Bản mô tả công việc là một loại tài liệu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Dù đóng vai trò quan trọng nhưng không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn mắc phải những sai lầm trong quá trình xây dựng bản mô tả dẫn đến hiệu quả tuyển dụng không cao. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra những lỗi thường gặp, cần tránh khi lập tài liệu mô tả công việc.
Ý nghĩa của bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là trách nhiệm thực hiện của bộ phận nhân sự tuyển dụng cần phải làm với mục đích truyền tải thông tin đến người đảm nhiệm vị trí công việc đó có thể hiểu được nhiệm vụ, trách nhiệm phải hoàn thành một cách tốt nhất.
Thông qua bản mô tả, người quản lý có cơ sở để giao việc cũng như theo dõi tiến độ, tuyển dụng và đào tạo được một cách chi tiết, chính xác hơn.
Còn đối với các ứng viên, thông qua mô tả có thể tự đánh giá được mức độ phù hợp của bản thân với vị trí ứng tuyển. Và đây cũng là cơ sở để tất cả nhân viên hiểu rõ được mục tiêu, chức năng nhiệm vụ và yêu cầu công việc khi đảm nhiệm vị trí đó.
Nói tóm lại, bản mô tả công việc giống như một bản cam kết giữa người quản lý và nhân viên. Nó cũng là cơ sở để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc một cách phù hợp nhất, đáp ứng được những tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra.
Những sai lầm trong xây dựng bản mô tả công việc
Chức danh không chuẩn hóa, khó hiểu
Đây là điều tối kỵ mà nhân sự tuyển dụng cần phải đặc biệt lưu ý và tránh. Khi chức danh không rõ ràng sẽ khiến cho ứng viên bị mơ hồ và không hình dung được công việc. Như vậy, chính chúng ta đã tự hạn chế đi cơ hội tìm được người phù hợp với vị trí đang cần tìm kiếm. Điều này vừa mất thời gian vừa gây lãng phí tiền bạc mà lại “công cốc”.
Mô tả công việc không giống với thực tế
Mỗi công việc sẽ có quy trình làm việc riêng nên chỉ cần một vài chi tiết mô tả sai có thể dẫn đến việc làm sai lệch đi giá trị của công việc. Từ đó dẫn đến thiếu chính xác, dễ gây hiểu lầm cũng như mất đi sự công bằng khi thanh toán lương. Trong quá trình soạn thảo văn bản mô tả, cần đảm bảo mô tả đúng theo thực tế những việc cần phải làm, không đưa những việc hiện tại đang không thực hiện.
Mô tả quá chi tiết, rườm rà, dư thừa thông tin
Nhiều người có mong muốn sử dụng bản mô tả công việc thay thế cho mọi văn bản hướng dẫn khác nên cố gắng cho thật nhiều thông tin vào từ nội quy, quy định, cam kết,.. Như vậy, bản mô tả sẽ nhanh chóng bị đi sai mục đích cũng như khiến cho nhân viên khó xác định được công việc chủ yếu họ cần làm.
Mỗi công việc, đưa ra khoảng 3-5 đầu công việc để diễn giải sẽ là hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo làm được rõ ý.
Sử dụng thuật ngữ viết tắt, khó hiểu
Đối với lĩnh vực chuyên ngành, việc sử dụng quá nhiều thuật ngữ viết tắt đối với các ứng viên chờ phỏng vấn hoặc nhân viên mới đều sẽ gây ra nhiều khó khăn cho họ. Hãy cố gắng diễn giải bằng ngôn từ trong sáng, dễ hiểu nhất. Điều này không chỉ tạo điều kiện cho ứng viên mà cũng chính là cách để nhân sự tiết kiệm thời gian, tối ưu công việc về sau khi không cần phải giải thích hoặc chỉnh sửa lại bản mô tả.
Đưa ra những kỳ vọng xa vời thực tế
Có thể nói đây là một cách “phóng đại” công việc ở vị trí đó lên quá cao, không có sự tương thích với thực tế và ít người có đủ khả năng để đáp ứng. Giao quá nhiều việc cũng như đưa các tiêu chuẩn quá cao có thể hiến cho nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó đáp ứng được. Thậm chí, những mô tả đó có thể vượt quá khỏi vị trí khi thực tế không đòi hỏi tới mức như vậy. Vậy là chính bộ phận tuyển dụng đang tự tạo sự khó khăn cho việc tìm kiếm ứng viên phù hợp với vị trí đang cần.
Mô tả công việc trùng lặp
Thực tế hiện tượng mô tả công việc bị trùng lặp và chồng chéo giữa các vị trí diễn ra tương đối phổ biến hiện nay. Việc này dẫn đến sự phân chia trách nhiệm không rõ ràng, xảy ra tình trạng thiếu rạch ròi, nhân viên không nắm được chính xác đầu công việc mà họ cần phải làm.
Không đề cập đến thông tin mức lương và phúc lợi
Lương và phúc lợi chính là hai vấn đề mà người tìm việc quan tâm hàng đầu, là tiêu chí để phân loại và chọn lựa công việc. Những tin tuyển dụng hiện nay trong phần mô tả công việc không ít nơi không đề cập đến lương và chế độ.
Nếu không thể đưa ra một con số chính xác, việc để một khoảng ước lượng cũng tốt hơn rất nhiều. Ứng viên sẽ nắm được tình hình và có khả năng thuyết phục được họ tìm hiểu và lựa chọn ứng tuyển hiệu quả hơn.
Nguyên tắc khi xây dựng bản mô tả công việc
Như bên trên đã đề cập, bản mô tả công việc là một công cụ không thể thiếu đối với người làm nhân sự, là chìa khóa trong công tác quản trị nhân sự. Để xây dựng được một hệ thống bản mô tả công việc chi tiết, chính xác, cần đảm bảo đáp ứng được những nguyên tắc quan trọng như sau:
Chuẩn hóa vị trí, chức danh
Xác định chính xác vị trí công việc của doanh nghiệp để tránh việc trùng lặp, chồng chéo giữa các vị trí. Từ đó phân chia trách nhiệm rõ ràng hơn.
Mục tiêu công việc
Bản mô ta cần xác định rõ mục tiêu của công việc và từ đó các chức năng chính vị trí đảm nhận sẽ được đưa ra. Điều này nhằm xác định mục tiêu công việc phù hợp, tránh nhầm lẫn, thừa thiếu.
Chức năng và nhiệm vụ
Chỉ rõ chức năng, nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc trong bản mô tả. Nó cần được chi tiết hóa với hành động cụ thể, đúng với thực tế. Tuy nhiên, không nên chi tiết quá mức hoặc nhồi nhét quá nhiều thông tin dễ dẫn đến đi sai hướng, sai mục đích mô tả bởi người đọc không xác định được công việc chính.
Yêu cầu năng lực
Các năng lực cơ bản cần có ở một nhân viên cần được đưa ra, cụ thể như học vấn, chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ… Dựa trên những thông tin này sẽ có sự đưa ra so sánh có phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển dụng hay không.
Với những sai lầm cũng như nguyên tắc trong xây dựng bản mô tả công việc nêu trên, hi vọng có thể giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống công việc chặt chẽ, chính xác và mang lại hiệu quả cao.