1. OKRs là gì?
OKRs (Objective Key Results) là một công cụ được áp dụng lần đầu tiên vào năm 1970, đây là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp hỗ trợ việc quản lý mục tiêu, tập trung vào những nỗ lực đóng góp của các cá nhân, tổ chức. Theo quy trình, doanh nghiệp sẽ tiến hành đo lường định lượng của nhân viên để tạo ra kết quả then chốt (Key Results) nhằm thực hiện hóa các mục tiêu (Objectives) trong thời gian nhất định. Thời hạn áp dụng OKR thường theo quý hoặc năm.
OKRs sẽ được chia thành cấu trúc như sau:
OKRs = Objectives + Key Results
- Objective (mục tiêu): là những mô tả mục tiêu mà tổ chức, doanh nghiệp, đội nhóm, cá nhân muốn đạt được. Mục tiêu trên cần xúc tích, ngắn gọn, mang tính thực tế và truyền động lực đến nhân viên.
- Key Results (Kết quả then chốt): là bước định lượng đo lường những mục tiêu mà doanh nghiệp được đưa ra.
2. Tính đặc trưng và nguyên lý hoạt động của OKRs
So với các nguyên tắc quản trị mục tiêu khác, điểm khác biệt của OKRs đó là hoạt động dựa trên hệ thống niềm tin:
- Tính tham vọng: Objectives đưa ra phải cao hơn ngưỡng năng lực thực tế
- Tính đo lường được: Các kết quả then chốt phải được gắn với các mục tiêu có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên trong doanh nghiệp, từ CEO, Giám đốc, Trưởng phòng, nhân viên đến thực tập sinh đều có thể theo dõi bảng OKRs của tổ chức
- Tính liên kết: Khác với KPIs thường sẽ nhận các đầu việc từ cấp trên xuống cấp dưới, OKRs có tính liên kết chặt chẽ hơn, phương tiện này có tính liên kết chặt chẽ, nó giúp cho các bộ phận, phòng ban và nhân viên cảm thấy gắn kết hơn.
3. Lợi ích của OKRs với doanh nghiệp
3.1. Giúp doanh nghiệp trở nên chủ động
Bất kể khi nào công ty đang sở hữu bộ OKRs, toàn bộ công ty đã và đang chạy theo những dự án, mục tiêu đã được định sẵn. Nhưng khi có điều gì thay đổi và công ty nhận ra những gì quan trọng hơn ở thời điểm mới, lúc này công ty chỉ cần thay đổi lại mục tiêu quan trọng của mình và loại bỏ đi các mục tiêu không quan trọng khác. Điều này cho thấy OKRs giúp cho toàn bộ công ty có thể thay đổi mục tiêu và kết quả chính rất nhanh, có thể trong vài ngày, công ty sẽ có cơ chế làm việc mới, qua đó có thể thấy doanh nghiệp sẽ luôn nắm bắt xu thế thị trường.
3.2. OKRs giúp giảm xung đột không đáng có trong công ty
OKRs có chức năng giúp các bộ phận trong doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã được đề ra. Qua đó, việc cãi nhau trong công ty hay những xung đột không đáng có sẽ không phải là biện pháp xử lý các sự cố, các trở ngại đang mắc phải. Với sự minh bạch trong công ty, các bộ phận hiểu được vai trò và giá trị của mình ở từng bộ phận, hiểu được sự liên kết của các nhóm.
3.3 OKRs tạo ra động lực làm việc
Khi nhân viên biết chính xác mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của mình, họ thường sẽ có xu hướng tập trung hơn, họ sẽ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ mong đợi ở tổ chức, họ sẽ biết được công việc của mình thực sự có ý nghĩa như thế nào với tổ chức. Ngoài ra, tính minh bạch của OKRs giúp tăng sự tham gia của các nhân viên từ đó năng suất cũng cao hơn.
3.4. Đo lường được tiến độ hoàn thành
Nhờ có tính minh bạch trong nội bộ, ban quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc, đánh giá được mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ đó, thúc đẩy tiến độ công việc nhằm hoàn thành mục tiêu tốt nhất.
4. Bắt đầu với OKRs như thế nào?
Nếu bạn là người mới bắt đầu với các hệ thống quản lý mục tiêu, bạn nên chuẩn bị một lộ trình khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu vào một quý hay một năm mới.
Lộ trình có thể như sau:
- Tháng thứ nhất: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
- Tháng thứ hai: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
- Tháng thứ ba: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR
- Tháng thứ tư: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
5. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai OKRs thất bại
- Dùng OKRs để lập danh sách công việc: OKRs được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày.
- Đặt ra quá nhiều OKRs: Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.
- Không có sự điều chỉnh OKRs: OKRs đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhằm giúp mọi thành viên trong tổ chức dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình làm việc. Ngoài ra, OKRs được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Tham vọng: “Tham vọng” là cụm từ thường xuyên được sử dụng khi đề cập đến việc chọn mục tiêu, kết quả chính khi thiết lập OKRs. Tuy nhiên, tham vọng cũng cần gắn liền với tính thực tế, không được chủ quan. Nếu đặt mục tiêu quá lớn, tham vọng quá mức, chỉ thu lại thất vọng và có thể phá vỡ những nguyên tắc đạo đức của tổ chức.
- Không giám sát chặt chẽ: Những nhà quản lý thường có xu hướng thiết lập rồi để đó mà không thực thi việc kiểm tra giám sát chặt chẽ, thường xuyên. Họ cũng bỏ qua những chỉ số quan trọng trong việc đo lường và thường lựa chọn không đúng những yếu tố cần giám sát.
- Hoạch định không rõ ràng: Nhà quản lý sẽ dễ dàng rơi vào bẫy OKRs dẫn đến sự thất bại của cả tổ chức khi đánh giá chưa tốt hiện trạng của tổ chức; đánh giá nguồn lực sai hoặc không đầy đủ; không xác định được sự tương quan giữa các nguồn lực; ước tính sai dẫn đến lập kế hoạch sai; không chọn được bộ chỉ tiêu, thướng đo thích hợp; không gắn kết được tầm nhìn và sứ mệnh chung của tổ chức.
Giống như KPI, OKRs đang dần trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với các doanh nghiệp. Không thể phủ nhận rằng OKRs giúp doanh nghiệp thiết lập được mục tiêu khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn cho toàn thể nhân sự. Hiện Link Power đang có khóa học XÂY DỰNG HỆ THỐNG TRIỂN KHAI OKRS được thiết kế và biên soạn bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực OKRs, BSC, KPIs. Chi tiết khóa học các bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY
BTV: Huy Hoàng