Kinh tế ngày càng phát triển, kéo theo sự xuất hiện và thành lập của doanh nghiệp ngày càng nhiều. Và để thích ứng trước sự thay đổi của thị trường giữa các doanh nghiệp với nhau đòi hỏi người làm quản lý cần biết thiết kế tổ chức.
Vậy thiết kế tổ chức là gì? Tại sao việc thiết kế và cơ cấu tổ chức lại quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức, nó tạo ra môi người làm việc hiệu quả như thế nào đối với doanh nghiệp và tổ chức đó. Đặc biệt là các thành viên, con người được làm việc trong môi trường đó, hãy cùng Link Power tìm hiểu dưới nội dung sau nhé!
Thiết Kế Tổ Chức Là Gì?
Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng cấu trúc và hệ thống tổ chức để đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình. Quá trình này bao gồm việc phân công nhiệm vụ, xác định các mức quyền lực và trách nhiệm, xây dựng các quy trình làm việc, và tạo ra các kênh thông tin và giao tiếp trong tổ chức.
Tầm Quan Trọng Của Thiết Kế Tổ Chức
Theo nghiên cứu Deloitte, việc thiết kế tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đây là một trong những mối quan tâm hàng đầu của hơn 90% lãnh đạo theo bởi 2 yếu tố sau:
- Yếu tố bên trong: Khi các doanh nghiệp phát triển, các quy trình, cấu trúc và hệ thống cũ sẽ không còn đủ khả năng để đáp ứng quy mô và nhu cầu hoạt động. Bởi vậy, tái cơ cấu tổ chức là công việc cần thiết nhằm cải tiến, nâng cấp bộ máy vận hành, tạo đà bứt phá cho doanh nghiệp.
- Yếu tố bên ngoài (môi trường): Sự thay đổi nhanh chóng của thị trường với sự phát triển đột phá của công nghệ và các xu hướng mới khiến cho các mô hình kinh doanh truyền thống trở nên lỗi thời. Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị sẵn sàng tâm thế để thích ứng kịp thời bằng cách tự đổi mới bản thân thì sớm hay muộn cũng sẽ bị đào thải. Bởi vậy thiết kế cơ cấu tổ chức mang ý nghĩa chiến lược quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp trên thị trường.
Nguyên Tắc Thiết Kế Tổ Chức
1. Nguyên tắc chuyên môn hóa
Sự rõ ràng và rành mạch trong việc xác định các vai trò chức năng của tổ chức. Mỗi bộ phận sẽ đứng ra đảm nhiệm một vai trò, chức năng nhất định trong bộ máy vận hành của tổ chức như marketing, nhân sự, sản xuất,… Việc đảm bảo tính chuyên môn hóa sẽ cho phép các thành viên tập trung vào lĩnh vực và họ làm tốt nhất, sự chuyên môn hóa sẽ là sự khác biệt với phần còn lại của một tổ chức.
2. Nguyên tắc phối hợp
Việc thiết kế tổ chức cần phải đảm bảo được tính liên kết giữa các bộ phận. Nguyên tắc này cho phép cá nhân, đội nhóm từ các bộ phận phòng ban khác nhau có thể phối hợp nhịp nhàng và dễ dàng giao tiếp, chia sẻ thông tin trong một số hoạt động cụ thể.
Đối với một số tổ chức, cách thức phối hợp sẽ được xác định dựa trên một số quy chuẩn được thiết lập sẵn. Trong khi số khác lại linh hoạt theo các dự án hoặc dựa trên yêu cầu công việc.
3. Nguyên tắc phù hợp
Nguyên tắc này chỉ ra rằng các nhiệm vụ nên được phân bổ cho người hoặc nhóm phù hợp nhất để thực hiện chúng, hay nói cách khác là kiến thức và năng lực của họ. Điều này có nghĩa là Giám đốc điều hành không nhất thiết phải tham gia vào mọi quyết định – đặc biệt là những quyết định liên quan đến kiến thức chuyên môn của một đơn vị bộ phận. CEO sẽ tập trung vào bức tranh toàn cảnh và cân bằng các quyết định phức tạp có tác động đến toàn bộ tổ chức và chiến lược.
4. Nguyên tắc kiểm soát và cam kết
Nguyên tắc này đề cập đến việc việc tổ chức cần có sự cân bằng giữa kiểm soát hiệu quả và duy trì được sự tham gia và cam kết của nhân viên. Nghĩa là các cấp quản lý sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều phối các hoạt động và kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên. Mặt khác, các thành viên sẽ có trách nhiệm với những công việc thuộc phạm vi của mình và đảm bảo tính cam kết với các kết quả.
5. Nguyên tắc đổi mới và thích ứng
Cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để thích ứng với môi trường biến động. Bởi vậy trong quá trình thiết kế tổ chức, nhà lãnh đạo cần phải xác định được đâu là những bộ phận cố định và đâu là bộ phận có thể linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi. Thông thường bộ phận “đóng khung” sẽ là cấp lãnh đạo và những nhóm phối hợp chức năng sẽ có khả năng thay đổi linh động nhất.
Cơ cấu tổ chức phải đủ linh hoạt để thích ứng với một thế giới luôn thay đổi. Để đảm bảo tính chính xác, phù hợp và khách quan, doanh nghiệp cần tuân thủ những yêu cầu cần thiết. Đây thường là những công việc liên quan đến rủi ro tài chính, thị trường hoặc nhân sự của công ty.
>> Tham khảo thêm: "HRBP là gì?"
Năm Yếu Tố Ảnh Hưởng Đến Thiết Kế Tổ Chức
Có năm yếu tố tác động lớn đến thiết kế tổ chức. Những yếu tố này là:
1. Chiến lược
Chiến lược đưa ra các ưu tiên chiến lược của một tổ chức. Đây là yếu tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến cơ cấu và thiết kế tổ chức. Chiến lược tổ chức là điểm khởi đầu và là yếu tố đầu tiên quan trọng nhất cho cơ cấu và thiết kế tổ chức bao gồm: mục tiêu và tầm nhìn, những lĩnh vực mà họ kinh doanh và sản phẩm dịch vụ của tổ chức, các kế hoạch đường hướng để phát triển sản phẩm dịch vụ
Một trong những yếu tố tiên quyết và có chất xúc tác đầu tiên ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định, thành lập mô hình cơ cấu của tổ chức đó chính là chiến lược của công ty. Đây được coi là một tiến trình hành động để định hướng các hoạt động khác nhau của tổ chức.
2. Môi trường
Môi trường mà một công ty hoạt động ảnh hưởng đến chiến lược của nó nhưng cũng quyết định cách nó định vị chính mình. Trong môi trường thay đổi nhanh chóng, tổ chức phải thiết kế để linh hoạt hơn hoặc có khả năng thích ứng cao hơn, trong khi ở môi trường ổn định, tổ chức có thể tối ưu hóa để đạt được hiệu quả. Môi truồng như là một ràng buộc cho việc cân nhắc các quyết định quản trị.
Trong điều kiện môi trường ổn định, các quyết định về cơ cấu tổ chức sẽ ít thay đổi, mang tính ổn định cao. Ngược lại, trong điều kiện môi trường có nhiều biến động, đòi hỏi sự phản ứng linh hoạt của các cá nhân, bộ phận thì cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, năng động, và công tác quản lý sự thay đổi là hết sức cần thiết.
3. Công nghệ
Nếu như nói môi trường là thứ thay đổi khiến tổ chức phải thích nghi và đáp ứng nhanh chóng thì yếu tố công nghệ ở đây lại còn nhanh, chóng mặt hơn rất nhiều. Đòi hỏi tổ chức của bạn phải thích nghi và đáp ứng một cách kịp thời. Nó sẽ phụ thuộc vào mức độ áp dụng của tổ chức cũng như loại hình mà tổ chức đang áp dụng.
Một tổ chức sử dụng một vài công nghệ chuyển hóa đầu vào thành kết quả. Để đạt được mục tiêu này, tổ chức sử dụng thiết bị, nguyên liệu, kiến thức và các nhân viên kinh nghiệm và đưa tất cả cùng với nhau thành một loại hoặc mẫu hoạt động chính.
Không thể phụ nhận được vai trò của công nghệ trong việc định hình cơ cấu tổ chức ngày càng trở nên nổi bật, ảnh hưởng đến các phương thức giao tiếp, phối hợp và hoạt động của tổ chức.
4. Kích thước & vòng đời hay nguồn nhân lực
Quy mô và vòng đời của tổ chức cũng tác động đến cơ cấu và thiết kế của tổ chức. Một công ty 20 người có những thách thức rất khác nhau khi thiết kế so với một công ty 200.000 người.
Đối với những tổ chức sở hữu nguồn lực có kỹ thuật cao và có số lượng làm việc theo nhóm nhiều thì thích ứng với cấu trúc linh động, mềm dẻo và phân quyền. Và văn hóa của nó dựa trên những giá trị, nguyên tắc là gia tăng tính tự trị của nhân viên. Những nhân viên này thường thích tự do, tự chủ và không thích sự giám sát chặt chẽ từ nhà quản lý
Bởi vậy, khi thiết kế cơ cấu tổ chức, nhà quản trị cần phải lưu tâm đến yêu cầu của nguồn nhân lực, tính phức tạp cũng như hình thức công việc mà nhân viên tham gia.
>> Tham khảo thêm: "HRPB Cần Làm Gì Trong Thời Kỳ Khủng Hoảng Kinh Tế"
5.Văn hoá
Văn hóa tổ chức hay văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng khác tác động đến cơ cấu và thiết kế tổ chức - và ngược lại, thiết kế cũng tác động đến văn hóa. Mỗi tổ chức đều có nền văn hóa độc đáo của riêng mình dựa trên các giá trị, giả định, niềm tin, thái độ, cảm xúc, câu chuyện, anh hùng, biểu tượng, ngôn ngữ và thói quen của họ.
Những nền văn hóa này được tóm tắt tốt nhất trong khuôn khổ các giá trị cạnh tranh. Các nền văn hóa khác nhau dẫn đến các cơ cấu tổ chức khác nhau. Một tổ chức tập trung vào nội bộ sẽ có nhiều cộng tác hơn, trong khi một tổ chức tập trung vào bên ngoài sẽ có nhiều nhóm dự án và đơn vị kinh doanh hướng tới khách hàng hơn.
Hiệu Quả Của Thiết Kế Tổ Chức
Để có thể đánh giá được hiệu quả của một tổ chức, người đứng đầu hoặc người tổ chức cần phải dựa vào và kết hợp với 5 yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế tổ chức đã nói ở trên. Song song đó hiệu quả của tổ chức cũng có thể đánh giá được khi dựa trên văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức đó đều đã đạt được và hoàn thành.
Hiệu quả của tổ chức thường rất khó đo lường. Tuy nhiên, dựa theo những thông tin đầu vào và những thông tin liên quan, người đứng đầu có thể cải tiến cho tổ chức của mình dựa vào ba cách tiếp cận sau để đo lường hiệu quả:
Các phương pháp tiếp cận tương ứng với các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất. Đây là mô hình đầu vào – quá trình – đầu ra (IPO). Ở mỗi bước, hiệu quả của tổ chức có thể được đo lường.
Tiếp cận dựa trên nguồn lực: Chỉ số đầu tiên về hiệu quả của tổ chức là cách tiếp cận dựa trên nguồn lực. Cách tiếp cận này xem xét đầu vào và đánh giá tính hiệu quả bằng cách đánh giá liệu tổ chức có thu được các nguồn lực cần thiết một cách hiệu quả để đạt hiệu suất cao hay không.
Tiếp cận dựa trên quy trình: Cách tiếp cận quy trình nội bộ này người tổ chức có thể xem xét quy trình sản xuất và đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực của nội bộ và hiệu quả kinh tế. Ví dụ điển hình là những văn hóa mạnh mẽ, giao tiếp đáng tin cậy, ra quyết định nhanh chóng, giao tiếp không bị bóp méo và sự tương tác giữa tổ chức và các bộ phận của nó.
Tiếp cận dựa trên mục tiêu: Chỉ số cuối cùng là cách tiếp cận bằng mục tiêu. Ở mỗi tổ chức đều có một mục tiêu và định hướng riêng biệt. Việc tập trung vào các mục tiêu hoạt động giúp dễ xác định và đo lường hơn, đánh giá tính hiệu quả bằng cách xem xét tổ chức đạt được mục tiêu đó như thế nào.
Vai Trò Của Nhân Sự Trong Thiết Kế Tổ Chức
Trong những năm qua, thông thường bộ phận nhân sự chỉ tham gia vào việc thiết kế tổ chức ở giai đoạn cuối của quá trình với trọng tâm là lập hồ sơ và triển khai công việc. Nhưng đối với ngày nay, tại một số tổ chức thì việc thiết kế tổ chức đã trở nên hết sức quan trọng và là một công cụ của mọi chuyên gia nhân sự
Hiện nay, LinkPower là Học Viện Đào Tạo Duy Nhất và đầu tiên ở Việt Nam đào tạo HRBP Manager theo tiêu chuẩn Quốc Tế. Chương trình được xây dựng với nôi dung giúp các học viên hiểu rõ được chuỗi giá trị Doanh Nghiệp và vai trò có trong Module 3: Organization Development - Năng lực thiết kế cấu trúc tổ chức, đồng thời có thể lên chiến lược nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của Doanh Nghiệp
>>Tham khảo khóa học TẠI ĐÂY