Trong các mô hình quản lý dự án hiện đại, thuật ngữ backlog xuất hiện ngày càng phổ biến. Việc quản lý backlog hiệu quả giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch, kiểm soát được tiến độ và hạn chế tình trạng quá tải công việc. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá khái niệm này, vai trò của backlog trong thực tiễn và cách quản lý backlog sao cho hiệu quả.
Backlog là danh sách công việc, tính năng hoặc yêu cầu cần thực hiện trong một dự án. Danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên rõ ràng, giúp đội dự án biết được những việc cần làm ở hiện tại và tương lai gần. Bạn có thể hình dung backlog như một “kho ý tưởng công việc” luôn được cập nhật và hoàn thiện theo thời gian.
Trong lĩnh vực công nghệ và phát triển sản phẩm, backlog giữ vai trò rất quan trọng. Nhờ có backlog, đội ngũ dễ dàng kiểm soát phạm vi công việc và tránh bỏ sót các yêu cầu quan trọng. Ngoài ra, backlog tạo sự minh bạch giữa các bên liên quan khi mọi thành viên đều hiểu rõ trạng thái công việc và định hướng.
Một backlog rõ ràng giúp đội nhóm luôn biết việc cần làm trước mắt. Danh sách công việc được sắp xếp theo ưu tiên tạo sự chủ động trong quá trình làm việc. Nhờ đó, đội nhóm giữ được sự tập trung, chuẩn bị tốt cho từng giai đoạn và hoàn thành công việc.
Backlog giúp phác thảo tầm nhìn và kế hoạch của toàn dự án. Khi nhìn vào backlog, các bên liên quan dễ dàng hiểu định hướng chung và hình dung được lộ trình phát triển sản phẩm. Đây là cơ sở quan trọng để lãnh đạo và quản lý đưa ra quyết định chiến lược và phân bổ nguồn lực phù hợp.
Backlog giúp đội ngũ nhìn thấy tiến trình hoàn thành công việc theo thời gian. Cảm giác chinh phục từng mục tiêu mang đến động lực tích cực cho từng thành viên. Đồng thời, backlog khuyến khích sự phối hợp hiệu quả và trao đổi cởi mở giữa các thành viên trong đội. Khi mọi người cùng hiểu rõ mục tiêu, sự gắn kết và tinh thần hợp tác sẽ được nâng cao.
Dưới đây là những nội dung cơ bản thường xuất hiện trong một backlog:
Backlog có nhiều loại tùy theo mục tiêu quản lý. Trong môi trường Agile và Scrum, hai loại backlog được sử dụng phổ biến là Product Backlog và Sprint Backlog. Việc hiểu rõ sự khác biệt giúp đội nhóm sử dụng đúng loại backlog cho từng giai đoạn triển khai dự án.
Product backlog là danh sách toàn bộ yêu cầu, tính năng và ý tưởng liên quan đến việc phát triển một sản phẩm. Danh sách này được chỉnh sửa, bổ sung và sắp xếp theo độ ưu tiên trong suốt vòng đời của sản phẩm.
Product backlog thường được quản lý bởi Product Owner. Người này chịu trách nhiệm thu thập ý kiến khách hàng, phân tích thị trường và quyết định thứ tự ưu tiên của từng hạng mục. Từ đó giúp đội ngũ tập trung vào mục tiêu cuối cùng, tránh bị xao nhãng bởi các ý tưởng không mang lại giá trị.
Sprint backlog là danh sách các hạng mục được chọn từ product backlog để thực hiện trong một sprint. Sprint là một chu kỳ làm việc có thời hạn, thường kéo dài từ hai đến bốn tuần. Sprint backlog đóng vai trò như “kế hoạch hành động” của đội ngũ trong chu kỳ đó.
Trong sprint backlog, mỗi hạng mục được chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể. Đội ngũ phát triển sử dụng sprint backlog để theo dõi tiến độ từng ngày. Quản lý sprint backlog đúng cách giúp đội nhóm duy trì hiệu suất, hoàn thành cam kết trong từng sprint.
| Tiêu chí | Product backlog | Sprint backlog |
|---|---|---|
| Khái niệm | Là danh sách tổng hợp tất cả yêu cầu, ý tưởng và tính năng cần phát triển cho sản phẩm. | Là danh sách các hạng mục được chọn từ product backlog để thực hiện trong một sprint cụ thể. |
| Mục đích | Giúp định hướng phát triển sản phẩm dài hạn, thể hiện tầm nhìn và giá trị cốt lõi mà sản phẩm hướng tới. | Giúp đội nhóm tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, hoàn thành phần việc trong chu kỳ sprint hiện tại. |
| Người chịu trách nhiệm | Product Owner là người quản lý và ưu tiên các hạng mục trong product backlog. | Nhóm phát triển (Development Team) là người chịu trách nhiệm chọn và thực hiện công việc trong sprint backlog. |
| Phạm vi thời gian | Mang tính dài hạn, bao quát toàn bộ vòng đời của sản phẩm. | Mang tính ngắn hạn, chỉ áp dụng trong một sprint kéo dài từ 2–4 tuần. |
| Mức độ chi tiết | Các hạng mục có thể được mô tả ở mức khái quát, được bổ sung dần theo thời gian. | Các nhiệm vụ được mô tả cụ thể, có ước lượng thời gian và kết quả mong đợi rõ ràng. |
| Tính linh hoạt | Liên tục thay đổi, cập nhật khi xuất hiện yêu cầu hoặc ý tưởng mới. | Tương đối ổn định trong suốt thời gian diễn ra sprint, ít thay đổi trừ khi có lý do chính đáng. |
Việc lựa chọn phương pháp quản lý backlog phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, mức độ linh hoạt và mô hình quản lý dự án. Dưới đây là ba cách phổ biến và dễ áp dụng:
Excel là công cụ quen thuộc và phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có thể tạo bảng backlog bao gồm các cột: mô tả công việc, mức độ ưu tiên, giá trị, ước tính thời gian và trạng thái công việc.
Excel giúp đội nhóm dễ dàng theo dõi và cập nhật backlog. Bạn còn có thể sử dụng bộ lọc để phân loại hạng mục theo ưu tiên hoặc trạng thái. Ngoài Excel, hiện nay nhiều doanh nghiệp lựa Google Sheets để thay thế bởi tính đồng bộ và tiện lợi.
Agile và Scrum là phương pháp được nhiều đội dự án áp dụng tích cực. Khi kết hợp backlog and sprint, đội nhóm có thể quản lý công việc hiệu quả trong từng chu kỳ làm việc.
Scrum khuyến khích vai trò rõ ràng và quy trình minh bạch. Backlog được cập nhật và rà soát liên tục nhằm đảm bảo phù hợp với mục tiêu sản phẩm.
Kanban giúp trực quan hóa quy trình làm việc thông qua bảng gồm các cột thể hiện trạng thái công việc. Khi áp dụng với backlog, đội nhóm dễ dàng theo dõi sự luân chuyển của từng hạng mục.
Kanban hướng đến tối ưu luồng công việc và giảm tắc nghẽn. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với bảng đơn giản rồi mở rộng dần theo nhu cầu.
Bước 1: Thu thập yêu cầu và kỳ vọng từ các bên liên quan
Bắt đầu bằng việc ghi nhận yêu cầu từ khách hàng, đội dự án, lãnh đạo và các phòng ban liên quan. Việc hiểu đúng nhu cầu giúp backlog phản ánh chính xác kỳ vọng của tổ chức đối với sản phẩm hoặc dự án.
Bước 2: Chuyển yêu cầu thành các hạng mục backlog có thể thực thi
Sau khi thu thập yêu cầu, cần chuyển chúng thành các mục công việc cụ thể. Mỗi hạng mục nên mô tả rõ ràng, đủ thông tin để đội ngũ hiểu và bắt tay thực hiện.
Bước 3: Xác định tiêu chí đánh giá và mức độ ưu tiên
Sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp đội nhóm biết nên thực hiện hạng mục nào trước. Bạn có thể áp dụng các tiêu chí như: giá trị mang lại, mức độ cấp thiết, tác động đến người dùng hoặc chi phí nguồn lực. Trong Agile, Product Owner là người quyết định mức độ ưu tiên sau khi xem xét toàn diện.
Bước 4: Ước tính nỗ lực và nguồn lực thực hiện
Ước tính giúp dự đoán thời gian và khả năng hoàn thành. Đội ngũ có thể áp dụng các kỹ thuật liên quan hoặc ước tính theo điểm để đạt được sự đồng thuận.
Bước 5: Chia nhỏ và hoàn thiện các hạng mục
Những hạng mục quá lớn cần được chia thành phần việc nhỏ hơn. Điều này giúp đội ngũ dễ triển khai và đánh giá tiến độ.
Bước 6. Rà soát và cập nhật backlog định kỳ
Cần xem lại thường xuyên để cập nhật theo tình hình thực tế hoặc phản hồi từ người dùng. Việc rà soát định kỳ giúp backlog luôn phản ánh đúng chiến lược và nhu cầu của dự án.
Backlog là công cụ quan trọng đối với các dự án cần quản lý công việc theo cách rõ ràng và có tổ chức. Khi xây dựng và quản lý backlog hiệu quả, doanh nghiệp dễ dàng duy trì tiến độ ổn định, tối ưu nguồn lực và phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường. Đây là nền tảng để đội nhóm làm việc chủ động và đạt kết quả tốt trong từng giai đoạn phát triển.
OKR - Objective Key Result là phương pháp Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt. Chiến lược OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể.
Triển khai OKR giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu đột phá và đo lường kết quả theo chu kỳ ngắn, tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong kỷ nguyên chuyển đổi số. Khi triển khai OKR đúng cách, mọi phòng ban kết nối vào cùng một lộ trình, dữ liệu minh bạch và ra quyết định nhanh hơn. Bên cạnh đó, quản trị OKR hiệu quả còn xây dựng văn hoá cam kết và học hỏi liên tục, giúp doanh nghiệp Việt Nam thích ứng linh hoạt trước biến động thị trường số hoá.
BSC (Balanced Scorecard) là hệ thống quản lý chiến lược giúp tổ chức vận hành hiệu quả, liên kết mục tiêu với hành động cụ thể và đo lường kết quả một cách toàn diện. Đây là công cụ quản trị công việc giúp cá nhân và doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, hướng tới tăng trưởng bền vững.
Giữa KPI và OKR, đâu mới là phương pháp vượt trội hơn? Bài viết sau sẽ đưa ra so sánh chi tiết giúp doanh nghiệp lựa chọn phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả nhất.
Khám phá mối liên hệ giữa BSC và OKRs – hai công cụ quản trị mục tiêu chiến lược hàng đầu hiện nay. Bài viết giúp bạn hiểu rõ điểm khác nhau giữa BSC và OKRs, cách kết hợp linh hoạt hai mô hình để tối ưu hiệu suất, đo lường kết quả và đảm bảo chiến lược doanh nghiệp được thực thi hiệu quả.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng mạnh, doanh nghiệp không thể phát triển bền vững nếu dàn trải nguồn lực cho mọi sản phẩm. Bài toán làm thế nào để lựa chọn đúng danh mục đầu tư, duy trì dòng tiền và xác định đâu là sản phẩm cần mở rộng luôn là trăn trở của Nhà quản lý. Đây là lúc ma trận BCG (hay BCG matrix) trở thành công cụ chiến lược hữu ích.