Định biên nhân sự hiện đang là một phương án ngày càng trở nên quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Vậy định biên nhân sự là gì? Các nguyên tắc cần lưu ý khi định biên bao gồm những gì? Toàn bộ nội dung sẽ được giải đáp ngay bài viết dưới đây. 

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự (strategic staffing) là một phương pháp đánh giá nhân sự nhằm cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự. Có thể nói, đây là một trong những giải pháp các doanh nghiệp đều đang ứng dụng. Từ đó, cân đối được các khoản thu chi, xây dựng được kế hoạch đào tạo, tăng cường năng lực nhân viên, cắt giảm nhân sự không mang lại giá trị cần thiết. 

Đây là công việc cần sự phối hợp giữa phòng ban kế toán và nhân sự. Phía tài chính kế toán sẽ có trách nhiệm báo cáo chi phí nhân sự của doanh nghiệp và đưa ra được những phương án cân đối lương thưởng phù hợp. Đảm bảo được chi tiêu hiệu quả, đem lại lợi nhuận tốt nhất. 

Còn đối với đội ngũ nhân sự, có trách nhiệm theo sát công việc của nhân viên các phòng ban đang thực hiện. Đảm bảo nắm chắc được năng lực nhân viên phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp. Lọc ra những thông tin và số liệu tốt nhất để có định hướng về nhân sự trong tương lai. 

Ý nghĩa của việc định biên nhân sự 

Quy trình định biên nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp, nó là phương pháp thuộc chiến lược quản trị và điều phối nguồn lực. Thông qua điều này, doanh nghiệp sẽ biết vận hành sao cho hiệu quả hơn và cũng chính là căn cứ để thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự đi đúng hướng. Cuối cùng, cung cấp đủ số lượng nhân sự để đáp ứng được tiêu chí trong hoạt động thương mại và kinh doanh, mang lại doanh thu.

Đây cũng là phương pháp sử dụng phổ biến giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước. Có thể định biên nhân sự để lên các kế hoạch như kế hoạch nhân sự tuần/tháng/năm, chi tiết về vị trí các công việc, chức danh, số lượng nhân sự của các phòng ban, đặc điểm nhân sự của mỗi vị trí,...

Định biên nhân sự là cách để nâng cao năng lực và tối ưu hóa nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Từ đó cho phép doanh nghiệp lên được kế hoạch dựa theo các số liệu thực tế để phục vụ cho tương lai.

Dựa theo đánh giá, việc định biên nhân sự mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng, trong đó có 3 yếu tố nhất định cần nhắc đến:

Thứ nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết được các vấn đề trong nhân sự, bao gồm bố trí nhân sự chiến lược để tạo nên cấu trúc một công ty khoa học, hợp lý hơn. Đây là yếu tố giúp cho bộ phận nhân sự đơn giản hóa được việc xác định và giải quyết được các vấn đề có thể xảy ra ở hiện tại và trong tương lai gần.

Thứ hai, tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên. Nếu doanh nghiệp không xây dựng được chiến lược kinh doanh rõ ràng, rất dễ dẫn đến hiện tượng thừa nhân sự và gây lãng phí chi phí cũng như dư thừa công năng trong dây chuyền làm việc. KHi bố trí nhân sự chiến lược hiệu quả, có thể tối đa được hiệu quả làm việc của nhân viên, phân tách được vai trò rõ ràng, chi tiết hơn.

Thứ ba, lập kế hoạch chiến lược nhân sự trong tương lai. Thông thường, kế hoạch này được thực hiện bằng cách thuê và đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu cho tương lai. Khối lượng sản xuất và nhu cầu sử dụng người tăng lên sẽ giúp tăng trường kinh doanh bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm nền. Đặc biệt, nhân viên sẵn sàng để đáp ứng với tình hình mới trong tương lai. 

Muốn thực hiện được tốt những điều này, doanh nghiệp cũng cần thiết phải có đội ngũ lãnh đạo nhạy cảm để có thể đưa ra được định hướng, chính sách tốt nhất. Việc để cảm xúc tác động vào có thể khiến cho mọi kế hoạch đều không được như ý. 

Tham Khảo Thêm:"Khóa Học ROJD - Manpower Planning - Lập Kế Hoạch Hoạch Định Nguồn Nhân Sụ"

3 nguyên tắc vàng khi định biên nhân sự 

Muốn tính được định biên nhân sự chính xác nhất, cần thiết thực hiện theo nguyên tắc nhất định. Có 3 nguyên tắc nhất định các doanh nghiệp cần phải nắm được:

Tỷ lệ tương quan 

Tỷ lệ tương quan thể hiện ở chỗ tăng - giảm giữa các năm. Tỷ lệ tăng giảm nhân sự của năm sau sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ tăng giảm doanh thu của năm trước.  

Ví dụ: Doanh thu của công ty trong năm nay là 50% thì định biên nhân sự của năm sau có thể tăng lên là 35%. 

Ngoài ra, còn có sự tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp. Nhóm nhân sự sẽ là nhân viên và làm việc theo yêu cầu và nhóm nhân sự gián quản lý.

Ví dụ: Nhân sự trực tiếp và gián tiếp là 55% - 15%, nhóm nhân sự Nhân viên - Quản lý là 75% - 5%. 

Sự tương quan về số tiền chi trả cho các nhóm nhân lực bao gồm nhóm nhân sự trực tiếp, nhân sự gián tiếp và nhóm quản lý, nhân viên.

Ví dụ: Tỷ lệ chi phí doanh thu của doanh nghiệp là 75% thì quỹ lương chi trả cho nhóm quả lý - nhân viên sẽ là 25% - 75%. 

Định mức lao động 

Định mức lao động là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc mà các nhân sự cần nắm được. THông thường, sẽ có những định mức:

• Định mức theo khối lượng
• Định mức theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
• Định mức theo thông lệ thao tác nghề nghiệp hay tần suất và số lượng công việc 
• Định mức theo đối tượng phục vụ 

Tần suất và thời lượng 

Các chủ doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc này cần phải dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ của nhân sự để đánh giá. 

Kết luận 

Bên trên là toàn bộ những thông tin giải đáp định biên nhân sự là gì cũng như đưa ra được những nguyên tắc định biên nhân sự. Hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể tính được khối lượng công việc cơ bản và phù hợp, đưa ra được những điều chỉnh đúng đắn nhất để cân bằng giữa các nhóm nhân viên và đưa ra được cơ chế hợp lý nhất. 

Tham Khảo Thêm:" ROJD là gì? Tại sao lại là xu hướng mới của tuyển dụng?