viên được chọn có sơ yếu lý lịch hẹn phỏng vấn.

Bước 5: Phỏng vấn

Sau khi bộ phận nhân sự sàng lọc một danh sách ứng viên lý tưởng nhất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chuyển qua giai đoạn phỏng vấn. Tuy vào quy mô và yêu cầu vị trí công việc để bộ phận nhân sự lựa chọn phương pháp phỏng vấn cho phù hợp. Sau đây là một số bí quyết giúp cuộc phỏng vấn trở nên hiệu quả hơn: 

• Phỏng vấn video: Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên và năng lực của họ. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để doanh nghiệp để lại ấn tượng ban đầu cho nhân viên tiềm năng của mình. Vì vậy, trong cuộc phỏng vấn này hãy đảm bảo rằng các câu hỏi xoay quanh vấn đề kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được đề cập trong mô tả công việc. Điều đó có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu trước khi bắt đầu phỏng vấn trực tiếp.
• Lịch sự và tôn trọng ứng viên: Phỏng vấn là một quá trình hai chiều. Trong quá trình này, ứng viên tiềm năng cũng sẽ đánh giá xem công ty của bạn có phù hợp hay không. Vì vậy, hãy lịch sự, tôn trọng ứng viên trong các câu hỏi và thái độ của mình.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng: Chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách câu hỏi trong cuộc phỏng vấn tránh những câu hỏi mang tính trừu tượng, riêng tư,… Bên cạnh đó, cuộc phỏng vấn cần có ít nhất 2 vị trí: bộ phận nhân sự và bộ phận kiểm tra trình độ chuyên môn.

Bước 6: Đánh giá và tuyển dụng

Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:

• Xác minh lại với ứng viên: Hãy kiểm tra một lần nữa về mức độ đáp ứng yêu cầu vị trí tuyển dụng của ứng viên. Sau khi đã chắc chắn tuyển dụng ứng viên, bộ phận nhân sự cần gửi email thông báo trúng tuyển đến ứng viên và xác minh sự chắc chắn làm việc tại doanh nghiệp của ứng viên.
• Gửi lời mời công việc với ứng viên:Thư mời làm việc nên bao gồm tất cả nội dung cần thiết để ứng viên không bỡ ngỡ trong ngày đầu đi làm. Nội dung thư mời làm việc bao gồm ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng, giờ làm việc và lương thưởng, chế độ đãi ngộ,…
• Đánh giá và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng: Doanh nghiệp cần đánh giá lượng thời gian, nỗ lực, chi phí, phương pháp tuyển dụng và nguồn lực đã bỏ ra trong quy trình tuyển dụng. Qua đó đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong đợt tuyển dụng và rút kinh nghiệm cho lần tuyển dụng tiếp theo của doanh nghiệp.

Bước 7: Giới thiệu nhân sự mới

Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của công ty. Sau khi hoàn tất, việc sàng lọc trước khi tuyển dụng bao gồm kiểm tra thông tin tham khảo lý lịch. Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành bàn giao công việc và giới thiệu ứng viên với các nhân viên trong phòng ban đó.

4. Ví dụ về quy trình tuyển dụng của một số tập đoàn lớn 

4.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vinamilk (8 bước)

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Phòng ban gửi đề xuất, phê duyệt chỉ tiêu tuyển dụng.
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Lên ngân sách, thời gian, hình thức tuyển dụng.
• Thông báo tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng lên website, mạng xã hội hoặc báo chí.
• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Xét duyệt hồ sơ theo tiêu chí: học vấn, kinh nghiệm, phù hợp văn hóa.
• Phỏng vấn vòng 1 (HR): Kiểm tra mức độ phù hợp chung, động lực và định hướng nghề nghiệp.
• Phỏng vấn vòng 2 (chuyên môn): Đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng xử lý tình huống thực tế.
• Thử việc: Ký hợp đồng thử việc, đánh giá hiệu quả trong 1–2 tháng.
• Ký hợp đồng chính thức & hội nhập: Nếu đạt yêu cầu: ký hợp đồng dài hạn và thực hiện chương trình onboarding.

4.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Viettel (7 bước)

• Ứng viên nộp hồ sơ: Qua website tuyển dụng, fanpage, email hoặc đối tác nhân sự.
• Sàng lọc hồ sơ: Hội đồng chuyên môn và HR phối hợp đánh giá bước đầu.
• Kiểm tra năng lực: Làm bài test chuyên môn, IQ và TOEIC trên nền tảng online.
• Phỏng vấn vòng 1 (đơn vị tuyển dụng): Đánh giá năng lực chuyên môn, tư duy và khả năng gắn bó.
• Phỏng vấn vòng 2 (Tổng giám đốc hoặc hội đồng cấp cao): Đánh giá cuối cùng trước khi ra quyết định tuyển dụng.
• Thông báo kết quả và đàm phán offer: Gửi thư mời làm việc, thương lượng các điều kiện.
• Chuẩn bị hồ sơ và hội nhập: Hướng dẫn hồ sơ pháp lý, phân công người kèm cặp trong giai đoạn đầu.

4.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vingroup (4 bước)

• Nộp hồ sơ ứng tuyển: Ứng viên gửi CV qua website hoặc kênh tuyển dụng đối tác.
• Sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ (HR): Đánh giá độ phù hợp với văn hóa, thái độ và mục tiêu nghề nghiệp.
• Phỏng vấn chuyên sâu (ban chuyên môn + cấp quản lý): Tập trung vào chuyên môn, tư duy phản biện, kỹ năng xử lý tình huống.
• Đàm phán và ký kết hợp đồng: Thỏa thuận lương thưởng, thời gian nhận việc và chính sách phúc lợi.

Tạm kết 

Để sở hữu quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh và hiệu quả, bạn hãy tham khảo khóa học tuyển dụng - Hiring Management trong khuôn khổ chương trình đào tạo HRBP của Link Power với đầy đủ công cụ, phương pháp giúp bạn có thể xây dựng hoàn tất một quy trình tuyển dụng nhân sự đúng chuẩn. Hãy liên hệ với Link Power để nhận tư vấn chi tiết!