Trước đây, những người làm nhân sự phải vất vả kiểm soát cả đống thông tin về nhân sự. Ngày nay, với sự trợ giúp của các phần mềm quản lý thì việc quản lý nhân sự đã đơn giản và dễ dàng hơn nhiều.
Câu chuyện quản lý nhân sự làm sao để đơn giản và hiệu quả luôn luôn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Đặc biệt là khi các doanh nghiệp mở rộng quy mô. Công việc người làm nhân sự phải quản lý một số lượng lớn lực lượng lao động. Do vậy, người làm nhân sự khó có thể quản lý và xử lý một số lượng lớn công tác nhân sự.
Hơn nữa, công việc quản lý nhân sự đòi hỏi sự chính xác cao. Việc rút gọn khâu quản lý nhân sự bằng phần mềm không chỉ giúp quản lý đơn giản và hiệu quả hơn mà trực tiếp cũng góp phần giảm chi phí và tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
I. Phần mềm quản lý nhân sự hoạt động như thế nào?
Phần mềm quản lý nhân sự hay phần mềm quản lý nhân viên đều chỉ chung quy trình kết hợp quy trình quản lý kết hợp với nguồn quản lý nhân viên và công nghệ thông tin thông qua phần mềm máy tính.
Trong môi trường làm việc, bộ phận nhân sự phải làm rất nhiều công việc trên giấy tờ, excel, word,.. Việc lưu trữ này gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của nhân viên khiến họ chỉ đủ thời gian làm các công việc C&B mà bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng không kém như xây dựng văn hóa doanh nghiệp, vạch kế hoạch chiến lược nhân sự hay tham gia đóng góp vào các dự án kinh doanh…
Như vậy, phần mềm nhân sự được hiểu là áp dụng công nghệ thông tin để giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, tăng năng hiệu suất, tăng sự hài lòng của người lao động, chuẩn hóa quy trình hoạt động, quản lý chặt chẽ trên một hệ thống qua đó kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí, tối ưu hóa hoạt động quản lý theo chính sách của công ty. Cuối cùng là tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người sử dụng.
II. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
- Phần mềm quản lý nhân sự giúp quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Đánh giá đầy đủ và chính xác nhất về chuyên cần, tinh thần làm việc nhóm, kỹ năng của nhân viên.
- Quản lý hồ sơ một cách toàn diện lực lượng lao động của công ty.
- Quản lý chấm công, tính lương, thưởng, đánh giá chính xác và hiệu quả.
- Từ đó, nhân viên sẽ theo dõi được độ minh bạch, tránh những thắc mắc không cần thiết.
- Tăng khả năng tương tác trong quá trình hoạt động.
- Tăng mức độ hài lòng của nhân viên, cán bộ quản lý, các giám đốc quản lý khi thông tin tức thời, chính xác, đầy đủ
- Tăng khả năng hoạch định, khai thác, đánh giá năng lực con người trong toàn bộ tổ chức.
III. 5 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay
1. Base HRM+
Đây là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi Base.vn - đơn vị đầu tiên tại Việt Nam cung cấp nền tảng SaaS kết nối các ứng dụng công nghệ cho quản trị và điều hành doanh nghiệp.
Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể xử lý được các đầu mối công việc như: Quản lý hệ thống thông tin, hội nhập nhân sự, quản lý ngày công, tính lương và trả lương, quản lý thời gian check in, phê duyệt nghỉ phép…
Ưu điểm là giao diện của phần mềm khá hiện đại, trẻ trung, các tính năng được bố trí một cách mạch lạc và khoa học. Nhược điểm chi phí còn khá đắt so với các phần mềm khác.
2. SV.HRIS
Sản phẩm này thuộc sở hữu của công ty TNHH Tin học Công Nghệ Sao Việt với chức năng quản lý doanh nghiệp một cách tổng quát.
Ưu điểm là giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho những đối tượng khác nhau. Phần mềm này hỗ trợ quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty, tích hợp các mẫu hợp đồng, quyết định tuyển dụng, khen thưởng kỷ luật... hỗ trợ thống kê báo cáo dạng biểu đồ minh họa trực quan.
3. CoreHRM
Phần mềm quản lý nhân sự Corehrm của công ty TNHH Tin Học và Phần Mềm Sài Gòn Tâm Điểm. Đây là phần mềm khá dễ dàng sử dụng, các chức năng bên trong gồm: Chấm công, đánh giá nhân viên, tuyển dụng nhân sự, hợp đồng lao động, thống kê tình hình nhân sự, quản lý và phê duyệt, đào tạo nhân sư, đăng ký nghỉ phép, định nghĩa phương án lương…
CoreHR sử dụng được trên tất cả hệ điều hành, các loại thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính, laptop, máy tính bảng mà không cần phải cài cố định xuống một máy nào cả. Phần mềm sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi hợp cùng công cụ và phần mềm khác: Finger Print Machine, API SMS / API ERP / API phần mềm khác,…
Đây là giải pháp chạy trên nền web ứng dụng Online, đám mây – Cloud, nhưng tất cả các hệ thống, người dùng, dữ liệu đều được người dùng cuối quản lý, quyết định và chủ động lưu trữ, quản lý.
4. FAST HRM ONLINE
Phần mềm này quản lý các chức và thông tin như quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, quản lý đào tạo, quản lý đánh giá, quản lý bảo hiểm, quản lý thuế TNCN…
Fast HR Online là công cụ hiệu quả để quản lý nhân sự trực tuyến để quản lý nhân sự một cách trực quan nhất. Hệ thống báo cáo đa dạng và đánh giá nhân viên, đào tạo nhân viên một cách tổng thể.
Đây được đánh giá là phần mềm khá dễ sử dụng, các thông tin nhân viên được thống kê một cách chi tiết giúp bộ phận nhân sự đánh giá năng lực và kỹ năng nhân viên một cách khách quan nhất.
5. HR Manager
Phần mềm quản lý nhân sự HR Manager được phát triển bởi công ty TNHH Hoàng Hà để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự. HR- Manager hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự với cơ sở dữ liệu tập trung với việc lưu trữ hồ sơ nhân viên, xây dựng mô hình quản lý nhân sự chuyên nghiệp với các phòng ban, chức hành vụ khác nhau.
Ưu điểm của ứng dụng này là thống kê được thông tin của nhân viên giúp các nhà quản lý đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về tình hình nhân sự, lương của nhân viên, đưa ra sự biến động về nhân sự trong năm và nhiều tính năng hữu ích khác.
6. Phần mềm MISA AMIS HRM
AMIS HRM là giải pháp đến từ Công ty Cổ phần MISA - Công ty đã có 28 năm nghiên cứu, phát triển phần mềm và là "người bạn tin cậy" của 250.000 doanh nghiệp trên cả nước.
Phần mềm quản lý nhân sự MISA sở hữu nhiều tính năng như: Tuyển dụng hiệu quả và khoa học, chấm công online dễ dàng, tính toán lương thưởng đơn giản, lưu trữ hồ sơ nhân viên tự động,.... Nhờ những tính năng tuyệt vời kể trên, phần mềm giúp mang đến nhiều lợi ích cho HR, Giám đốc doanh nghiệp và toàn bộ nhân viên trong công ty, cụ thể:
- HR tiết kiệm nhiều đến 50% thời gian rà soát dữ liệu chấm công, tính lương
- Giám đốc có cái nhìn đa chiều về tình hình nhân sự trong công ty và đưa ra những quyết định hợp lý
- Nhân viên hài lòng hơn về những trải nghiệm số hóa trong doanh nghiệp, gắn bó với tổ chức lâu hơn
MISA AMIS HRM - Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện đã được hàng ngàn doanh nghiệp tin dùng, trong đó phải kể đến Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Trống Đồng Palace, IVY Moda.... Đây chắc chắn sẽ là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0
7. Có nên thay thế tất cả hoạt động quản lý bằng phần mềm
Chúng ta không thể phủ nhận rằng các công cụ, phần mềm công nghệ giúp các hoạt động quản lý danh nghiệp giảm thiểu được nhiều chi phí và thời gian và các thiếu xót trong khâu quản lý. Tuy nhiên, để vận hành được các công cụ đó con người chính là yếu tố tiên quyết trong việc triển khai thành công hay thất bại. Bộ phận vận hành chính cho doanh nghiệp sẽ là HR, ở đây họ phải thấu hiểu tất cả các vấn đề về đánh giá nhân viên, giao nhiệm vụ ở từng vị trí, cấp bật, phòng ban. Ngoài ra, còn hàng thứ kiến thức khác như cấu trúc hệ thống total rewards của doanh nghiệp, hiểu được mô hình kinh doanh của doanh nghiệp (Bussiness Acumen), hệ thống quản lý hiệu suất (KPIs, OKRs, BSCs,...). Nắm chắc kiến thức chuyên môn, để triển khai hệ thống vững vàng tham gia ngay các khóa học nhân sự tại Link Power.