1. Đối tượng quyết toán thuế thu nhập cá nhân
1.1. Ai cần quyết toán thuế thu nhập cá nhân?
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, có ba nhóm đối tượng chính cần thực hiện thủ tục này:
- Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Các đơn vị này có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế theo quy định.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng ủy quyền cho tổ chức hoặc doanh nghiệp nơi mình đang làm việc thực hiện quyết toán thay.
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tự mình trực tiếp khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế.
1.2. Trường hợp doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN cho người lao động
Khi nào doanh nghiệp quyết toán thuế cho người lao động? Có hai tình huống phổ biến sau đây:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ khai quyết toán thuế và thực hiện thay cho các cá nhân đã ủy quyền. Điều này áp dụng cả khi phát sinh hoặc không phát sinh việc khấu trừ thuế. Trường hợp doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập thì không cần khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp 2: Nếu người lao động được điều chuyển:
- Từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, chia tách, hợp nhất hoặc chuyển đổi loại hình,
- Hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống, thì tổ chức mới sẽ có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền (bao gồm cả phần thu nhập cũ chi trả).
Khi đó, tổ chức mới sẽ thu lại chứng từ khấu trừ thuế đã cấp ở tổ chức cũ (nếu có) để đảm bảo số liệu chính xác.
1.3. Trường hợp người lao động được ủy quyền quyết toán thuế
Việc ủy quyền giúp người lao động tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Dưới đây là các trường hợp có thể ủy quyền cho doanh nghiệp:
Trường hợp 1: Người lao động có hợp đồng phát sinh thu nhập làm việc từ 3 tháng trở lên tại một nơi. Tại thời điểm quyết toán, họ vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp đó, kể cả khi không đủ 12 tháng làm việc trong năm.
Trường hợp 2: Người lao động được điều chuyển từ doanh nghiệp cũ sang doanh nghiệp mới (theo trường hợp 2 phần 1.2. của bài viết này) thì có thể ủy quyền cho doanh nghiệp mới thực hiện quyết toán.
Trường hợp 3: Trong trường hợp người lao động đồng thời có
- Hợp đồng phát sinh thu nhập từ 3 tháng trở lên tại một nơi và vẫn đang làm việc ở đó khi quyết toán diễn ra (kể cả khi làm việc không đủ 12 tháng trong năm).
- Thu nhập vãng lai ở các nơi khác, nhưng bình quân mỗi tháng không quá 10 triệu đồng và đã bị khấu trừ các 10% thuế TNCN nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
1.4. Các trường hợp tự quyết toán thuế
Cá nhân cần tự quyết toán thuế trong trường hợp có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo. Tuy nhiên có một số ngoại lệ cho các cá nhân sau đây:
- Có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của từng năm từ 50.000 đồng trở xuống.
- Có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp, nhưng cá nhân không yêu cầu hoàn hoặc bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo.
- Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thêm có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác. Khoản thu nhập vãng lai này bình quân tháng không vượt quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ 10% thuế TNCN. Nếu không có yêu cầu hoàn hay bù trừ thì không phải quyết toán thuế với phần thu nhập này.
- Được doanh nghiệp mua bảo hiểm hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm. Phần phí bảo hiểm nếu đã được doanh nghiệp hoặc đơn vị bảo hiểm khấu trừ 10% TNCN trên khoản tiền phí bảo hiểm tương ứng đã mua. Thì người lao động không phải quyết toán thuế TNCN đối với phần thu nhập này.
1.5. Ví dụ trường hợp quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Bà A làm tại Công ty X theo HĐLĐ 12 tháng, thu nhập 30 triệu/tháng. Ngoài ra, Bà A còn làm thêm tại nhiều nơi khác, tổng thu nhập vãng lai trong năm là 90 triệu.
→ Bình quân thu nhập vãng lai = 90 triệu / 12 tháng = 7,5 triệu/tháng (< 10 triệu).
→ Nếu các đơn vị đã khấu trừ thuế TNCN 10% cho khoản này, và Bà A không có yêu cầu quyết toán thu nhập vãng lai thì có thể quyền cho Công ty X quyết toán phần thu nhập 30 triệu/tháng.
→ Ngược lại, nếu thu nhập vãng lai bình quân > 10 triệu/tháng hoặc chưa khấu trừ thuế 10%, thì bà A bắt buộc phải tự quyết toán toàn bộ.
2. Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Việc tuân thủ thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân rất quan trọng, vì nộp trễ có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính.
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Hạn chót nộp hồ sơ quyết toán thuế năm là ngày cuối cùng của tháng thứ 3, tính từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Nói cách khác, doanh nghiệp cần hoàn thành quyết toán chậm nhất vào ngày 31/3 hằng năm.
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Như vậy, người lao động cần hoàn thành việc nộp hồ sơ chậm nhất vào ngày 30/4. Tuy nhiên, do 30/4 rơi vào kỳ nghỉ lễ, lịch sẽ được dời sang ngày làm việc đầu tiên sau kỳ nghỉ.
3. Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Khi đến thời hạn quyết toán, cả doanh nghiệp và cá nhân đều phải chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn quyết toán thuế TNCN với hai trường hợp phổ biến: Người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp và Người lao động tự nộp cho cơ quan thuế.
3.1. Người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp
Đối với những cá nhân đủ điều kiện ủy quyền, việc quyết toán thuế được thực hiện thông qua doanh nghiệp. Người lao động cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế theo Mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Doanh nghiệp sau đó sẽ tổng hợp và nộp hồ sơ quyết toán thuế năm cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp hồ sơ là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 tính từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
3.2. Người lao động tự nộp cho cơ quan thuế
Trong trường hợp không thể ủy quyền, người lao động phải trực tiếp thực hiện cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại cơ quan thuế. Hiện nay, cá nhân có thể lựa chọn hai cách tự quyết toán thuế TNCN như sau:
- Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý địa bàn nơi cư trú hoặc làm việc. Người lao động cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm tờ khai quyết toán, chứng từ khấu trừ thuế và các giấy tờ liên quan đến giảm trừ gia cảnh (nếu có).
- Nộp online thông qua cổng thông tin Thuế Việt Nam của Cục Thuế – Bộ Tài chính hoặc sử dụng ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại. Đây là phương thức nhanh chóng, thuận tiện và phù hợp với xu hướng số hóa hiện nay. Nhiều người cũng lựa chọn hình thức này để đăng ký hoàn thuế TNCN online khi có số thuế nộp thừa.
Dù chọn hình thức nào, người lao động cũng cần lưu ý thời hạn nộp hồ sơ là 30/4 hằng năm. Việc nộp đúng hạn sẽ giúp tránh phát sinh vi phạm và đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế hoặc khấu trừ cho năm tiếp theo.
Kết luận
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một thủ tục quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp. Việc nắm rõ đối tượng phải quyết toán, các trường hợp được ủy quyền hoặc tự thực hiện, cũng như thời hạn và cách thức nộp hồ sơ sẽ giúp quá trình diễn ra nhanh gọn và chính xác. Nếu thực hiện đúng, người lao động có thể được hoàn thuế, còn doanh nghiệp thì tránh được rủi ro vi phạm hành chính.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy thuế TNCN là một trong những mảng dễ mắc sai sót nhất trong công việc C&B. Chỉ một lỗi nhỏ trong tính toán hoặc bỏ sót quy định mới cũng có thể khiến doanh nghiệp bị phạt, còn nhân viên thì mất quyền lợi chính đáng. Giải pháp dành cho bạn chính là khóa học C&B Specialist tại Link Power với chuyên đề về thuế thu nhập cá nhân.
- Cập nhật mới nhất về Luật Thuế TNCN và cách áp dụng thực tế.
- Phân loại chính xác đối tượng (người Việt, người nước ngoài).
- Các khoản miễn thuế, không chịu thuế mà HR thường bỏ sót.
- Thực hành tính thuế theo thuế suất lũy tiến, chuyển đổi lương Net – Gross.
- Kỹ năng xử lý hồ sơ quyết toán thuế và tình huống phát sinh thực tế.
- Kê khai, giảm trừ, ủy quyền… theo chuẩn quy định.
Những câu hỏi thường gặp khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Khi nào cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN?
Bạn phải tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi có số thuế phải nộp thêm hoặc muốn được hoàn lại phần thuế đã nộp thừa. Ngoài ra, nếu bạn có nhiều nguồn thu nhập và không đủ điều kiện ủy quyền cho doanh nghiệp thì bắt buộc phải tự nộp hồ sơ. Trường hợp thu nhập nhỏ lẻ đã được khấu trừ 10% và bạn không yêu cầu hoàn thuế thì không cần quyết toán thêm.
Công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi nào?
Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động đã ủy quyền. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân khi nào?
Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho người lao động đã ủy quyền. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
Có 2 nguồn thu nhập thì quyết toán như thế nào?
Khi cá nhân có hợp động động từ 3 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thêm có thêm thu nhập vãng lai ở nơi khác bình quân tháng không vượt quá 10 triệu đồng. Khi đó:
Nếu phần thu nhập vãng lai đã được khấu trừ 10% thuế TNCN: Nếu không có yêu cầu hoàn hoặc bù trừ vào kỳ quyết toán sau, người lao động có thể ủy quyền công ty quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Nếu phần thu nhập vãng lai chưa được khấu trừ 10% thuế TNCN: Cần tổng hợp toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế mà các công ty đã cấp, rồi kê khai trên tờ khai quyết toán để xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn.
