Định biên nhân sự hiện đang là một phương án ngày càng trở nên quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Vậy định biên nhân sự là gì? Các nguyên tắc cần lưu ý khi định biên bao gồm những gì? Cách xây dựng định biên nhân sự như thể nào? Toàn bộ nội dung sẽ được giải đáp ngay bài viết dưới đây.
Định biên nhân sự (Strategic staffing) là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Hoạt động này giúp doanh nghiệp trả lời rõ câu hỏi cần bao nhiêu người cho từng vị trí, từng bộ phận, trong từng giai đoạn phát triển.
Định biên nhân sự đóng vai trò như một “bản đồ” cho công tác quản trị nhân sự. Thông qua đó, tổ chức có thể phân bổ nguồn lực hợp lý. Đồng thời tạo cơ sở cho các quyết định tuyển dụng, đào tạo hoặc tái cơ cấu.
Đây cũng là phương pháp sử dụng phổ biến giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước. Có thể định biên nhân sự để lên các kế hoạch như kế hoạch nhân sự tuần/tháng/năm, chi tiết về vị trí các công việc, chức danh, số lượng nhân sự của các phòng ban, đặc điểm nhân sự của mỗi vị trí,...
Dựa theo đánh giá, việc định biên nhân sự mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng, trong đó có 3 yếu tố nhất định cần nhắc đến.
Thứ nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết được các vấn đề trong nhân sự. Bao gồm bố trí nhân sự chiến lược để tạo nên cấu trúc tổ chức khoa học, hợp lý hơn. Đây là yếu tố giúp cho bộ phận nhân sự đơn giản hóa việc xác định và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra ở hiện tại và tương lai gần.
Thứ hai, định biên nhân sự tối đa hóa hiệu quả làm việc của nhân viên. Nếu không xây dựng được chiến lược kinh doanh rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ dẫn đến hiện tượng thừa nhân sự, dư thừa công năng trong dây chuyền làm chuyện và gây lãng phí chi phí. Khi bố trí con người hiệu quả, việc phân tách vai trò sẽ được rõ ràng, chi tiết hơn. Từ đó tối đa được hiệu suất, tối ưu được hoạt động kinh doanh và mang lại doanh thu.
Thứ ba, lập kế hoạch chiến lược nhân sự trong tương lai cho tổ chức. Thông thường, kế hoạch này được thực hiện bằng cách tuyển dụng nhân viên mới. Hoặc xây dựng chương trình đào tạo nâng cao cho đội ngũ hiện tại. Khối lượng sản xuất và nhu cầu sử dụng người tăng lên sẽ giúp tăng trường kinh doanh bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm nền. Đặc biệt, nhân viên sẵn sàng để đáp ứng với tình hình mới trong tương lai.
Tỷ lệ tương quan được căn cứ dựa trên doanh thu công ty để định biên nhân sự các phòng ban, đội ngũ.
Định mức lao động là nguyên tắc về số lượng và chất lượng đầu công việc mà các nhân sự cần nắm được. Thông thường, sẽ có những định mức:
Các chủ doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc này cần phải dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ của nhân sự để đánh giá.
Ví dụ: một chuyên viên tuyển dụng cần đảm bảo được các đầu việc sau
Thực tế, không có một công thức định biên nhân sự cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Việc tính định biên nhân sự phụ thuộc vào nhiều yếu tố như đặc thù ngành nghề, mô hình vận hành, thời gian làm việc, ca kíp và chính sách nghỉ phép. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính định biên nhân sự phù hợp với bối cảnh thực tế thay vì áp dụng máy móc.
Giả sử một nhà hàng cần đảm bảo đủ nhân sự làm việc liên tục quanh năm cho mỗi ca. Nhà hàng có tổng cộng 30 bàn và mỗi nhân viên phục vụ được 10 bàn trong ca làm 8 tiếng.
Vậy định nhà hàng trên cần tuyển tổng cộng 8 nhân viên phục vụ. Ngoài ra, 1 ca sẽ cần 1 quản lý giám sát, 1 lễ tân, 1 đầu bếp, 2 nhân viên phụ bếp… Từ những thông tin trên, công ty có thể tính toán định biên nhân sự cần thiết cho việc kinh doanh.
Dự báo nhu cầu nguồn lực là nền tảng của toàn bộ quá trình định biên nhân sự. Doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: trong giai đoạn sắp tới, tổ chức thực sự cần bao nhiêu người và cần họ làm gì.
Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, từng bộ phận, dựa trên khối lượng công việc dự kiến. Khối lượng công việc có thể đến từ kế hoạch mở rộng kinh doanh, tăng sản lượng, phát triển sản phẩm mới hoặc mở thêm chi nhánh.
Bên cạnh số lượng, chất lượng nhân sự cũng là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng cho từng vị trí. Một vị trí quản lý có thể không cần nhiều người, nhưng yêu cầu năng lực cao để dẫn dắt đội ngũ và ra quyết định hiệu quả.
Việc dự báo này cần bám sát chiến lược kinh doanh, mô hình hoạt động và định hướng phát triển dài hạn. Ngoài ra, mục tiêu cụ thể của từng phòng ban trong từng giai đoạn cũng là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu nguồn lực một cách thực tế.
Đây là bước giúp doanh nghiệp hiểu rõ mình đang sở hữu gì, trước khi quyết định điều chỉnh quy mô nhân sự. Nếu bỏ qua, việc định biên nhân sự rất dễ rơi vào tình trạng tuyển theo cảm giác hoặc cắt giảm thiếu cơ sở.
Nội dung phân tích thường bao gồm:
a) Đánh giá số lượng và cơ cấu nhân sự hiện tại:
Rà soát tổng số nhân sự đang có, phân bổ theo phòng ban, vị trí và cấp bậc. Đội ngũ hiện dư thừa hay hay thiếu hụt ở vị trí nào? Việc mất cân đối cơ cấu thường là dấu hiệu đầu tiên cho thấy định biên chưa hợp lý.
b) Phân tích chất lượng và năng lực của đội ngũ, thông qua các yếu tố:
c) Đánh giá hiệu quả và hiệu suất làm việc, dựa trên:
d) Phân tích chi phí nhân sự, bao gồm:
e) Xem xét các chỉ số về mức độ ổn định của đội ngũ, như:
Từ kết quả dự báo nhu cầu và phân tích hiện trạng, doanh nghiệp cần đưa ra quyết định về quy mô nhân sự. Quyết định này không đơn thuần là tăng hay giảm, mà cần dựa trên nhiều kịch bản khác nhau.
Khi quyết định đã rõ ràng, doanh nghiệp cần triển khai kế hoạch định biên nhân sự một cách cụ thể và có kiểm soát. Trước hết, cần xây dựng phương án tuyển dụng với lộ trình và thời gian phù hợp, tránh tuyển dồn dập hoặc chậm trễ so với nhu cầu.
Song song với tuyển dụng bên ngoài, doanh nghiệp nên xem xét các phương án sử dụng nguồn lực nội bộ. Việc đề bạt, thăng chức hoặc thuyên chuyển nhân sự giúp tận dụng kinh nghiệm sẵn có và tạo động lực phát triển cho đội ngũ.
Cơ cấu tổ chức cần được rà soát để đảm bảo phản ánh đúng số lượng nhân sự hiện tại và định hướng trong tương lai. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cũng cần mạnh dạn loại bỏ những vị trí hoặc nhân sự không tạo ra giá trị rõ ràng, gây lãng phí nguồn lực.
Định biên nhân sự chỉ thực sự hiệu quả khi được theo dõi và đánh giá thường xuyên. Doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu về số lượng nhân sự đã tuyển, mức độ đáp ứng công việc và chi phí phát sinh so với kế hoạch ban đầu.
Các kết quả này cần được so sánh với mục tiêu đã đặt ra để đánh giá mức độ thành công của chương trình. Việc đánh giá giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm phù hợp và những hạn chế trong quá trình triển khai.
Từ đó, doanh nghiệp có thể đề xuất các giải pháp điều chỉnh cho những giai đoạn tiếp theo. Đây cũng là cơ sở để hoàn thiện quy trình định biên nhân sự, giúp tổ chức vận hành hiệu quả và bền vững hơn trong dài hạn.
Bên trên là toàn bộ những thông tin giải đáp định biên nhân sự là gì cũng như đưa ra được những nguyên tắc định biên nhân sự. Hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn có thể tính được khối lượng công việc cơ bản và phù hợp, đưa ra được những điều chỉnh đúng đắn nhất để cân bằng giữa các nhóm nhân viên và đưa ra được cơ chế hợp lý nhất.
Kỹ năng phỏng vấn là năng lực bắt buộc của một người làm nhân sự, thu hút nhân tài hay quản lý của các phỏng ban. Trong tuyển dụng, phỏng vấn là bước quan trọng nhằm đánh giá chất lượng ứng viên trước khi đưa ra quyết định cuối. Vậy làm sao để phát huy kỹ năng phỏng vấn, giúp buổi phỏng vấn diễn ra trơn tru. Hãy cùng tìm hiểu qua góc nhìn của các chuyên gia từ Link Power nhé.
CV xin việc là tài liệu quan trọng giúp ứng viên tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ vòng sàng lọc đầu tiên. Một bản CV rõ ràng, súc tích và thể hiện đúng năng lực sẽ giúp bạn tăng cơ hội bước vào vòng phỏng vấn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn những cách để chuẩn bị CV xin việc hiệu quả.
Hoạch định nguồn nhân lực dần được nhiều doanh nghiệp quan tâm như một phần trong chiến lược phát triển dài hạn về con người. Dù thị trường thay đổi liên tục hay mở rộng quy mô vận hành, kinh doanh. Việc chuẩn bị một đội ngũ có khả năng phù hợp là yếu tố quyết định thành công. Cùng Link Power tìm hiểu chi tiết về hoạch định nguồn nhân lực thông qua bài viết dưới đây.
Định mức lao động là một nền tảng quan trọng trong quản trị nhân sự và quản lý chi phí tại doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp kiến thức đầy đủ và dễ hiểu về định mức lao động, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả và phù hợp với thực tế.
Khi một nhân viên mới gia nhập công ty, điều họ mong đợi không chỉ là một công việc mới mà còn là cảm giác được chào đón, được trân trọng và hòa nhập nhanh với văn hóa doanh nghiệp. Trong hành trình đó, thư chào mừng nhân viên mới đóng vai trò như lời mở đầu thân thiện, giúp xây dựng kết nối đầu tiên giữa tổ chức và nhân sự.
Nhân sự mới gia nhập thường thiếu thông tin về văn hóa, quy trình và kỳ vọng của công ty. Đây là lý do doanh nghiệp cần ưu tiên xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới từ ngày đầu nhân viên bắt đầu công việc.