SAI LẦM THƯỜNG GẶP KHI TỐI ƯU CHI PHÍ BHXH CỦA DOANH NGHIỆP

Trong thực tế vận hành HR–C&B, “tối ưu bảo hiểm xã hội” không đồng nghĩa với đóng thấp bằng mọi giá. Tối ưu đúng là: thiết kế cấu trúc Total Rewards hợp lý, quản trị payroll chuẩn, hồ sơ thống nhất, tuân thủ pháp luật, để vừa kiểm soát chi phí vừa giữ được niềm tin người lao động.

Bảo hiểm xã hội không phải “bài toán đổi tên cho khéo”. Từ Luật BHXH 2024 đến Nghị định 158/2025 đều đi theo một hướng xác định nghĩa vụ đóng dựa trên bản chất khoản chi và cách nó được thỏa thuận/chi trả, không phải mỹ từ bạn đặt trong bảng lương.

Nên nếu doanh nghiệp đang “tối ưu” theo kiểu tiện tay, bạn không tiết kiệm thì bạn đang tích rủi ro truy thu chuẩn bị tiền phạt và tranh chấp cũng như khủng hoảng niềm tin nội bộ. Thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự bởi những thay đổi của luật "bảo hiểm xã hội" trong những năm trở lại đây.

Cùng Link Power khám phá sau 5 sai lầm phổ biết mà nhiều Doanh nghiệp đang triển khai mà gặp phải:

1. Đổi tên khoản chi để “né đóng”

Nhiều doanh nghiệp “tối ưu” bằng cách đổi tên cấu phần: đổi “phụ cấp” thành “hỗ trợ”, đổi “lương” thành “bổ sung”… nhưng bản chất chi trả vẫn cố định, trả đều và gắn chặt vào thu nhập tháng. Khi thanh tra BHXH vào cuộc, họ không đánh giá theo tên gọi trên bảng lương, mà soi đúng 3 điểm mấu chốt:

Tính chất chi trả – khoản này có điều kiện không, có thể về 0 không;
Cách ghi nhận trong HĐLĐ/phụ lục/quy chế lương – doanh nghiệp mô tả khoản chi là gì, căn cứ chi trả ra sao;

Tính ổn định của thực chi – có trả đều như một “định mức cứng” hay không. Vì vậy, câu hỏi dành cho CEO/HRD không phải là “khoản này tên gì”, mà là: nếu ngày mai thanh tra hỏi “vì sao khoản này không tính đóng?”, bạn trả lời bằng logic pháp lý dựa trên bản chất chi trả và hồ sơ chứng từ, hay chỉ bằng một cái tên mang tính marketing?

2. Trộn phúc lợi vào lương thưởng

Trộn phúc lợi vào lương thưởng là một sai lầm “kinh điển” khi doanh nghiệp tìm cách tối ưu BHXH: thay vì tổ chức phúc lợi đúng nghĩa, doanh nghiệp tiền hóa thành khoản trả đều hằng tháng như ăn trưa, xăng xe, điện thoại, nhà ở… rồi gộp tất cả thành một “cục” thu nhập cố định (thường đặt tên là phụ cấp/hỗ trợ).

Trong khi đó, Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH đã hướng dẫn rõ: các “chế độ và phúc lợi khác” (ví dụ: tiền ăn giữa ca; hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại; tiền nhà ở; tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; trợ cấp, hỗ trợ khác…) nên ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động để phản ánh đúng bản chất khoản chi.

Vấn đề là nhiều doanh nghiệp “lười thiết kế” hệ thống Total Rewards và quy chế chi trả, nên dồn tất cả vào một khoản trả đều – trả cứng – gắn chặt vào thu nhập tháng. Hệ quả rất dễ đoán: phúc lợi bị hiểu thành lương/thu nhập mang tính tiền lương, và khi đã bị hiểu là “lương” thì rủi ro phát sinh nghĩa vụ đóng và truy thu BHXH tăng lên.

3. Cố định hóa thu nhập biến động

Cố định hóa thu nhập biến động là sai lầm khiến nhiều doanh nghiệp vừa “tối ưu sai”, vừa tự tăng rủi ro vận hành. Hoa hồng, thưởng KPI, thưởng chuyên cần… vốn dĩ phải biến động theo kết quả/điều kiện (có thể bằng 0 nếu không đạt). Nhưng khi doanh nghiệp biến chúng thành khoản “mặc định có”, trả đều hàng tháng như lương cứng, thì bản chất khoản chi bắt đầu dịch chuyển từ thưởng theo hiệu suất sang thu nhập ổn định.

**Hậu quả kép:
**
 BHXH dễ bị kéo theo thành chi phí cố định thay vì linh hoạt theo hiệu quả kinh doanh.
Cơ chế pay-for-performance (cơ chế trả theo hiệu suất) bị bào mòn vì “thưởng” nhưng ai cũng có, dẫn tới giảm động lực, tăng tâm lý entitlement và khó kéo hiệu suất lên bằng công cụ đãi ngộ.

4. Cắt thấp "lương đóng BHXH" bằng cách tách cấu phần thu nhập cho đẹp sổ

Một sai lầm phổ biến khi “tối ưu BHXH” là doanh nghiệp chỉ đóng trên lương cơ bản, còn phần còn lại đẩy sang phụ cấp/khoản bổ sung, rồi “đổi tên” cho mềm tai như hỗ trợ/phúc lợi nhưng thực chất trả đều và cố định hàng tháng.

Từ 01/07/2025, Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã làm rõ cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc theo từng nhóm đối tượng; với nhóm người lao động thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định (nhóm phổ biến trong doanh nghiệp), tiền lương tháng làm căn cứ đóng có thể bao gồm mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương, và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, thỏa thuận trong HĐLĐ và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

Vì vậy, việc “tách cho đẹp sổ” nhưng bản chất vẫn là khoản chi cố định – trả đều – gắn chặt vào thu nhập tháng có thể khiến doanh nghiệp tăng rủi ro bị điều chỉnh nghĩa vụ đóng và truy thu.

5. Dùng "chậm đóng / nợ đóng / trốn đóng" như một chiến lược giữ dòng tiền

Một số doanh nghiệp vì áp lực dòng tiền đã chọn cách dồn BHXH theo quý/theo “đợt”, chậm vài tuần đến vài tháng; thậm chí “tạm thời” không kê khai đủ người tham gia hoặc đóng thiếu mức. Nhưng đây là lựa chọn rủi ro cao, vì khung xử lý hành vi chậm đóng, trốn đóng đã được siết chặt: cơ quan BHXH có trách nhiệm xác định hành vi, xác định số tiền và số ngày chậm/trốn, thông báo đối chiếu và tổ chức thu khoản phải nộp thêm.

Đáng chú ý, theo thông tin công bố trên Báo Chính phủ và truyền thông chính thức của BHXH Việt Nam, doanh nghiệp có hành vi chậm đóng/trốn đóng phải nộp thêm số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm/trốn đóng (theo quy định mới; lộ trình hiệu lực được nêu trong các văn bản/ thông báo liên quan).

6. Giải pháp khắc phục

Khung phân loại nào để CEO/HRD quyết nhanh khoản nào nên nằm ở đâu? Với kinh nghiệm Link Power đã làm tư vấn cho doanh nghiệp trong quá trình xây dựng hệ thống lương 3Ps. Link Power chia sẻ với Anh Chị một số kinh nghiệm cốt lõi như sau để giúp Anh Chị có thể chuẩn hoá từng bước.

Đừng phức tạp hóa. Chỉ cần 3 nhóm:

• Nhóm “lương để đóng”: Các khoản cố định cần xác định được số tiền, trả đều/ổn định & gắn trong HĐLĐ thường rơi vào tiền lương làm căn cứ đóng.
• Nhóm “biến động theo kết quả”: Các khoản phụ thuộc/biến động theo năng suất, quá trình làm việc, chất lượng thực hiện công việc: trọng tâm không phải “né đóng bằng mọi giá” mà là thiết kế đúng bản chất trả theo kết quả
• Nhóm “phúc lợi” (benefits): Tiền ăn giữa ca, hỗ trợ đi lại/điện thoại/nhà ở, hiếu hỷ, sinh nhật, khó khăn… nếu được quản trị như phúc lợi (quy chế, điều kiện hưởng, định mức/chứng từ phù hợp) thì bản chất là welfare không phải “lương đội lốt”.

Tạm kết

Tối ưu BHXH bền vững là cuộc chơi của thiết kế hệ thống, không phải “đổi tên cấu phần”. Khi doanh nghiệp làm đúng cấu trúc Total Rewards + payroll chuẩn + hồ sơ đồng bộ, bạn vừa giảm rủi ro truy thu/phạt, vừa nâng được niềm tin – thứ giữ chân người giỏi mạnh hơn cả tiền.

Nếu Bạn muốn tối ưu chi phí BHXH theo cách hợp pháp và bền vững vừa đáp ứng tuân thủ các quy định của Pháp luật hiện hành vừa nâng cao hiệu suất, năng suất làm việc của đội ngũ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Hãy liên hệ với Link Power để được tư vấn gói giải pháp

Một số câu hỏi thường gặp

Chậm đóng/trốn đóng BHXH có bị tính thêm tiền không?

Có. Theo thông tin công bố trên Báo Chính phủ về quy định mới, khoản tính thêm có thể là 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng/trốn đóng (theo quy định áp dụng).

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc gồm những gì?

Với nhóm hưởng lương do NSDLĐ quyết định, có thể bao gồm: mức lương theo công việc/chức danh, phụ cấp lương, và khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên, ổn định (theo Luật BHXH 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP).

Các khoản như ăn trưa, điện thoại, xăng xe có phải đóng BHXH không?

Cần xem bản chất và cách ghi nhận. Hỏi đáp của cơ quan BHXH địa phương có đề cập nhóm khoản này theo hướng phúc lợi/hỗ trợ trong thực tiễn ghi nhận.

Mức trần tiền lương làm căn cứ đóng BHXH là bao nhiêu?

BHXH Việt Nam nêu khung “mức sàn–mức trần” theo Luật BHXH 2024, trong đó có quy định mức trần gắn với mức tham chiếu