Ở mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức đều cần có một quy chuẩn, cơ cấu riêng dù cho có được cho là cần thiết hay không. Dựa vào cơ cấu tổ chức của mỗi công ty để có thể phân công được những vai trò, trách nhiệm, chức năng, công việc và các quyền ra quyết định cho tổ chức.
Một công ty phát triển là một công ty có được một cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu và thể hiện được các “chuỗi mệnh lệnh của công ty. Vậy cơ cấu tổ chức là gì? Và nó có ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức mà đưa một công ty đi lên như vậy? Hãy cùng LinkPower tìm hiểu dưới nội dung sau nhé!
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là một hệ thống vạch ra cách thức chỉ đạo các hoạt động nhất định nhằm đạt được mục tiêu của một tổ chức. Bao gồm các quy tắc riêng, vai trò và trách nhiệm của người đứng đầu và các thành viên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cũng xác định cách thức luồng thông tin giữa các cấp trong công ty. Ví dụ: Trong “cơ cấu tập trung”, các quyết định thường được đưa từ trên xuống. Ngược lại ở “cơ cấu phi tập trung”, các quyết định lại được phân bổ đều ra giữa các cấp khác nhau thuộc tổ chức. Việc có được cơ cấu tổ chức phù hợp giúp duy trì hiệu quả và tập trung nguồn lực công ty
2. Vai trò của cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức kém sẽ dẫn đến những mâu thuẫn phức tạp: vô tình ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức, nhầm lẫn giữa vai trò của các thành viên trong tổ chức. Thiếu đi sự phối hợp giữa các phòng ban cũng như chức năng của họ, khó có thể chia sẻ và đưa ra những quyết định kịp thời. Phát sinh những xung đột không mong muốn.
Ngược lại, việc xây dựng được một cơ cấu tổ chức rõ ràng rành mạch và được dẫn dắt bởi những người dẫn đầu có tâm và có tầm sẽ dễ dàng tận dụng được các nguồn lực hợp lý theo từng công việc cụ thể. Qua đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhân sự, hạ thấp được chi phí thuê người cũng như các giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Hơn thế nữa, một cơ cấu tổ chức có được mô hình với những chức năng xác định rõ trách nhiệm, vai trò của từng thành viên trong tổ chức. Về phía cấp dưới sẽ dễ dàng nhìn vào đó để nắm bắt những kỳ vọng mà tổ chức dành cho họ và người làm quản lý có thể đơn giản hơn trong việc nhìn người và phát huy khả năng của họ trong quá trình vận hành.
3. Các loại cơ cấu tổ chức
Dựa vào những yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức thì có thể chia làm 4 loại cơ cấu tổ chức phổ biến và hiện đang được triển khai rộng rãi tại các doanh nghiệp.
>> Tham khảo thêm: Những yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức
3.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng, vai trò
Cơ cấu tổ chức theo chức năng hoặc vai trò là một những cơ cấu tổ chức được sử dụng rộng rãi và phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Ở mô hình cơ cấu này, lãnh đạo sẽ là người đứng đầu để tập trung và cơ cấu phân cấp các cấp dưới theo chiều dọc với các vai trò và chức năng công việc, các mệnh lệnh và quyết định được đặt ra và xác định rõ ràng.
Mỗi người quản lý được cho là những chuyên gia trong lĩnh vực mà bản thân đảm trách, việc chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.
Tuy nhiên ở loại hình cơ cấu này, nguy cơ bị hạn chế và có thể cản trở sự phát triển của các nhân viên thuộc tổ chức cũng như khả năng giao tiếp giữa họ là điều khó có thể tránh khỏi. Thiếu đi khả năng đưa ra quyết định tức thì vì hệ thống thuộc dạng phân cấp, muốn gì đều phải có sự giám sát và thông qua từ cấp trên của mình.
3.2 Cơ cấu tổ chức theo bộ phận
Ở một số doanh nghiệp đa quốc gia, các công ty lớn thường với những mục tiêu ngang nên thường có sự sắp xếp tổ chức theo cơ cấu bộ phận. Ở hình thức này cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các bộ phận, giữa các nhóm trong tổ chức so với cơ cấu tổ chức theo chức năng hay vai trò.
Theo cấu trúc này thì mỗi bộ phận sẽ hoạt động riêng lẻ như một công ty của mình, tự động kiểm soát các nguồn lực, quyền và nhiệm vụ, kế hoạch chi tiêu riêng trong phòng ban mình cũng như các khía cạnh khác liên quan.
Ở loại hình cơ cấu tổ chức theo bộ phận sẽ mang lại nhiều sự linh hoạt hơn cho một công ty có nhiều bộ phận. Cho phép mỗi bộ phận có thể chủ động báo cáo, bày tỏ quan điểm cá nhân lên các cấp trên hoặc người quản lý của mình.
3.3 Cơ cấu tổ chức ma trận
Đa số tại các doanh nghiệp SMEs thường được cấu trúc theo cơ cấu ma trận này. Ngay tại các nhân viên dưới cùng có thể báo cáo trực tiếp lên với hai hoặc nhiều cấp quản lý, sếp của mình tùy thuộc vào tình hình dự án, tiến độ công việc.
Điều này nhìn vô ngay từ đầu chúng ta có thể thấy được sự tự giác và tính chủ động cao trong công việc nhưng vô hình tạo nên thách thức chung. Đó là không dễ dàng gì trong việc báo cáo và trình bày với nhiều sếp và trao đổi thông tin với họ bởi giữa họ đang có một khoảng cách về vai trò, trách nhiệm và một sự ưu tiên trong công việc riêng.
Mặt khác, việc báo cáo cho nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định sẽ gây ra các sự nhầm lẫn không cần thiết và những cuộc xung đột nội bộ giữa các nhà quản lý trong việc báo cáo. Hơn thế nữa là nhầm lẫn về vai trò của từng người trong họ
Đây cũng có thể được coi là ưu điểm ở lý do trên đó chính là ở loại cấu trúc này các nhân viên cũng có thể dễ dàng chia sẻ kiến thức của họ với các bộ phận, phòng ban chức năng khác nhau. Từ đó giữa các nhân viên với nhau có thể mở rộng thêm về các kỹ năng và kiến thức cá nhân của họ, góp phần ít nhiều vào sự thăng tiến công việc trong tương lai.
3.4 Cơ cấu tổ chức phân cấp - phẳng
Những loại cơ cấu tổ chức trên có thể phù hợp với đa số các tổ chức thì hình thức cơ cấu tổ chức phân cấp - phẳng này hò hợp với các công ty nhỏ hoặc đang khởi nghiệp.
Ở những công ty áp dụng tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh riêng trong các vị trí công việc. Tất cả các thành viên thuộc tổ chức đều được bình đẳng cấp với nhau theo hình thức tự quản lý hay còn gọi là hình thức quản lý của “công ty gia đình”. Ở hình thức này chỉ phù hợp được đối với doanh nghiệp ít nhân sự.
Công ty có thể hoạt động theo một cấu trúc hiện có, nhưng nhân viên ở bất kỳ cấp nào cũng được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới và thực hiện chúng như một team marketing thu nhỏ. Mang đến nhiều sự đổi mới hơn trong công ty, loại bỏ đi các quy tắc và quy trình không cần thiết.
Ngoài ra còn một số mô hình cơ cấu tổ chức khác nhưng LinkPower chưa đề cập đến trong bài viết này và để chọn được cơ cấu tổ chức tốt nhất là thứ cần thêm thời gian mới có được.
4. Cách chọn cơ cấu tổ chức tốt nhất
Sẽ không có một cơ cấu tổ chức nào được cho là đúng hoặc gần đúng nhất ở đây. Mỗi tổ chức đều khác không giống nhau và không có một tổ chức nào được cho là hoàn hảo. Nhưng một trong bốn các kiểu tổ chức trên sẽ là một trong những mẫu hình giúp các tổ chức thuộc các doanh nghiệp của bạn nhìn vào để có thể xây dựng và phát triển theo.
- Vai trò và nhóm hiện tại trong công ty: Xác định xem công việc hiện nay của các nhóm, thành viên trong nhóm đang được tổ chức như thế nào? Nó có thúc đẩy trong việc gia tăng năng suất hay không hay ngược lại đang cản trở đi sự phát triển của họ?
- Kế hoạch chiến lược dài hạn của tổ chức: Xác định lại các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức?
- Phản hồi từ nhân viên, lãnh đạo và các bên liên quan khác: Nhận sự góp ý và phản hồi từ các thành viên?
- Điều chỉnh cho phù hợp: Xác định lại lần nữa cơ cấu tổ chức phù hợp?
Một số lưu ý trong việc lựa chọn cơ cấu tổ chức:
- Không nên duy trì, cố gắng trong thời gian dài sử dụng những gì không phù hợp. Trong quá trình thành lập, con người được coi là tố chất tiên quyết và quan trọng hơn hết, sau đó là sự giao tiếp giữa các thành viên.
- Thói quen công việc của các thành viên trong đội nhóm, hãy luôn ghi nhớ nó cho đến khi có sự xuất hiện của một hoặc nhiều thành viên mới khác. Nó sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến tiến độ công việc của bạn trong tương lai gần.
- Sẽ không có cơ cấu nào được cho là hoàn hảo, hãy dành hơn nữa thời gian để cẩn thận xây dựng một biểu đồ, một cơ cấu rảnh mạch và chi tiết phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
5. Cấu trúc cơ cấu nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
Việc biết được doanh nghiệp của bạn thuộc loại hình tổ chức nào để phát huy được những điểm mạnh và hạn chế đi những điểm yếu luôn được cho là hữu ích đối với những người đứng đầu, quản lý.
Trên thực tế thì không có một tổ chức nào được cho là tốt nhất vì nó còn tùy thuộc theo bản chất của từng doanh nghiệp và ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động. Với tư cách thuộc các nhà quản lý, nhà lãnh đạo cấp cao thuộc các tổ chức thì chúng ta nên cân nhắc và tổng hợp thông tin trước khi quyết định lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong quá trình xây dựng và phát triển đội ngũ. Hiểu được mục đích trên. Học viện nhân sự LinkPower tóm lược lại những thông tin trên để đưa vào khóa học có trong Module 3: Organization Development - Năng lực thiết kế cấu trúc tổ chức thuộc chương trình HRBP Manager của LinkPower
>>Tham khảo thêm các khóa học khác TẠI ĐÂY