Lương là một trong những thứ đáng mong chờ nhất của người đi làm, nó là nguồn thu nhập để lo cho bản thân và gia đình, lương còn là mục tiêu để họ khẳng định vị trí của mình trong xã hội. Trong xã hội hiện đại, chúng ta không thể sống được nếu trong túi không còn xu nào, và sẽ vô cùng khó chịu nếu ta không đủ tiền để phục vụ bản thân. Payroll chính là thứ gần như quyết định đến lương của người đi làm.
1. Payroll là gì?
Payroll có nghĩa tiếng Việt là bảng lương, ngoài ra còn có ý hiểu là sổ lương, tổng quỹ lương… Tùy vào từng ngữ cảnh mà Payroll được hiểu theo ý nghĩa cụ thể.
Bảng lương là ý nghĩa thông dụng nhất của payroll. Một bảng lương thường chứa đựng đầy đủ thông tin:
- Danh sách nhân viên
- Mức lương tương ứng của từng nhân viên và các khoản thu nhập khác như lương cơ bản, lương vị trí, thưởng hiệu quả, thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp…
- Các khoản khấu trừ như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền phạt hay khấu trừ khác
Nhìn vào bảng lương, nhà quản lý sẽ nắm được tổng số tiền lương phải trả trong kỳ cho từng nhân viên & toàn bộ nhân viên tại tổ chức/doanh nghiệp.
2. Tại sao nói Payroll là cái gốc của người làm nhân sự? Có 2 lý do để khẳng định điều này:
Lý do thứ nhất: Đối với lộ trình thăng tiến
Cấu trúc cơ bản của phòng nhân sự gồm là: Tuyển dụng (Recruitment); Lương thưởng (C&B); Bộ phận hành chính (Admin); Bộ phận đào tạo( Training); Bộ phận phát triển và tổ chức ( Organization Development); Bộ phận quản lý tài năng ( Talent Management); Bộ phận xây dựng môi trường văn hóa doanh nghiệp ( Corporate Culture).
Để trở thành “sát thủ” C&B buộc phải bắt đầu từ Payroll:
- Payroll Executive: Nhân viên tính bảng lương. Chức năng của vị trí này là lập bảng chấm công, bảng lương hằng tháng cho nhân viên.
- Payroll Specialist : Chuyên viên chấm công, Hiểu và thực thi quy trình hệ thống quy định tiền lương của công ty.
- Payroll Supervisor : Giám sát công việc, quản lý chấm công, so sánh hiệu quả năng suất hoạt động của công ty
- C&B Specialist: Xây dựng và triển khai chính sách lương thưởng, thiết lập kế hoạch dự báo ngân sách cho công ty
- C&B Management : xây dựng thiết lập mục tiêu lương thưởng và phúc lợi
- Total Rewards Director: Hoạch định chiến lược, tầm nhìn dài hạn về hệ thống lương thưởng trong 3-6 năm về lương thưởng và phúc lợi.
Lý do thứ 2: Năng suất làm việc
Nếu doanh nghiệp chi trả lương không thỏa mãn người lao động hoặc không tương xứng với hiệu quả/ giá trị mà người lao động đem lại, họ có thể rời bỏ tổ chức để tìm đến một nơi sẵn sàng trả họ một mức thu nhập tốt hơn. Lương là khoản chi lớn hàng tháng của doanh nghiệp. Nếu không được xây dựng và kiểm soát tốt hệ thống chi trả lương, doanh nghiệp có thể bị lãng phí nhiều khoản tiền, vi phạm các chính sách, quy định trong Luật Lao động và quan trọng nhất, lương ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc của nhân viên.
3. Chức năng của Payroll
- Giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả khoản lương chi trả cho nhân viên và các chi phí liên quan đến nhân sự nói chung.
- Tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên song song với việc tạo động lực bằng chính sách thu nhập hấp dẫn
- Đảm bảo việc chi trả lương tuân thủ đúng các chính sách, quy định của Luật Lao động & các Nghị định liên quan về mức lương tối thiểu vùng, các khoản khấu trừ, trích từ lương như BHXH, Thuế TNCN, các bậc lương cho từng vị trí, chức danh công việc, lĩnh vực/ngành nghề đặc biệt…
4. Những căn cứ xây dựng Payroll và hoàn thiện bảng lương hàng kỳ
Quy chế lương
Quy chế lương là văn bản xác định các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động, tránh xảy ra các trường hợp tranh chấp lao động trong tổ chức/doanh nghiệp.
Quy chế lương thường có các nội dung: quy định về các loại lương chức danh, lương năng suất, thưởng doanh số, các khối lao động, nguyên tắc phân phối & sử dụng quỹ lương, nguồn hình thành quỹ lương, quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng đối với các cấp/vị trí công việc, công thức tính lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quy định trả lương & các quy định về việc tăng/điều chỉnh lương chức danh, cấp bậc…
Mức lương tối thiểu vùng
Mức lương tối thiểu vùng là cơ sở quan trọng để xây dựng thang, bảng lương tại doanh nghiệp. Trong đó, từ ngày 01.01.2021, mức lương tối thiểu vùng được quy định tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP cụ thể là:
- Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I: 4.420.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II: 3.920.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III: 3.430.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng
Đối với người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề thì phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng được nêu trên.
Mức lương trung bình trên thị trường
Hầu hết các doanh nghiệp đưa ra mức lương thực tế trả cho người lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Căn cứ để có mức lương thực tế để thỏa thuận với NLĐ thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm của họ và mức lương trung bình của vị trí đó trên thị trường.
Quy định về các khoản trích theo lương
Bao gồm các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn. Trong đó, tổng các khoản (Bảo hiểm + Công đoàn) trích vào chi phí của doanh nghiệp là 23.5%, trích vào lương của người lao động là 10.5%.
Ngoài ra, công ty còn có các chính sách về lương, phụ cấp, trợ cấp theo từng vị trí công việc, nhóm ngành/lĩnh vực đặc biệt được quy định tại Bộ Luật Lao động và các Nghị định liên quan khác.
Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng
Để tính được tổng số lương cần chi trả mỗi tháng, còn gọi là total payroll, HR cần căn cứ vào bảng tổng hợp công thực tế. Bảng chấm công thể hiện số công thực tế của mỗi nhân viên, số ngày nghỉ phép, đi công tác để từ đó tính toán các khoản thu nhập người lao động được hưởng trong kỳ.
5. Những vấn đề thường gặp khi tính payroll
Tuy rằng có rất nhiều mẫu payroll mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm, sưu tầm nhưng không phải thang bảng lương nào cũng phù hợp với doanh nghiệp bạn. Đặc biệt, trong quá trình tính lương, xây dựng thang bảng lương và các chính sách liên quan đến Payroll, cán bộ C&B rất dễ gặp phải những sai sót.
- Tính lương sai cho nhân viên do tổng hợp công không khớp thực tế, hoặc tính thiếu các khoản thu nhập chẳng hạn như thưởng KPI, thưởng doanh số, phụ cấp, tính sai thuế TNCN…
- Không có quy chế lương rõ ràng, không minh bạch các khoản lương với nhân viên. Dẫn đến tình trạng nhân viên không hài lòng, giảm tỷ lệ gắn bó và nỗ lực trong công việc
- Xây dựng quy chế thưởng xa vời, vượt xa khả năng đạt của nhân viên, gây tâm lý chán nản, thiếu động lực phấn đấu
- Trả lương sai thời hạn
- Mất nhiều thời gian để tổng hợp công, tính lương & chi trả lương đúng kỳ cho nhân viên
- Chưa xây dựng được các khoản tăng lương theo cấp bậc, chức danh & thâm niên đủ tốt để giữ chân người tài. Dẫn đến tình trạng chảy máu nhân sự
- ….
Với những vấn đề thường gặp kể trên, doanh nghiệp cần dành thời gian và đầu tư nguồn lực để thiết lập quy chế lương, thưởng phù hợp, đồng thời sử dụng các giải pháp hỗ trợ để những vấn đề về lương được thực hiện hiệu quả. Từ đó thúc đẩy người lao động làm việc hết hiệu suất, sáng tạo & chủ động trong công việc tương xứng với mức đãi ngộ mà họ nhận được.
LinkPower