HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (WORKFORCE PLANNING): KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, QUY TRÌNH

1. Workforce planning là gì? Khái niệm hoạch định nguồn nhân lực

Workforce planning hay hoạch định nguồn nhân lực là quá trình dự báo và chuẩn bị lực lượng lao động cho hiện tại và tương lai. Nó tập trung vào việc đánh giá nguồn lực hiện tại và nhận diện khoảng cách năng lực còn trống để phục vụ chiến lược kinh doanh. Qua đó doanh nghiệp không chỉ sở hữu đủ số lượng nhân sự mà còn xác định được kỹ năng họ cần có trong dài hạn.

Nói cách khác, hoạch định nhân lực bảo đảm doanh nghiệp bố trí nguồn lao động đúng người - đúng thời điểm. Hạn chế tình trạng chồng chéo nhiệm vụ, nguy cơ quá tải hay khan hiếm nhân sự. Đồng thời, đội ngũ được trang bị năng lực phù hợp yêu cầu công việc. Sẵn sàng thực thi chiến lược một cách bền vững.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn. Khi biết rõ năng lực phù hợp, nhà quản lý dễ dàng xác định vị trí cần tuyển và tiêu chí lựa chọn. Quy trình tuyển dụng không bị cảm tính chi phối vì đã có dữ liệu và dự báo cụ thể dẫn đường.

Bên cạnh đó, hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho nhiều viễn cảnh kinh doanh khác nhau. Khi môi trường thay đổi, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch nhân sự dựa trên các kịch bản tăng trưởng, mở rộng hoặc tái cấu trúc. Điều này tạo ra sự chủ động cho các phòng ban trong việc sắp xếp nguồn lực theo từng giai đoạn.

Hoạt động này cũng hỗ trợ doanh nghiệp xác định năng lực cần thiết để đạt mục tiêu chiến lược. Khi mục tiêu thay đổi, yêu cầu năng lực của đội ngũ cũng thay đổi theo. Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp nhìn rõ những nhóm năng lực trọng yếu. Từ đó xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự phù hợp với định hướng dài hạn.

Cuối cùng, doanh nghiệp có thể phát triển các chính sách để lấp đầy khoảng trống năng lực. Đây là cơ sở để thiết kế chương trình đào tạo, kế hoạch tuyển dụng hoặc sắp xếp lại nhân sự. Các chính sách này giúp đội ngũ bổ sung năng lực còn thiếu và duy trì sự phù hợp với nhu cầu công việc.

3. Ví dụ về hoạch định nguồn nhân lực

Một ví dụ tiêu biểu cho việc áp dụng hoạch định nguồn nhân lực là tại Công ty Lọc hóa dầu Nghi Sơn (NSRP) với quy mô hàng nghìn nhân sự. Để vận hành một tổ hợp công nghiệp lớn với nhiều bộ phận kỹ thuật chuyên sâu. NSRP cần một bức tranh rõ ràng về nhu cầu nhân sự trong từng giai đoạn sản xuất. Đây cũng là lý do NSRP hợp tác cùng Link Power để triển khai chương trình đào tạo Workforce planning.

Trong chương trình, đội ngũ NSRP được hướng dẫn cách phân tích năng lực hiện có, xác định nhu cầu nhân lực trong tương lai Workforce planning giúp NSRP phát hiện khoảng trống về kỹ năng, mức độ sẵn sàng của đội ngũ cho các ca vận hành hoặc dự án mới.

Ví dụ (chỉ mang tính chất giả định):

• Nếu NSRP dự kiến mở rộng một dây chuyền sản xuất hoặc vận hành thêm ca. Họ sẽ biết trước cần thêm bao nhiêu kỹ sư vận hành, kỹ thuật viên, nhân lực hỗ trợ nhờ có kế hoạch Workforce planning. Từ đó tránh được tình trạng thiếu hụt đột ngột hoặc phải gấp rút tuyển người không đủ chuẩn.

4. Các bước hoạch định nguồn nhân lực

Bước 1: Phân tích hiện trạng nhân sự
Doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu về số lượng, cơ cấu và năng lực đội ngũ. Mục tiêu là hiểu rõ lực lượng lao động hiện có và mức độ phù hợp với yêu cầu công việc.

Bước 2: Dự báo nhu cầu nhân sự tương lai
Dựa trên kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp xác định số lượng vị trí cần bổ sung, các nhóm năng lực mới và thời điểm cần nhân sự.

Bước 3: Xác định khoảng trống nhân lực
Tổ chức so sánh giữa nguồn lực hiện tại và nhu cầu dự kiến. Qua đó nhận diện các vị trí có nguy cơ thiếu người, thừa người hoặc thiếu năng lực.

Bước 4: Xây dựng giải pháp và kế hoạch hành động
Từ các khoảng trống đã nhận diện, doanh nghiệp thiết kế giải pháp như tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ kế cận hoặc tái bố trí nhân sự.

Bước 5: Triển khai và rà soát định kỳ
Các giải pháp được đưa vào vận hành và theo dõi theo chu kỳ. Doanh nghiệp cập nhật lại dữ liệu, đánh giá mức độ phù hợp và điều chỉnh cho sát với thực tế.

Quy trình này tạo nên một vòng lặp liên tục giúp doanh nghiệp duy trì lực lượng lao động phù hợp với mục tiêu chiến lược, đồng thời nâng cao khả năng thích ứng trong bối cảnh biến động.

5. Các hình thức hoạch định nguồn nhân lực

5.1. Hoạch định nhân sự dựa trên mô hình 9 box grid

Mô hình 9 box grid giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hiệu suất và tiềm năng phát triển của từng nhân viên. Nhân viên sẽ được phân loại vào một trong 9 nhóm đánh giá khác nhau như “Ngôi sao” hay “Trung bình”. Thông qua đó, doanh nghiệp nhận diện được nhóm nhóm nhân sự kế cận, nhóm cần phát triển thêm và nhóm hiệu quả thấp. 

Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch bổ sung lao động, chương trình đào tạo và đào thải người không còn phù hợp.

5.2. Hoạch định nhân lực theo kịch bản mô phỏng (scenario planning)

Với hình thức này, doanh nghiệp thiết kế nhiều kịch bản nhân sự dựa trên các dự đoán về tương lai. Các yếu tố ảnh hưởng lên kịch bản gồm công nghệ, sự thay đổi của thị trường, tốc độ tăng trưởng, luật pháp,... Mỗi kịch bản thể hiện số lượng nhân sự cần có và các năng lực trọng yếu trong tương lai. 

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chuẩn bị nhiều phương án dự phòng, sở hữu kế hoạch đối phó khi xảy ra vấn đề.

5.3. Hoạch định nhân lực dựa trên HR Dashboard

HR dashboard sử dụng các bảng dữ liệu trực quan để theo dõi tình trạng nhân sự theo thời gian thực. Doanh nghiệp tổng hợp thông tin từ các hệ thống như payroll, tuyển dụng và quản lý nhân sự để đánh giá năng lực đội ngũ và biến động nguồn lực.

Các dashboard phổ biến gồm workforce dashboard, diversity map và performance dashboard. Nhờ dữ liệu được hiển thị rõ ràng, nhà quản lý dễ dàng nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định hoạch định nguồn nhân lực chính xác hơn.

Kết luận

Hoạch định nguồn nhân lực là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Khi hiểu rõ nhu cầu nhân sự trong từng giai đoạn, tổ chức dễ dàng chuẩn bị đội ngũ phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật dữ liệu, đánh giá lại nhu cầu và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với những thay đổi. Khi làm tốt, tổ chức sẽ có đội ngũ ổn định, sẵn sàng và đủ năng lực để đồng hành trên chặng đường phát triển lâu dài.

“Chuyên đề 4: Hoạch định nguồn nhân lực” là một phần nội dung trong khóa học Total Rewards Advanced của Link Power. Chương trình được dẫn dắt bởi Mr. Phan Văn Dũng - chuyên gia với 25+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự. Từng giữ chức Giám đốc Nhân sự tại Tập đoàn Nutifood, công tác tại các doanh nghiệp như Vinasoy, DHL, DKSH,...

Khóa học tập trung vào kỹ năng phân tích, đánh giá nguồn lực theo chiến lược. Xây dựng ngân sách theo các kịch bản kinh doanh, kỹ năng kiểm soát vận hành kế hoạch nguồn lực. Học viên đồng thời được thực hành bài tập thực tiễn dưới sự hướng dẫn của chuyên gia để áp dụng ngay vào công việc.