CÁC PHẦN MỀM CHẤM CÔNG MIỄN PHÍ

Trong thời kỳ chuyển đổi kỹ số 4.0 như hiện tại, dân HR không còn ngồi đếm công của từng nhân viên, hoặc hằng ngày tích vào giấy để điểm danh như những cô cậu học sinh cấp ba. Thay vào đó là các phần mềm chấm công đơn giản, dễ sử dụng và giúp doanh nghiệp cũng như HR tiết kiệm nhiều thời gian. Hôm nay Link Power giới thiệu bạn Top 5 phần mềm chấm công tốt nhất hiện tại

Lợi ích của phần mềm chấm công là gì?

Những phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm được nhiều loại chi phí không cần thiết và tiết kiệm được nhiều thời gian cho nhân sự, ngân sách phải bỏ ra hằng năm.

Chi phí của việc không tuân thủ: Công nghệ thì “vô tình”. Việc áp dụng máy chấm công và phần mềm sẽ phần nào giúp nhân viên và quản lý cải thiện được tình trạng không tuân thủ giờ giấc. Bên cạnh đó, với các con số được ghi nhận chính xác, doanh nghiệp sẽ không cần phải mất thời gian giải quyết các tranh cãi, kiện cáo của nhân viên và cứ thế áp dụng vào các nội quy, chính sách đã được đặt ra.
Vi phạm cố ý từ nhân viên: Theo báo cáo của Cục Thống kê Lao động, chi phí ước tính mà nước Mỹ phải trả cho tình trạng “buddy-punch” - chấm công gian lận cho người khác - vào khoảng 373 triệu USD mỗi năm. Một phần mềm chấm công công nghệ cao sẽ làm chấm dứt hoàn toàn việc gian lận thời gian nếu như nhân viên của bạn buộc phải chấm công bằng dấu vân tay, nhận diện khuôn mặt (face ID) hay thậm chí là hệ thống sinh trắc học.
Thời gian xử lý bảng lương: Một ưu điểm khác là hệ thống chấm công sẽ giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán của bạn. Khi việc làm bảng lương được thực hiện theo cách truyền thống, chỉ riêng mỗi thu thập thẻ công và nhập lại dữ liệu theo cách thủ công đã có thể mất từ 7 -10 tiếng hoặc thậm chí hơn. Với hệ thống chấm công tích hợp bảng lương, quy trình này được cô đọng còn vài cú nhấp chuột. Thời gian nhập dữ liệu thủ công của nhân viên có thể phân bổ sang làm việc khác.

Sai sót trong bảng lương: Các lỗi trong bảng lương có thể là thanh toán thừa hoặc thiếu lương cho nhân viên do lỗi nhập dữ liệu, ứng dụng sai quy tắc,.. phần lớn đều do lỗi của con người. Vì vậy tự động hóa quy trình gần như có thể giảm hoàn toàn những sai sót không đáng có.
Thời gian quản lý giờ giấc nhân viên: Nếu chưa có phương pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả thì phần mềm chấm công thông minh sẽ là giải pháp hoàn hảo. Phần mềm hỗ trợ lưu giữ, hiển thị đầy đủ thông tin: thời gian ra/vào làm việc, số phút đi muộn/ về sớm, số ngày phép của nhân viên trên một màn hình - giúp người quản lý dễ dàng quản lý việc nhân viên tuân thủ quy định của công ty về thời gian làm việc.

Các tiêu chí chọn phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công này có thân thiện với người dùng không?

Một phần mềm cho dù có “được quảng cáo” là các chức năng rất tốt với nhu cầu của doanh nghiệp thì cũng chưa hẳn là phần mềm hiệu quả và phù hợp nhất. Yếu tố quan trọng hơn để hiện thực hóa giá trị và ROI là mức độ hiệu quả do người dùng đánh giá, mà những đánh giá này liên quan trực tiếp đến khả năng sử dụng hoặc chính là tính thân thiện của phần mềm với người dùng. Do vậy, song song với yếu tố chức năng phù hợp với nhu cầu, bạn cũng cần xem xét đến xếp hạng về mức độ thân thiện của phần mềm khi sử dụng.

Bạn cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm có thể bao gồm nhiều module và tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.

Phần mềm có đáp ứng được quy tắc tính lương của doanh nghiệp không?

Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành không giống nhau. Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, tính làm thêm tăng ca,.. khiến độ phức tạp của chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau. Một hệ thống đáp ứng được các đặc điểm của doanh nghiệp nhưng vẫn dễ sử dụng là yếu tố mà bạn nên hướng tới.

Dữ liệu về các khách hàng hiện tại sẽ cho bạn biết nhà cung cấp có phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của mình không. Thông thường, họ sẽ để danh sách khách hàng trên trang chủ, hoặc có thể chủ động yêu cầu thông tin này, thông qua đó bạn có thể nghiên cứu cách các nhà cung cấp làm việc với các doanh nghiệp có sự tương đồng về quy mô và ngành giống bạn, thậm chí là đối thủ.

Phần mềm chấm công có tích hợp với bảng lương không?

Theo một cuộc khảo sát của ADP, quy trình thủ công nhập lại bảng chấm công vào hệ thống tính lương là một trong 10 nguyên nhân hàng đầu gây ra sai lầm trong quá trình tính lương.

Để giải quyết nhược điểm này, hiện nay các doanh nghiệp có xu hướng tìm đến giải pháp chấm công có thể chuyển trực tiếp dữ liệu sang phần mềm tính lương - quá trình này được gọi là tích hợp bảng lương. Nếu có thể, tốt nhất bạn nên chọn một hệ thống chấm công tích hợp sẵn với ứng dụng trả lương hiện tại. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức chấm công, việc tổng hợp, kiểm tra và nhập dữ liệu là quy trình thủ công nhiều sai sót và mất thời gian nên được loại bỏ.

Phần mềm có thể hỗ trợ thông báo và cảnh báo theo thời gian thực không?

Cảnh báo và thông báo thời gian thực có thể mang lại nhiều lợi ích cho quản lý và nhân viên:

Các nhà quản lý có thể các quyết định nhanh chóng và chất lượng liên quan đến đội ngũ nhân viên. Ví dụ: nếu nhận được thông báo một nhân viên vắng mặt gấp khi sắp bắt đầu ca làm việc của họ, người quản lý có thể phản ứng ngay lập tức để khắc phục tình hình
Nhân viên nhận được thông báo về trạng thái của chấm công của họ ngay lập tức, phòng khi thiết bị chấm công bị lỗi
Một số phần mềm tích hợp thông báo nhắc nhở nhân viên sắp đến giờ chấm công ra (checkout) - một nhắc nhở hữu ích với nhiều nhân viên hay quên.

Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

Tính bảo mật thường được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. Hầu hết các hệ thống chấm công đều hoạt động trên hệ thống bảo mật dưới dạng tên người dùng và mật khẩu.

Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy:

Lựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Nếu được, bạn hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm SaaS hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.

Top 5 phần mềm chấm công :

1. FTA

Phần mềm này có lưu lượng nhẹ chưa đến chưa đến 11MB, được tạo ra từ một đội ngũ nhân viên kỹ thuật đa tài trong một bộ phận kỹ thuật nghiên cứu phát triển phần mềm của đại lý phân phối các loại máy chấm công Fitech Việt Nam, phần mềm đã được bảo hộ thương hiệu sản phẩm độc quyền. Được tạo ra tương thích tất cả các loại dòng máy chấm công, giao diện đơn giản dễ nhìn, dễ dàng tương tác sử dụng giữa máy và con người.

Độ xử lý nhanh với tốc độ khoảng 1s, thao tác nhập, xóa, sửa linh hoạt. Được nhúng trên môi trường windows là chủ yếu, cài đặt trên mọi môi trường như SOS, điện thoại, Ubuntu. Kết nối với nhiều thiết bị máy chấm công cùng một lúc thông qua các địa chỉ IP. Đặc điểm nổi bật nhất của loại phần mềm này là:

+ Tính toán dữ liệu nhanh

+ Giao diện thân thiện

+ Tự động tìm ca làm việc

+ Hệ thống báo cáo đa dạng

+ Quản lý các loại thẻ từ, vân tay

+ Kiểm soát cửa ra vào, thang máy, nhà gửi xe.

+ Bảo mật thông tin cao

2. Wise Eye

Phần mềm chấm công Wise Eye có thiết kế đơn giản với giao diện tiếng Việt dễ sử dụng. Các chức năng được gom nhóm lại theo từng phân hệ khác nhau do đó người dùng không cần mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm. Ngoài giao diện, phần mềm còn có kho hướng dẫn sử dụng đầy đủ trên website http://wiseeye.com.vn.

Tuy nhiên ngôn ngữ thiết kế giao diện của phần mềm theo người viết là hơi “củ chuối” không có sự liền mạch – chắp vá, nhưng hiện tại đây là phần mềm chấm công được sử dụng có lẽ là nhiều nhất tại Việt Nam hiện nay do nó đã được ra đời từ khá lâu công với việc phần mềm đã bị crack nên rất nhiều đơn vị nhập khẩu máy chấm công về Việt Nam và cung cấp kèm theo máy.

3. Tas-ERP

Phần mềm TAS-ERP là một trong những sản phẩm phần mềm đầu tiên do chính kỹ sư Việt Nam phát triển. Đây là sản phẩm phần mềm đạt giải sao khuê 2006, trải qua nhiều phiên bản phần mềm khác nhau với các phiên bản đầu tiên được viết bằng ngôn ngữ lập trình VB6 đến cách phiên bản chạy trên nền tảng dotnet. Nhìn chúng nó gần như không thay đổi nhiều về các tính năng chủ yếu.

Phần mềm chấm công TAS-ERP có thiết kế đơn giản với giao diện tiếng Việt dễ sử dụng. Các chức năng được gom nhóm lại theo từng phân hệ khác nhau do đó người dùng không cần mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm.

4. HRIS

Phần mềm có dung lượng 10MB, nó cũng giống có chức năng tương tự, do tính linh hoạt không chưa cao, độ xử lý ổn định, đa số thường thích hợp với mô hình công ty nhỏ 10 thành viên, chức năng quản lý tốt, bảo mật tương đối ổn định.

5. MITACO

Đây là phần mềm có cùng mã nguồn gốc với wiseeye (cùng mã nguồn VB), nói chung phần mềm mitaco khá giống so với WiseEye tuy nhiêu sau 1 thời gian phát triển riêng lẻ có vẻ như Mitaco không còn được tín nhiệm do phát sinh nhiều lỗi vặt trong quá trình sử dụng. Nhưng đây lại là một trong những phần mềm được sử dụng khá nhiều ở Việt Nam do nó được cung cấp miễn phí theo máy chấm công và 1 vài lý do khác mà người viết bài không tiện chia sẻ.

Nguồn: Tổng hợp