Đùn đẩy công việc cho người khác là thói quen sợ trách nhiệm, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc và văn hóa công ty.
Cách hành xử đùn đẩy công việc là hành vi ứng xử kém văn hóa, trong đó người chịu trách nhiệm tìm mọi cách né tránh, đùn đẩy trách nhiệm cho đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Thoái thác công việc bằng cách báo cáo xin nghỉ, ốm, việc riêng hoặc xin rút với lý do chưa đủ kinh nghiệm, kiến thức, bận nhiều việc khác.
Những nhà quản lý hoặc cán bộ cấp cao khi thất bại thì đổ lỗi cho nhân viên, cho khách hàng, không có thói quen nhận lỗi, nhận ra lý do. Hệ lụy của tất cả điều này là hình thành nên “văn hóa đổ lỗi”, phá vỡ văn hóa chung của doanh nghiệp, dẫn đến công việc bị đình trệ và mất sự đoàn kết.
Nguyên nhân do đâu?
Muốn chữa được bệnh thì bắt phải tìm đúng nguyên nhân, những nhà quản lý phải tìm ra nguyên nhân căn bản gây nên vấn đề đó. Việc đùn đẩy trách nhiệm cho người khác có thể do một số nguyên nhân sau đây:
Đầu tiên, nguyên nhân do cơ chế, tổ chức quyền lực và quản trị dễ tạo ra sự chồng chéo quyền hạn và trách nhiệm. Điều này là do các nhà quản lý không có một bản chi tiết kế hoạch và KPI rõ ràng cho nhân viên. Việc này sẽ khiến các nhân viên không nắm rõ chức năng, nhiệm vụ công việc của mình. Cuối cùng tạo sự đùn đẩy công việc giữa các nhân viên, thường là giữa nhân viên mới và nhân viên cũ.
Thứ hai, sếp không nghiêm, không gương mẫu. Những nhà quản lý mà không có uy quyền sẽ rất dễ bị nhân viên thoái thác công việc và lý do. Những người này thường sẽ giao những công việc thêm cho nhân viên mới, hoặc những nhân viên chăm chỉ. Điều này lâu dần sẽ tạo ra sự ức chế trong công việc, lâu dần sẽ khiến nhân viên chán nản và nghỉ việc.
Do vậy, người làm sếp trước hết phải có uy quyền. Uy quyền xây dựng bằng cách tận tụy, trách nhiệm với công việc của các mục tiêu, nhiệm vụ. Khi làm việc với nhiều người những nhà quản lý phải có “uy quyền”
Đối với những nhân viên hay thoái thác trách nhiệm, người làm sếp phải đặt các KPI riêng. Với những công việc thêm đột xuất, nhà quản lý phải chia đều công việc cho cả người mới và người cũ.
>> Tham khảo thêm: "KPI là gì? Phương pháp xây dựng, triển khai và đánh giá KPI cho các vị trí trong doanh nghiệp"
Thứ ba, do công tác tổ chức cán bộ, quản trị nguồn nhân lực của DN có chất lượng và hiệu quả thấp mà biểu hiện là việc phân công trách nhiệm chưa được khoa học, chưa có bản mô tả vị trí việc làm, khung năng lực xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên làm sơ sở đánh giá hiệu quả công tác của mỗi người.
Tóm gọn những nguyên nhân này là do con người và phương thức lãnh đạo của doanh nghiệp.
Bí quyết phân công công việc
Đã tìm ra được nguyên nhân thì việc giải quyết được vấn đề đùn đẩy công việc sẽ trở nên dễ dàng. Sau đây là một số biện pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để triệt tiêu “căn bệnh” trên:
1. Chọn đúng người phân công việc
Một phần của việc trở thành một nhà lãnh đạo giỏi là hiểu được điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của nhân viên. Nếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi nhiều sự hợp tác để hoàn thành, đừng ủy thác nó cho người rất thích làm việc một mình. Ủy quyền nó cho một người có tính teamwork cao.
Cách khác là bạn có thể lập một danh sách các nhiệm vụ và cho mọi người lựa chọn task phù hợp với năng lực và sở thích của mình nhất. Để mọi người chọn nhiệm vụ cũng là cách giúp truyền cảm hứng cũng như trách nhiệm với công việc.
2. Giải thích lý do bạn phân công công việc
Nếu giao nhiệm vụ cho ai đó, bạn cũng nên giải thích vì sao lại giao nhiệm vụ cho người đó. Như Alex Cavoulacos , người sáng lập The Muse đã từng nói “Khi bạn giao việc cho ai đó, hãy nói cho họ biết lý do chọn họ cụ thể như thế nào và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào”. “Giúp họ coi mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển các kỹ năng mới.”
3. Hướng dẫn cho nhân viên
Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, người quản lý nên hướng dẫn đầy đủ cho nhân viên về nhiệm vụ được giao và lộ trình để hoàn thành công việc, không nên "đánh trống bỏ dùi". Mô tả công việc đầy đủ cho nhân viên cấp dưới sẽ đảm bảo rằng họ chắc chắn hoàn thành công việc và không đùn đẩy cho người khác.
4. Xây dựng thời gian biểu
Xây dựng thời gian biểu sẽ giúp cho mọi người tập trung và theo sát được tiến độ công việc, điều này làm cho nhân viên không bị ganh tị nhau. Biết được công việc mình làm và người khác đang làm. Điều này sẽ rất phù hợp cho những công việc không bị giới hạn thời gian hoặc các nhiệm vụ phức tạp.
Giống như với các mục tiêu nhiệm vụ, bạn nên gửi một bản tóm tắt qua email nhắc lại từng giai đoạn của tiến trình. Làm như vậy đảm bảo rằng mỗi thành viên của dự án có quyền truy cập vào cùng một nguồn thông tin đã thỏa thuận và theo dõi được tiến độ công việc.
5. Quản lý công việc chứ không phải theo dõi “kè kè”
Nhiều nhà quản lý có thói quen theo dõi chi tiết tiến độ công việc, điều này sẽ gây sự khó chịu và ức chế cho nhân viên. Thay vì quản lý những điều nhỏ, hãy để nhân viên chủ động hoàn thành công việc, miễn là hiệu quả.
Nhà quản lý chỉ nên thỉnh thoảng theo dõi với những công việc dài hạn, điều này giúp các nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc về tiến độ và cho nhân viên của bạn cơ hội đưa ra bất kỳ câu hỏi hoặc trở ngại nào phát sinh trong quá trình này.
>> Link Power hiện đang có chương trình đạo Total Reward chuẩn hệ thống quốc tế duy nhất tại Việt Nam. Mọi thông tin chi tiết về khóa học tham khảo TẠI ĐÂY.
(Nguồn:Tổng hợp)